浅析人事档案管理模式创新

　　中图分类号：D92文献标识码A文章编号1006-0278（2014）02-278-02

　　人事档案是我国档案管理工作中的重要组成部分，也是档案从业人员工作的重点。传统的人事档案管理模式是以工作的单位为基础，人――档案――单位，严格捆绑。人事档案的内容是以计划经济时期的定级、职称等内容为主。人事档案管理工作以管理为重点，注意保密，轻视服务。并且在人员大流动的如今，人事档案管理工作从业者的素质难以跟上时代要求。可以说传统的人事档案管理模式难以适应当前市场经济条件下人员大流动的时代背景，人事档案管理模式必须创新。

　　一、人事档案管理模式概述

　　（一）人事档案概念

　　人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。人事档案制度的主要内容包括：

　　1.材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档。

　　2.检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

　　3.转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。

　　4.保卫保密制度。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

　　5.统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况等。

　　（二）人事档案管理模式

　　人事档案管理模式是指以某种指导思想为基础，适应当时的社会经济环境的人事档案管理制度和方法。不同的社会经济环境人事档案管理模式不同，比较典型的是计划经济时期的人事档案管理模式和市场经济时期的人事档案管理模式。计划经济时期的人事档案管理模式是以计划经济体制相对应的一种模式，即人员与工作单位高度吻合封闭，人员无法在社会上自由流动，人事档案的内容更多的是在单位的表现、定级等内容，凸显单位对人的管理，在一个封闭的系统里保存。市场经济时期的人事档案管理模式是与人员作为一种生产资源在全社会范围内自由流动相对应的，即人事档案管理上重视的是人才服务，以服务为主，体现在为人力资源合理配置提供信息，并且人事档案管理是一种开发的模式，进出自由。

　　二、传统人事档案管理模式存在的问题

　　当前人事档案管理模式对人员的管理确实起到了巨大的作用，但是当前的人事档案管理模式仍然具有强烈的计划经济体制时代的色彩，存在着较多的问题，难以与人员自由流动的市场经济体制相适应。传统的人事档案管理模式存在的主要以下几个问题。

　　（一）人事档案管理体制僵硬

　　当前人事档案管理体制是分层、多元化的，按照身份进行划分，整个人事档案管理体制僵硬并且条块化。

　　首先，按照人的身份进行人事档案管理，将全部人事档案分为干部、工人、学生三大块，这种划分是建立在城乡二元分离的基础上的，干部、工人和学生这种分类是以城镇居民为基础进行划分的，而广大的农民和进城务工人员是不纳入人事档案管理体系的。此种划分的基础是典型的计划经济时代的产物，是城乡二元对立的思维模式的延续。毫无疑问，此种按照身份的划分和城乡二元模式，与当前的市场经济人员自由流动和城镇化的发展趋势是相对立的。最大的问题就是大量进城务工的农民工，在城市打工定居下来后，涉及教育、职称、工龄和社会保险等问题由于缺乏人事档案造成农民工无法享受相应的权益。

　　其次，档案管理机构条块化，人事档案的管理机关无法统一，造成人事档案的分散。目前的人事档案管理上按照干部、工人和学生进行划分，相应的人事档案由不同的机构进行管理，即使是同一身份的人事档案，又有不同的级别划分，分数不同的人事档案管理机关，条块分割。这样产生的问题就是不利用于人才的流动，一些用人单位往往利用人事档案管理制度，放人不放档，而档案往往又和人才的各种福利待遇挂钩，结构造成人才无法自由流动。

　　最后，人事档案管理制度落后，许多制度是上个世纪九十年代初期制定的，而那时计划经济色彩仍然较浓，制定的人事档案制度具有封闭性。制度设计上的就是封闭性的，在管理体制上当然具有僵硬性。

　　（二）人事档案管理体系的封闭性

　　首先目前的人事档案管理按照身份进行划分，各身份之间界限分明，并且人事档案必须以工作单位为基本的管理单位。在以往职工只要成为国企的一员，就能享受干部般的待遇，如果成为干部，则其住房、薪资、养老、医疗等有了终身的保障，人事档案也进入企事业单位的人事部门，进行统一、分级管理，虽然目前人事档案制度较以前已经有所改变，但是干部、工人和学生的人事档案只对内部开发的封闭性仍然没有改变，等级鲜明。

　　其次，人事档案的内容处于保密状态更多的是为了保存而不是公开使用。人事档案的内容多为人事简历、评价等内容，注重的是人的历史身份，并且人事档案的作用更多的体现在政治上的政审，只在考公务员、升职、上学、入伍等特定时期运用，其他时期大多数都处于保密的封存状态。 　　（三）人事档案内容陈旧无法适应经济发展要求

　　人事档案的内容偏重与人的历史身份，如籍贯、求学表现、工作表现、个人简历、各种评价鉴定等内容。目前人事档案的内容是与陈旧的计划经济体制相对应的，在计划经济时期注重的是人的历史身份，注重的是政治上的审查。因此人事档案的内容当然与此相适应。而在市场经济条件下，随着市场经济的不断发展，人们的观念产生了巨大的改变，个体经营自谋生计成为很多人的选择，合资、三资、独资等多种形式的企业纷纷建立，为社会就业提供了新途径的同时也引起了用人机制的变化，大多数企业在招聘人员时，更加看重一个人的个人能力，而非其历史身份，从哪个单位来的，企业对职工的管理靠合同而非人事档案。职工在履行合同之后，可以根据自己的喜好选择自己喜好的岗位，流动性大，企业间竞争的日趋激烈使得跳槽现象越来越多，而很多原有单位为了维护自身利益而扣留其人事档案，导致大量死档、弃档的产生。

　　三、人事档案管理模式创新的途径

　　（一）以开放式心态树立人事档案管理的服务意识

　　我国的人事档案是由政府、企业和高校人事部门管理，内容保密，不对外人开放，个人也不得私自查阅。事实上，人事档案中需要保密的材料十分有限，且大部分档案内容本人已经知道，只有极少内容本人知道结果却不清楚其过程，因此，人事档案管理机构应以开发的心态，适度开放人事档案。另一方面，政府、企业和高校对个人的人事档案具有垄断性，如企业对职工的评价如何，职工完全不知晓，形成严重的信息不对称，且导致人事档案的完善缺乏有效的监督。政府、企业和高校完全可以对人事档案采取公开的方式向社会各界公开，并且对人事档案的制定过程予以全流程的公开，增加透明度。当然对人事档案各级管理机构，有一定筛选的过程，对于那些涉及隐私的内容仍然加以保密，不予公开。

　　在市场经济条件下人员大幅度流动，企业招聘看重的是求职人员的能力而不是政治身份，对人事档案的需求更多的是为了查明求职人员真实身份和能力等。求职人员对人事档案的需求更多的是为了在教育、社保、职称等方面。针对不同群体的诉求，人事档案管理应以他们的需要为主，积极为他们服务，方便社会公众查询人事档案，为社会服务。树立档案管理的服务意识，首要的是要让档案管理从业人员梳理服务意识。服务意识的树立不是一朝一夕能够自我完成的，需要加大对从业人员的培训。通过长期的培训，不断的强化从业人员的服务意识。服务人员的服务意识树立起来了，档案管理工作中重管理轻服务的问题便迎刃而解。

　　（二）在管理组织结构上顺应人员流动的社会趋势

　　市场经济中，人作为生产要素的一种需要在全社会范围内自由流动，以实现资源的最优配置。在目前的情况下，公务员、工人和学生的身份界限在不断的打破，公务员可以辞职成为工人或学生，工人和学生可以参加公务员考试。社会不再以身份进行划分，尤其是大量的学生、工人涌入北上广等一线城市工作学习，而他们的人事档案有的留在当地，有的进入北上广的人才服务中心，进行档案托管。人才档案由人才服务中心托管是目前人事档案管理模式上组织机构的一个创新，人事档案脱离由原来的单位改为专业的人才中心进行托管，人才中心对人事档案进行收集、整理。在未来可以预见，人事档案的管理将逐渐由工作单位转向为专业的第三方档案管理机构进行管理，实现人事档案的集中统一管理，克服目前的条块化、分级管理的模式。

　　（三）丰富人事档案内容突出信用管理

　　我国的人事档案内容包括：履历，考核材料，学历材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资晋升、职务任免、出国材料，及其他材料。我国的人事档案内容目前尚不包括信用档案。人才的信誉与管理水平决定了人力资源的价值。因此在人事档案的内容上应当突出人员的信用记录，人事档案的信用档案可以包括：公民个人履历情况，诚信状况，公民在录用、考核、晋升、培训、工资福利、退休等方面情况的记录，以及社会保险、医疗保险交付情况，工作中受奖情况的记载等。为全社会建立诚信体系贡献力量，实现人事档案的社会价值。

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