浅析高校档案馆的管理效益

　　现代社会是追求效益的时代，就算是公益性的社会机构也要讲求效益。每一项工作的存在必有它所存在的意义，而且有的工作它的意义却在很多人的意料之外，像这样的工作，有个很好的典型就是档案工作。档案的存在意义之大就在于它可以在关键时候关乎国计民生。很多人或许认为档案很神秘，或许觉得档案的存在对自己的意义并不大，那是因为还没到需要它的时候，一旦你有求于档案，你就会觉得档案存在的必要性。高校档案馆存在于高校，是代行学校集中管理档案的机构，引入效益观念，对于推动高校档案馆工作，使其紧密围绕教学、科研、产业这一中心任务，融入社会发展的主流，创造社会主义物质文明，无疑具有非常现实的积极意义。

　　一、高校档案馆管理效益概述

　　（一）概念

　　所谓效益是指有效产出与投入之间的一种比例关系，是一种与负效果相对的正效果，即是有益效果。它所反映的是人们的投入与所带来效益之间的关系。而管理效益，则是说在社会团体、组织等在对其所经营对象进行管理的过程中，对本组织以及对社会所造成的有益的影响。

　　高校档案馆是学校档案工作者的职能部门，它担负着对全校档案工作的监督和指导工作，并对学校档案进行集中统一管理，并在全校师生利用档案的工作中担负重要职责。

　　高校档案馆的管理效益总的来说就是档案馆管理工作要以档案馆的总体目标为中心，使用现有的人力、物力、财力、信息、时间等档案馆资源，对其进行充分合理有效的利用，从而使档案馆的有效产出最大，即能够充分满足学校及社会各界对档案信息的需求。[1]

　　（二）高校档案馆的管理效益的类型

　　高校档案馆的管理效益具体可分为经济效益和社会效益

　　经济效益是指高校档案馆在进行档案馆管理工作中所产生的有益效果与资源消耗的比例。档案馆经济效益既可以以价值形式表现，又可以以信息产品的形式表现。社会效益是指高校档案馆管理工作对社会发展和文明建设所产生的客观效果与资源消耗的比例。档案馆的社会效益，表现为有助于积淀人类文明，推动科技发展，提高社会教育水平，满足人们经济、文化、生活等需要。

　　二、高校档案馆管理效益的影响因素

　　（一）管理人员

　　高校档案馆同其他社会组织相同，管理人员在其管理过程中起着不可替代的作用。高校档案馆的管理工作人员作为工作主体，他们所具有的素质高低直接影响着高校档案馆的管理效益的高低。所以在对高校档案馆选拔管理人员的时候，必须考虑所选人的各方面的素质，包括工作态度，知识储备以及所掌握管理技术等，从而有利于高校档案馆的管理效益的提高。

　　（三）高校档案

　　高校档案馆的管理效益主要是通过其管理对象――高校档案来实现的，所以高校档案也是影响高校档案馆管理效益的重要因素。在众多档案信息资源的门类中，高校档案由于其形成主体在社会组织机构中的特殊性和其所藏档案种类的多样性，使高校档案工作成为我国档案事业发展体系中的重要组成部分。

　　因为高校档案馆的运营一直都是由高校全额拨款，其管理成本与管理效益多年来始终保持平衡的水平。而如果将高校档案馆的部分资源对外公开获取，并提供社会服务的话，其管理成本与服务成本必然会大幅度提升。在不增加额外服务收费的情况下，要达到成本与效益的平衡非常困难，这也是组织高校档案走向共享的最大阻碍。[2]

　　三、高校档案馆在现代管理中存在的问题

　　（一）技术人才的短缺

　　为顺应时代发展，高校档案馆的数字化日益兴起，这种数字化工作必然会给高校档案馆的管理工作提出更高的要求。这种更高的要求首先就体现在人员配备上，因而高校档案馆的管理人员要是与现代化档案管理相匹配的高技术人才，他们不仅要具有扎实的专业知识，更要有涉猎其他各领域的渊博的知识，而且要在管理上具有现代化管理思维，更要具备现代化档案管理设备的熟练操作技能。

　　由于传统的观念，外界人士常误解档案工作为暮气沉沉的职业，所以很多高端技术人才会因为认为工作过于单一，高校档案馆并不受社会重视，而不愿意进入高校档案馆工作。[3]

　　（二）高校档案馆缺乏社会影响力

　　档案的作用主要是通过利用服务工作来实现的，只有档案被利用，才会实现其价值，才会被社会所认可。一方面，高校档案馆配套设施落后，申请各项经费都困难重重，造成社会化服务进展缓慢；另一方面，由于高校档案馆没有向社会提供足够的利用服务来体现自身的价值，致使其缺乏社会影响力，因而不受高校领导和社会的重视。如此循环往复，高校档案馆便陷入了发展的困局。高校档案馆只有通过降低姿态，把握开放社会民众多元化的需求，将自己建设成为服务于社区和社会的教育文化中介，尽全力提供档案服务于社会，才能吸引民众走进高校档案馆，增强高校档案馆的社会影响力，拓展档案服务正的外部性，提高高校声誉，为高校档案馆的发展壮大获取支持力量，以此来提高高校档案馆的管理效益。[4]

　　（三）过分考虑档案安全问题

　　由于受传统观念的影响，档案一旦被收集进馆，就会被束之高阁，“躲进深宅大院”，变成名副其实的“死档案”，那么这种情况下，高校档案又怎么能够为高校档案馆带来效益呢？尽管早有政策规定开放档案，但是也是由于档案案工作人员档案安全思想意识太严重，或许是开放工作实施的并不是那么及时，导致许多待开放档案日积月累，被人遗忘。这种对档案安全问题的过分在意，使得高校档案对学校、对社会的服务的实现得到限制，更严重影响了高校档案所能带来的效益。[5]。

　　（四）激励机制不完善

　　在我国高校中，衡量工作能力的标准主要是看科研项目的多少及论文发表的数量，提供服务的多寡并没有纳入高校职称及绩效工资的评定范围。高校档案馆工作人员更愿意把精力放在对升职加薪更有帮助的学术研究上，缺乏拓展档案服务的内容与方式动力，不愿主动吸引更多的查档者到高校档案馆参观、利用档案信息资源。[6]高校档案馆作为高等学校的直属单位，并不通过提供档案服务这一准公共产品来获取经济效益，而是靠高校财政拨款维持档案馆的运转。在教育文化事业单位里，高校档案馆的工资不高，但工作相对稳定，缺乏竞争机制。 　　四、提升高校档案馆管理效益的途径

　　（一）提高管理人员的综合素质[7]

　　档案工作是一项必须秉持认真负责，实事求是的态度才能胜任的工作。因为高校档案涉及到高校各方面工作的真实信息，档案馆工作人员无论是在基础工作还是利用服务工作过程中，都必须尊重事实，尊重历史的真实性。

　　作为档案馆工作人员必须具有扎实的专业知识，把知识运用到档案实际工作中，才是我们学习档案知识的目的，然后再在实际工作中总结经验，不断进行知识创新，从而更好地进行档案工作。

　　基于档案馆的管理效益，档案工作人员的服务效率、服务方式也很重要，以往各类档案馆包括高校档案馆在服务工作中多是处于被动状态，随着社会的变化，档案管理人员要化被动为主动，采取服务方式多元化，诸如：主动开展可开放档案展览，主动宣传档案的重要性，以其对档案利用知之甚少的人们来利用档案等等。

　　（二）制定合理的提升管理效益的制度

　　1.完善管理过程中的激励机制

　　制定激励机制初衷在于提高管理工作者的工作热情，从而实现管理效益的提升。它的具体内容为把高校档案馆管理人员对内或对外的服务质量作为管理人员定期考量的一个指标，这是与他们的工资，奖金等切身利益所联系的。这个机制可以通过各种方式来实现评比，比如可以在利用者利用完毕后，对其进行调查，让其对所服务质量打分或者给予客观评价；也可以建立网上评比系统，让利用者给予合理的评价等级：好评、中评、差评。

　　2.制定合理的有偿利用制度

　　目前，随着社会公众档案意识的逐步加强，高校档案馆不仅承担着为本单位工作服务，而且向社会提供利用服务日益增多，如毕业生应聘工作、出国留学、教职工继承财产等诸多事宜都需要学校档案馆出具证明材料。高校档案馆主要服务于本单位，不同于公共档案馆的无偿利用为主，而是以有偿利用为主的方式承担向社会提供利用的职责。高校的运行经费模式实行的是国家财政拨款与自筹相结合，档案工作经费只占总经费中的小部分，列人本单位的经费预算，而且投人有限，无法达到无偿面向社会提供利用。[8]

　　制定相应的有偿利用措施具体如下[9]：第一，设置专用的档案利用室；第二，在收费价格上，结合市场经济规律，根据档案保存年限，解决问题大小，利用对象进行收费。当然，这种收费也是服务性质的。第三，利用档案现存的设备，复印机、微机，在做好本职工作的同时，开发对外有偿服务。第四，利用现存档案，根据社会需求，编写档案信息目录、各种汇编，开发信息项目，以引起各级领导、社会对档案工作的重视，扩大服务渠道。

　　五、结语

　　在现今这个凡事讲求效益的时代，高校档案馆的管理效益的提升也应得到足够的重视，但是在追求效益的同时，要注重经济效益和社会效益的相结合，切勿单纯追求经济效益而忽视社会效益，而且，社会效益是长远的，而经济效益是当前的，要在顾全长远效益的前提下实现当前效益，这才是追求效益的正确途径。

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