小议知识经济时代的档案管理

　　在现代社会，信息技术得到高速的发展，档案部门正日益失去其作为重要文献信息资源的地位。在现实生活中，档案工作的发展相对落后，主要是由于基础设施落后、管理方式的陈旧、技术普及度不高、人才缺乏的，因此，对档案观念进行更新，改善档案管理方法以及加强对档案工作人员的培训已经成为我们所面临的十分迫切的任务。

　　1.传统档案管理中存在的问题

　　传统档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”。传统档案管理多以实物存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体（主要是纸质或实质）记录下来，并分类存放在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时，非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候以历史资料为依据，档案才产生作用。由于历史的局限，传统档案管理主要存在以下问题：一是工作量大，耗费时间长。二是保存占据空间较大。三是查找困难。四是传统档案的安全性没有可靠的保障。

　　2.信息时代档案管理中存在的问题

　　2.1收集整理档案用人多，耗费时间长

　　与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史”。有更严重的问题是，部分信息管理人员、档案管理人员不具备整理的能力，致使档案规范化难以实现。

　　2.2网络化没有给档案管理带采革命性的变化

　　信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，人们已经没有时间等待档案员那漫长的整理过程。只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。目前就我国各级档案馆来看，档案管理的革命性变化还没有真正到来。

　　2.3档案的分类方法多沿袭旧制

　　按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

　　3.对知识经济时代档案管理应采取的对策

　　3.1要建立适应知识经济时代档案管理的新思路和新方法

　　首先，要树立新的管理思想。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。

　　其次，要积极引入新方法和新手段。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机三部曲。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。

　　最后，要积极拓展档案馆藏的新资源。档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。

　　3.2 要大力推进档案管理的信息化和数字化进程

　　3.2.1建立“需求?D开发?D利用”的科学开发机制：首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这将是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，因此必须要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系。

　　3.2.2以电子文件归档为管理重点。当前，档案数字化相关技术标准尚不完善，在此情况下大量开展数字化工作存在风险，有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。另外，尽早开展电子文件归档管理工作，有利于档案工作与电子政务尽早接轨，为机关单位提供有效服务的同时，又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。

　　3.3要为档案管理人员建立多元化的继续教育培养体系

　　继续教育是全体在职档案管理人员不断调整知识结构，适应知识经济时代新要求的手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员是不可能有时间和机会到高校进行系统学习的，而继续教育采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为在职档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。

　　继续教育必须制度化、全员化。所有在职人员都要定期参加各种类型的继续教育，并要将参加继续教育的情况列入考绩、评审的范围。《全国档案信息化建设实施纲要》中已明确提出，要“坚持各级档案部门领导干部进修制度”。 继续教育必须多元化、规范化。一方面要因材施教，充分利用各种教学资源，灵活开展各种形式、多个层次的档案管理继续教育，另一方面要严格审批和监管开展档案信息化继续教育的机构，统一继续教育的内容体系，教学材料及实验环境，制定规范统一的分级、分类考评体系，建立“学考结合”的专业考核制度。

　　结束语

　　随着经济体制改革的不断深入，我国实行以公有制为主体，多种所有制经济共同发展的基本经济制度，与此相应，档案作为国家机构、社会组织和个人在社会活动中的记录，其所有权归属也呈现多元化趋势。档案不应该只局限于事情过后的保存和记录，档案应该积极地参与经济活动，只有这样才能使档案中的信息资源得到最大程度的流动和共享，从而使档案成为经济增长和生产发展的重要因素。

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