关于中职学校档案管理的现代化建设的若干思考与研究

　　0引言

　　现阶段，随着社会的快速发展，中职院校不仅面临着巨大的变革，而且，在中职学校工作中占有核心部分的档案工作也不同程度上面临着严峻的挑战，怎样适应新形势，推动中职学校档案工作朝着现代化方向发展？笔者根据自己的经验，对中职学校档案管理工作进行了一番分析与探讨。

　　1.中职学校档案管理工作现状

　　1.1缺乏一批素质高的档案管理者

　　当前，中职学校档案管理工作人员缺乏，现有的档案管理人员的业务水平有待进一步提高。有的中职学校从事档案管理工作的人员只有一个，并且，还是临时安排的。再有，部分负责档案管理工作的人员上岗前没有经过任何的相关培训或者不是档案专业出身，对于档案管理业务知识了解的不充分，并且，他们的业务水平有待进一步提高，未系统性的对档案员进行培训，无论是在对档案工作的分类、整理，还是在保管、利用等方面均缺乏熟练度，难以实现档案工作的规范化。

　　1.2档案信息载体结构过于单一

　　当前，有的中职学校的档案室所采用的管理方式十分的滞后，更有甚者仍沿用着手工操作，在对文件进行立卷归档后，档案人员还应对其予以相应的加工，比如进行调整、编目。这样的机械手工抄写，不仅劳动强度大、速度慢、时间长，而且对档案的处理速度也造成了极大的限制。这一管理模式最终将导致档案管理人员没有多余的时间与精力来利用和开发部分价值高的档案资料，关于档案的查阅，也由于管理方式不先进，案卷经常发生调动，致使出现了严重的磨损现象，并且实际检索速度慢，查找精准度低下。

　　1.3收集的资料不够完整

　　学校外出参加会议的人员在会议结束后未将会议文件及时的交给档案员进行归档，而档案员对学校外派人员参加会议的实际情况缺乏必要的了解，致使会议文件难以第一时间进行归档。另外，有部分教育者反对教学档案归档，认为教案、自编讲义等教学材料是自己课堂教学中取得的成果，应该是私有财产，如果进行归档，那么，就会变成公有财产，将个人取得的成绩全部抹杀，而且，再利用时，还需办理繁琐的借用手续，由自己保管不仅放心，而且用时方便。

　　2.加强中职学校档案管理工作现代化建设的具体途径

　　2.1科学配备档案人员

　　为了防止部分奠基性材料损坏或者丢失，应要求学校教学档案进行集中式的保存与科学管理，首先，委派一名思想好、工作负责、熟知职教办学规律、业务水平与政治素质高的人员担任此项工作，构建完善的档案管理制度、查阅制度、资料报关保密制度以及岗位责任制，始终遵循着相关规章制度；其次，要想将档案水平以及管理质量进一步提高，就需加强硬件建设力度；设置一个专门的档案室，教学档案分别划分为文书类、教学类、学籍类、声类，同时，还要具有防火、防潮、防鼠咬、防盗、防光、防虫功能，以保证档案材料的安全性、用时便捷、管理规范性。

　　2.2实行档案信息化建设，提升现代化管理水平

　　档案信息化建设已经成为了社会信息化发展过程中必不可缺的内容，更是学校档案工作朝着现代化方向迈进的必经途径。一方面，树立适应新形势的观念，也就是将中职学校档案作为核心信息资源的观念；另一方面，实际管理过程中应与时代同步，树立起中职学校档案管理新理念，编制出完善的和现代化管理要求相符的管理体系以及运行机制。另外，实现技术的现代化，也就是说，充分利用先进的计算机、传真机以及信息检索终端等诸多的先进办公设施，对档案信息资料进行全面收集、有效处理、科学传递，从而将档案实际服务质量不断提升。

　　2.3做好档案收集整理工作，加强管理

　　中职学校档案工作应始终遵循着以我为主的立卷归档原则，对本单位中的文件材料、开展公务活动时形成的核心会议材料、劳动工资等诸多的材料加以及时收集。在收集完文件材料后，应结合不同的门类以及载体按照年度、类别分别进行整理与归档。另外，严格根据档案管理的要求，重视档案的收集、整理、鉴定以及保管等环节，努力抓好档案的编目、检索、编研工作，构建完善的检索体系、档案文件汇编等一系列的参考资料，以满足档案工作的实际需求。

　　2.4提供服务，开发利用

　　在开发利用学校档案信息资源时，应始终遵循着相关规章制度办事，树立良好的服务态度，增强服务质量水平。不断提高学校档案室的服务功能，积极的开发它的教育功能，将档案从之前的以藏为主朝着以开发利用为主方向上转变。确保档案检索工具的完善性，汇编诸多的能够将学校特色全面反映的利用价值高的编研材料，采用先进的多媒体手段辅助档案管理，以使管理方法呈现出科学化、管理机构呈现出高效化、档案工作呈现出标准化，进一步推动档案管理现代化建设步伐，让档案信息资源良好的服务于教育教学。

　　2.5依法治档，建章立制

　　中职学校档案管理工作应始终坚持着依法治档，全面实现档案管理制度化。随着社会的快速发展，对从事档案工作的人员业务知识、科学知识、管理操作能力等诸多方面的要求越来越高，档案事业要想持续健康的发展，就必须以依法治档为核心。唯有档案管理呈现出制度化特点，档案管理工作具有的功能作用才会得到全面的发挥。

　　3.结论

　　综上所述可知，当前，随着社会的快速发展与科技进步，中职学校应充分利用先进的计算机技术，将档案工作者的业务素质与技能全面提高，采用现代化的管理手段，不断增强档案管理工作效率及其质量，从而实现中职学校档案现代化管理目标。

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