新形势下如何加强和改进高校档案工作

　　中图分类号：G641 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2015）14-0297-03

　　中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出，档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。高校档案是国家档案工作的一个重要组成部分，它是高校教学、科研和管理各个方面的原始记录，是高校办学历史、办学成就、办学经验的真实体现，是一种重要的信息资源，为学校的持续发展提供了客观历史依据。随着社会的不断发展，对高校档案提出了新的更高的要求，传统的高校档案工作已经不适应社会不断变化发展的需要。因此，在新形势下针对高校档案工作中产生的问题加以改进和创新，健全档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系，加大对档案工作的支持保障力度，既是高等教育发展要求，又是档案工作自身发展的需求。因为只有不断创新档案工作，不断探索新的方式方法，与时俱进，才能使高校档案事业获得可持续性的发展，展现新的生机活力。

　　一、新形势下加强和改进高校档案工作的必要性

　　20世纪末以来，信息技术得到了飞速的发展和广泛的应用。信息化已经成为当今世界经济和社会发展的大趋势，人类社会已经进入到了信息时代，在信息时代，人类社会正面临着前所未有的深刻变革，它巨大地改变了人们传统的生存方式、工作方式、思维方式。同样的，社会变革也给高校档案工作带来了深刻的影响，它不可能游离在社会发展之外。信息技术对高校档案工作在工作内容、工作载体和工作方式上提出了更高的要求。数字化、信息化与服务利用网络化，己成为高校档案管理工作发展的必然趋势，信息技术的发展导致了档案信息呈现爆炸性的增长，档案载体的形态呈现出多样化的趋势，档案部门由传统的以载体档案为主的传统档案时代逐步向以计算机软盘、光盘等为载体的电子文件的方式演进。大量的电子文件的产生带来了一系列问题。譬如，电子文件的可塑性使得档案的原始记录属性和法律凭证性受到了巨大的冲击；防止电脑黑客袭击，确保网络和电子档案馆的安全已经成为档案工作者等信息界同行亟待解决的重大课题[1]。传统的档案管理理论与方法越来越难以适应新形势新任务的要求；高校作为迎接这场技术变革的策源地，针对当前档案工作发展的新形势、新问题、新机遇和新挑战，应立足于档案工作实践，紧紧抓住信息化这个机遇不放，不断加强和改进档案工作，积极利用信息技术成果，更新档案工作观念，打破传统的档案管理和服务模式，创新档案管理模式，积极探索，大胆实践，勇于迎接信息技术带来的冲击和挑战，努力开拓高校档案工作的新局面，更好地为高校党政管理、教学科研和公众服务。这不仅是高校档案工作适应社会发展、高等教育改革的客观需要，更是高校档案事业可持续发展的必然选择。

　　二、新形势下加强和改进高校档案工作的有效措施

　　（一）健全档案资源体系

　　丰富的馆藏是提供档案利用的前提。高校档案馆藏的完整、系统、丰富是档案利用不可或缺的物质基础，同时又是实现档案利用者利用需求的必要条件。因此，我们要着力健全档案资源体系，丰富馆藏内容，提高馆藏质量，增加特色档案。丰富馆藏即是要做到保证接收档案范围的广泛性和接收档案内容的深度性。始终坚持质和量的并重的原则，坚持两者皆不偏废的方针。做到进馆档案齐全完整，数量充足，质量优化。目前，大部分高校档案管理部门一般是依据《高等学校档案实体分类法》中的规定（党群类、行政类、教学类、科研类、财务类、基建类、仪器设备类、出版物类、外事类等11大类）档案来确定收集范围。而近年来，随着高校的迅猛发展，高校档案资料无论是在内容还是形式上都已超出了11大类档案的收集范围，但如照片档案、声像档案、口述历史档案、人物档案、实物档案、电子档案等却严重匮乏，特色档案更是寥寥无几。这就使得档案利用面变得非常狭窄，无法保证档案利用服务的需要。因而高校档案工作者应根据本校的发展情况加强档案收集力度，拓宽档案收集范围。对由于办公自动化而产生的大量的电子档案以及能反映本校办学特色的突出典型档案材料，如学生诚信档案材料；优秀毕业生档案；优秀论文材料；各级各类获得奖励的学生档案；职工出版、发表的论文、著作；获得的发明专利、奖状、证书；师生的突出科研成果、获奖材料；知名校友档案材料应加强收集力度。因为一旦收集不齐全文件材料，错失档案形成的时机，就会人为地使档案材料分散、游离或消失，长此以往，档案室也就失去了作用。因此，高校档案部门应加大档案收集力度，建立档案征集制度，千方百计地扩大档案的收集范围和征集门类，向社会广泛开展档案资料征集工作，也可直接通过网络媒体进行网上征集电子资料，将散失在社会和个人手中的人物档案、特色档案、历史照片等资料进行收集，以弥补室（馆）藏档案材料的不足。结合工作实际，通过各种形式向社会及教职员工宣传档案法及档案工作的重要性，强调保护档案资料是每个公民的义务，增强他们的档案意识。同时，高校各个部门之间应协同配合，互相支持，使积极的移交档案、捐赠档案资料成为自觉的有意识的自己行为，逐步健全高校档案资源体系，为高校的发展建设服务。

　　（二）健全档案利用体系

　　档案的根本价值在于利用，档案的利用历来是档案存在的根本目的和价值实现途径，是档案工作的出发点和最终落脚点。《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。”高校档案利用工作是指高校档案馆（室）为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者提供服务的工作。档案部门提供的利用服务就是在档案利用者和档案信息之间架起一座“桥梁”。没有档案部门提供的利用服务，利用者就得不到所需要的档案信息资源，因此，我们要健全档案利用体系。健全档案利用体系主要包括以下几个方面。 　　1.创新服务形式。传统的档案利用服务方式主要是以档案阅览、档案外借、档案展览与陈列、制发档案证明、制发档案复本、档案咨询服务为主。创新服务形式就是要在坚持上述服务方式的基础上，将服务渠道加以拓展，利用现代技术手段，对查阅方式加以改进，对利用手续加以简化，使得档案管理呈现规范化、档案咨询电子化、档案保存缩微化、档案复制自动化、档案查找网络化。最大限度满足利用者需求，以本校师生和其他单位及人民群众的需求为中心，主动开发档案资源，积极提供档案利用服务，通过报送或推介相关档案信息、散发各种参考资料、发行检索工具、公布档案开放的消息、编辑出版档案选编、举办档案展览、举办讲演、讨论会、发表档案研究的学术论文、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等形式多样的档案利用服务方式，全方位满足公众对档案信息的需求。

　　2.加大开发力度。据有关调查统计，我国高校档案案卷利用率仅为20%左右，大多数档案都处于沉睡期，这显然与“档案工作系统的总目的”相违背[2]。高校档案中蕴藏着大量的本校独有的原始信息，鉴于此，档案馆工作人员应当充分利用这一优势，根据实际需求的动向，结合馆藏实际，对档案信息认真的分析研究，针对性强地对档案进行整理，对馆藏档案信息按专题、作用、类别、范围等进行二次或三次综合加工、深度开发，不断挖掘档案的价值，编研出具有实用价值的、准确性、权威性较强的档案信息供利用者查阅。“努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好地为高校师生及社会团体提供参考。

　　3.加快推进传统载体档案数字化。教育部27 号令规定“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息数字化是随计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是档案资源长期保存和高效利用的必然要求。高校档案数字化是以数字化信息为基础，以计算机技术和校园网络系统为依托，将馆藏档案数据通过著录、扫描等形式，将档案全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中。对馆藏档案文献进行数字化加工处理，实现档案数字化建设是高校信息化建设的必然发展趋势，日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分。档案数字化能够让馆藏档案发挥其真正价值，能有效地保护档案原件，能够极大提高档案信息利用效率，更有利于提升档案管理工作效率，能够促进档案资源共享，是完善档案信息利用方式的一样重要手段。因此，我们要加快推进传统载体档案数字化建设。

　　（三）健全档案安全体系

　　档案的安全是档案利用的基础。2010年5月12日，国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上提出，“要建立确保档案安全保密的档案安全体系，把档案安全工作放在档案工作的首位，全面提升档案部门的安全保障能力，确保档案实体安全和信息安全。”[3]健全档案安全体系包括如下方面。

　　1.切实改善档案保管保密条件。对档案库房严格按照有关规范和标准加快进行改造，对新建、扩建的库房应达到相关的建设标准，提高档案库房的安全防灾标准，加强安全设施建设，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。加大档案安全投入，安装自动报警、自动灭火设施、温湿度调控和防磁等完善的安全“八防”设施，提高校档案馆（室）的安全保障能力。

　　2.建立完善档案安全的应急管理制度。在高校档案信息安全体系中必须包括有效的安全应急管理制度和安全应急处置协调机制，制定应急预案。当档案安全灾难或安全事件发生之后，如地震、火灾、水灾、群体性社会事件出现时，网络或数据库出现问题时，对已经处于不安全环境中的档案，高校档案部门应迅速启动应急方案，确保档案安全；保证受危档案得到优先抢救和妥善处置，将损失降到最低限度；使档案材料尽快恢复正常，保证档案工作不受影响。并经常性地按预案进行应急演练，以便在事件发生时有章可循，按预案进行处理，防患于未然。

　　3.对重要档案实行异地异质备份保管。高校是学校档案的永久保存地，因此更要重视对数字档案进行安全备份。“可探索选择规模相当的其他高校档案馆加强合作，采取互为备份的策略，或者在异地独立建立的档案备份基地的办法”[4]。将重要的纸质档案和数字档案复制后备存，避免重大灾害对档案资料造成的损失，可大大减少档案数据丢失的风险和隐患。电子档案至少要刻录两套，一套入库保管，一套提供利用，有条件的刻录第三套异地存放保管，确保重要档案绝对安全。

　　（四） 加大对档案工作的支持保障力度

　　1.加强档案干部队伍建设。档案工作是一项专业性、技术性、管理性、科学性、服务性很强的工作，现代化的档案工作需要一支掌握一定深度和广度专业知识的，素质优良、结构合理的专业人才队伍。因此，高校档案管理部门应创造条件尽可能地为档案工作人员提供接受继续教育的机会，掌握现代化科技知识和专业技能，全面提高档案人员的综合素质。（1）加强专业知识学习，如对档案学概论、档案管理学、档案保护学、科技档案管理学、档案文献编纂学的学习，及时了解最新档案学理论研究成果，以获得该领域的新信息、新理念和新观念，更新自己的知识结构，掌握本学科的发展动态，提高自己的理论水平，并能对各种知识熟练地进行综合运用。用理论指导实践，在实践中深化理论。（2）加强现代化档案管理知识的学习。学习数据库知识、计算机操作技能、网络技术、多媒体技术、缩微复制技术、软件技术应用、现代档案保护技术等，掌握档案管理现代化的管理手段，适应高校档案管理现代化对管理人员的需求。（3）加强相关学科知识学习，档案工作涉及的知识范围面比较广，除学习档案专业知识，现代化管理知识外，还要组织档案人员学习法律知识、图书情报知识、外语知识、社会学、历史学、自然学，管理学及档案修复等知识。（4）组织参观考察。组织档案人员到各地各单位实地参观学习、考察、调研，以拓宽档案人员视野，开阔眼界，借鉴参考，以便适应时代发展的需要。 　　2.加强档案宣传工作。档案宣传工作是高校档案工作的一个重要组成部分，是高校档案向各级领导及广大师生员工和社会群众提供了解和提高认识的一个重要窗口和渠道。高校档案工作宣传效果如何，将会对高校档案的利用效率产生影响。因此我们要做好高校档案的宣传工作。采取多种多样的形式，找准契机，不失时宜地进行宣传。将高校档案宣传融入日常的档案利用工作中，在日常的工作中对前来利用档案的师生及外来人员宣传档案的重要性，让他们认识档案、了解档案、重视档案；瞄准机遇利用平面媒体、广电媒体、网络媒体，借助学校重大活动充分宣传馆藏资源；以重大事件为契机向社会宣传，如举办校史展览、珍贵档案展览、历史档案展览、名人档案展览、实物档案展览等等来宣传档案；举办各类培训、讲座宣传高校档案工作；将档案资源的现实和历史价值充分挖掘，制作出具有档案特色、有社会影响力、为人民群众喜闻乐见的档案宣传精品力作，努力让高校档案走进公众生活的各个层面，从而达到宣传档案的目的。

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