浅谈企业人事档案管理

　　一、人事档案的定义

　　人事档案是组织人事部门按照党的组织原则和政策在培养、选拔和任用人才等工作中形成的记载职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，也是考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。

　　二、人事档案管理存在的问题

　　但随着国家改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”――食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。目前。人才流动性较大，人才流动中的区域、部门、行业、身份、所有制等限制逐步在释放，发展人事代理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。因此，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、 电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

　　（一）内容上，立卷不够规范，案卷质量不高

　　一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，职工人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

　　（二）使用上，技术手段滞后，运行效率较低

　　在整理档案过程中，企业没有启用人力资源信息化系统建设工作，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与企业管理水平整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

　　三、有关人事档案管理的建议

　　保持职工人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着企业生产建设的发展和人力资源管理工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟人力资源管理工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

　　1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。职工人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

　　2、改进档案的检索与查阅方法，实行信息化管理，提高档案管理的信息化。对于职工人事档案的检索，利用姓氏检索的方式进行，这种方法有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息化，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

　　3、分类管理。干部人事档案一般由组织部门按管理权限建立并管理，而工人档案则由人事部门进行建立和管理。目前形势下，则需要打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由组织人事部门一并建立并统一管理。

　　4、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

　　只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使人力资源管理工作中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为企业的发展与建设提供强有力的保障。

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