如何推进事业单位档案管理信息化建设

　　引言

　　事业单位的档案信息不仅记录着我国社会、经济的发展，也关系着事业单位人才的考核和培养，因此，事业单位内的档案有着极为重要的作用。对事业单位而言，档案管理工作不仅是一个重点，还是一个难点。当前，事业单位的档案管理模式不断转型，越来越离不开信息化的建设，而传统的档案管理模式越来越难以适应新时代的需要。因此，事业单位应积极进行档案管理的信息化建设，优化档案管理，简化管理流程，使管理更为高效。

　　一、档案管理信息化趋势

　　21世纪以来，以计算机为主的信息技术取得了跨越式发展，其以省时、高效的特点很快便在各个领域得到了普及。档案管理工作是一项比较复杂的工作，所涉及到的企业与人员的档案较多，无论是存储还是查找都是一项巨大的工程。而随着信息化趋势的不断发展，档案管理可以依靠数字信息方式来进行存储与查找，且档案可以得以长久保存和快速传递。同时，利用信息化的档案管理方式还可以不断完善新的信息理方式，能降低管理成本，实现资源在线共享，建立单位与用客户之间的联系和交流，优化管理体制。由此可见，事业单位实现档案信息化管理具有一定的必然性。然而，在当前的事业单位档案管理信息化建设进程中依然存在一些问题，使得档案管理信息化进程受到了阻碍，下面我们将就其进行分析。

　　二、事业单位档案管理信息化建设进程中存在的问题

　　每一个新事物的产生与发展过程中，都会遇到诸多的问题，有些问题阻碍了新事物的发展，也有些问题则一定程度上促进了新事物的发展。事业单位在档案管理信息化建设进程中存在的一些问题，对信息化进程提出了挑战，也对事业单位档案管理工作人员提出了要求。

　　1、信息化管理体系不完善

　　事业单位的档案管理工作人员很多都不是科班出身，他们没有经过专业的档案知识培训，更没有经历档案的信息化进程。另外，很多工作人员身兼数职，没有足够的精力去管理档案，使得档案混乱无序。同时，一些档案的资料不真实、不准确，档案管理体系不完善，管理思路混乱，管理方式落后，使得事业单位的档案管理工作十分不正规。

　　2、信息安全问题被忽视

　　事业单位档案管理纳入信息化进程是一种进步，然而却也具有一些风险，尤其是信息安全风险，更是比较突出。档案管理与信息技术挂钩，一旦信息技术遭受黑客攻击或者病毒侵袭，那么档案将面临着泄密或者被篡改的威胁。但是，很多事业单位的档案管理人员并没有重视到这一点。

　　3、管理人员意识淡薄

　　档案管理的信息化是一个必然趋势，但是当前事业单位的档案管理工作人员却并没有充分认识到这一趋势，他们依然习惯于利用传统的手工操作，依然习惯于传统档案管理方式，对于信息化进程的认识不足，意识淡薄。而且，一些档案管理人员认为自己的工作并不重要，只是一些保管的事务性工作，并非单位的主要工作，只要做好档案的保管工作就可以，所以他们的工作热情比较低下，对档案工作缺乏准确的认知。

　　三、推进事业单位档案管理信息化建设的举措

　　在推进事业单位档案管理信息化进程中，事业单位与档案管理人员都应强化认识，作出改变。

　　1、完善信息化管理体系

　　完善信息化管理体系应从以下两个方面着手：

　　（1）制定信息化管理体系的总体规划

　　事业单位在进行档案信息化管理时，应制定信息化管理体系的总体规划，从服务于事业单位发展的全局战略出发，制定符合本单位发展的长远规划，从而使档案管理形成一个完善的体系，以推动事业单位的档案信息化进程。

　　（2）制定内部管理标准体系

　　事业单位进行档案信息化管理时，不仅要制定总体规划，还要实行档案信息化管理体系的内部优化，结合自身发展，按照国家标准制定内部管理标准体系，从而更为和谐地发展与完善。

　　2、强化信息安全

　　前文提到，档案管理与信息技术挂钩，只要信息技术遭受黑客攻击或者病毒侵袭，那么就会导致档案面临着泄密或者被篡改的威胁。为此，事业单位应注意到这一层面的潜在威胁，强化档案管理的信息安全。

　　（1）强化档案信息安全管理制度建设

　　事业单位应强化档案信息安全管理制度的建设，使电子档案受到严密制度的保护，禁止非规定计算机接入与访问电子档案网服务器，禁止移动设备对电子档案的输入与输出，禁止非档案管理人员直接接触电子档案，以一系列的制度来完善档案管理，强化信息安全。

　　（2）强化档案信息管理系统的定期维护

　　档案信息管理系统的安全与否直接决定着档案的信息安全。因此，事业单位应加大力度，强化定期维护，每周都要进行例行检查，定期进行病毒检测与病毒查杀、不断进行数字化扫描，通过多种系统维护方式来确保档案信息安全。

　　3、提高管理人员意识

　　档案管理是一项重要的工作，即便其不是事业单位最主要的工作，却也是最重要的工作。因此，档案管理人员应提高工作热情，认清档案管理信息化管理的趋势，加强学习，切实强化档案管理的责任意识、服务意识，提高自身信息管理意识，提高自身专业素质，以便在档案管理岗位上做到最好。

　　四、结语

　　在新的历史阶段，随着信息技术的发展，事业单位档案管理工作面临着诸多的机遇与挑战。对此，我们应以新的思路与新的方法破除旧有观念，完善信息化管理体系，强化档案管理中的信息安全，提高管理人员意识，明确档案管理的创新服务方向，积极探索档案现代管理模式，以加强信息化建设来解决事业单位档案管理工作中出现的诸多问题，通过优化档案管理工作来优化事业单位的其他工作。

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