高校档案文件实行“卷”改“件”整理浅见

　　2000年12月6日，国家档案局发布《归档文件整理规则》（中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000）。规则规定了归档文件整理的原则和方法，适用于各级机关、团体和其他社会组织。规则定义归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　一、归档文件按“件”整理的意义

　　归档文件按“件”进行整理是为适应新条件下档案现代化管理的需要，将“简化整理、深化检索、细化鉴定、优化馆藏”作为出发点，是对传统档案整理方法的改进，提高了档案工作的效率。其意义主要体现在以下方面：

　　（一）降低了工作难度，减少了工作量

　　传统按“卷”整理遵循档案材料的形成规律，档案材料之间保持着紧密联系。这些特点对基层的档案工作人员业务水平、工作经验要求高，一旦在组卷、提名过程中出现差错，将会对以后的利用增加很多麻烦。为了克服这一问题，档案馆的工作人员需要对移交进馆档案组卷科学性、提名准确性进行认真审核，对于审核出的问题再返回归档单位进行整改。增加了档案工作人员的工作量。改为按“件”整理后，在不违背形成规律和档案整理原则的前提下，只需对档案材料分类整理，省去组卷、提名、编制卷内目录等环节，进馆后发现的部分问题无需返回归档单位，降低了工作的难度，减少了工作量。归档单位的档案工作人员更换后无需进行长时间的培训和指导。

　　（二）便于档案文件的及时利用

　　传统的整理方法多数档案材料需要在年度结束后进行组卷整理，组卷完成前无法录入档案管理系统，无法实现即时归档。按“件”进行整理可以克服这一缺点，通过将办公自动化系统与档案管理系统进行有效对接，将归档工作变为日常工作，将办完文件直接进入档案整理环节，通过档案馆提供利用服务，使档案馆真正成为学校的信息资源中心，实现文档一体化管理。

　　（三）利于档案的安全和保密

　　按“件”整理的档案取用灵活，在利用过程中只需取出某件档案，不会造成其它材料损坏，利于延长档案寿命。利用者接触不到申请使用之外的档案，有效保障档案信息保密。

　　二、归档文件按“件”整理应注意的问题

　　（一）“件”的确定

　　“件”归档文件的整理单位。一般以单份文件为一件，必要时可以组相关的几份自然件为一件。（1）文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。（2）教学类档案中，录取新生登记表可一个省的生源为一件，按专科、本科、硕士研究生、博士研究生分为四件；学籍表可将一个班作为一件，毕业生就业工作调配表将一册作为一件（3）基建类档案中可以将建筑竣工图、结构竣工图、给排水竣工图等每一本（套）图纸作为一件。（4）财会类档案可以将报表、账簿、凭证、工资发放表一本（册）作为一件。

　　在“件”的确定过程中，应根据实际正确把握，不能任意扩大组件的范围，防止出现概念性错误，否则整理、编目工作简单了，但给检索、利用带来不便，达不到“深检索”的目的。

　　（二）档案的整理方法

　　依据《规则》和教育部27号令，按“件”整理方法归纳如下：

　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，发文单、定稿在后；文件在前，办文单在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件的装订要便于利用和利于保存。可采用针线左装订、三角袋、不锈钢订书钉、塑管热铆装订。

　　归档文件可以采用年度――机构（问题）――保管期限分类，一级、二级目录由档案馆统一设置，保持稳定性、唯一性和连续性。在归档单位日常收集过程中为保障同一问题档案的连续性，可以根据需要设置三级目录。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等必备项。文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2014。保管期限最主要分为永久、定期30年、和定期10年三种。作为分类方案类目的机构（问题）的简称，如JX11，代表教学综合。件号是文件的排列顺序号的简称，从1开始流水编号。

　　归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。项目责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；文号：文件的发文字号。题名：标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号，可以根据实际需要设置副标题。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20140101。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。录入档案管理系统后使用国际标准A4型打印归档文件目录。归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。盒规格统一为310mm×220mm（长×宽），厚度可根据实际需要在10、20、30、40、50、60mm中选择使用。档案盒应采用无酸纸制作，盒脊或底边设置全宗号、年度、机构（问题）保管期限、起止件号、盒号等必备项。备考表统一采用《科学技术档案案卷构成一般要求》的要求，按“件”整理的可将备考表中的“立卷人”改为“整理人”。

　　备考表置于盒内文件之后，也可印在盒子内部，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。

　　三、加强档案利用管理、提高服务水平

　　档案入库前按照归档文件目录和档案盒记载的信息核对每盒档案的文件名称、编号、排列顺序等信息是否相符。

　　按“件”管理后，提供给利用者的是单份文件而不是装订在一起的一卷文件，有时一次查阅需从多个档案盒取文件，容易造成文件存放的混乱和丢失，因此要加强档案利用的管理工作。一是严格档案借阅管理，要求在阅览室查阅，需带出在档案馆复印，原件一般不提供外借，防止档案丢失。二是档案看完一件马上装盒，查阅结束检查装盒排序无误后再进入库房排架。

　　充分发挥扫描仪、计算机、摄影摄像等现代话设备优势。将实物档案照片、数字化，将基本编目信息、全文数据录入上传到档案软件管理系统，实现计算机快速准确检索和非实体查阅、打印，提高了工作效率，延长了档案寿命。

　　建立专门档案数据库。为解决前后时间跨度大、档案生成时间模糊、成批档案检索筛选难问题，可以建立干部任免专门档案、专业技术职务聘任专门档案等专门档案。为便于管理、节省成本、保持原来的门类系统性，专门档案可以只建立目录数据库。

　　档案文件实行按“件”管理在部分行业开展了已有15年的时间，部分高校也已陆续采用，这种整理办法总体上适用高等学校档案管理，需要根据《归档文件整理规则》要求结合工作实际不断改进、总结、创新，促进高校档案工作适应新形势，实现科学管理。

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