浅谈单位文书档案的收集

　　档案是单位、部门每一项工作活动来龙去脉的清晰记载，具有以下重要作用：指挥单位正常工作的可靠依据；帮助领导决策的得力工具；澄清内部是非的重要依据。档案工作是人类社会历史发展的必然产物，并随着时代的发展不断发展、充实。人们在各种社会实践活动中形成的大量文书材料，是各种知识经验的载体。因为文书材料的数量很大，查找利用很不方便，必须进行一定的分类整理，这就产生了档案工作。档案工作的起点是收集，这是搞好档案服务工作的基础。收集的对象主要是机关各文书处理部门办理完毕、立卷归档的文件。收集工作搞不好，文件归档不齐全、不完整，就不便于利用。

　　一、档案收集整理规范化

　　1.档案收集工作的作用。收集是档案工作赖以存在的基础。档案工作的对象是档案，档案只有不断地通过收集才能逐渐完善。如果没有收集，没有档案，档案工作也就没有了工作对象，失去了存在的条件和基础。档案收集得及时、完整、系统，可以为档案管理的各处环节创造照好的物质条件，可以完整地、系统地为利用者提供方便，更好地为各项工作服务。收集是衡量档案室、档案馆工作的重要标尺。档案室、档案馆对机关、社会的作用大小，取决于室藏、馆藏档案的丰富珍贵程度，最终取决于收集工作的效果。收集是实现档案集中统一管理、维护历史真实面貌的基本途径。只有通过收集工作，才能把国家的全部档案集中到各机关、单位档案室和各级各类档案馆，形成集中保管的基地和研究利用档案的中心，也才能维护党和国家的历史真实面貌，并展示于世人面前。

　　2.档案收集工作的要求。

　　（1）所收集的档案应是完整的。只有完整的档案，才能反映一个机关、单位真实的历史面貌。完整，有双重含义，一是一个机关各个部门和各项活动的文书材料要齐全，二是每项活动中所形成的文书材料也要齐全，也就是说无论是针对每项活动，还是针对所有活动，其文书材料都没有残缺遗漏。

　　（2）所收集的档案应是有价值的，真实的。有价值的，指的是确系具有现实价值和历史侨值的，特别应重视其历史价值。真实的是指档案确系机关、单位在实践恬动中自然形成的，而不是桂撰的或被歪衄了的。

　　（3）所收集的档案应是符合规范化要求的。规范化指的是档案的标准化。档案的标准化是多方面的，如文书材料所用纸张的质量、大小，案卷的厚薄、大小，卷内目录、案卷目录和卷皮封面的格式，著录卡片的大小和格式，等等。

　　二、对现行单位文书档案的收集

　　1.收集的要求。收集的要求高低，直接关系着人馆文书档案的质量好坏，所以办公室文秘在接收和收集工作中应该认真掌握，切实把好关口。具体要求，主要有以下几点：

　　对按规定欲接收的文书档案实行验收制。档案馆在进行收集工作中，要事先向保存机关下达通知，并切实检查欲接收文书档案的真实程度、规范化程度和齐全程度。凡是不符合要求的都要由原保存机关负责修改，然后再复查，直至达到要求时才能予以接收。

　　对其他应收集的文书档案，要切实注意依据党的有关政策进行收集。特别是在集体、个体和合资等企业中，存在着企业经营保密问题，一定要尊重他们的要求，注意保护他们的利益，待取得他们同意之后再行征集和收集，决不能强行收集。

　　2.收集的范围。具体说，主要有以下几个方面：

　　（1）各机关文书档案室所保存的重要文书档案。这部分指的是对各机关文书档案室所形成、收集和保存的永久卷和长期卷，按照档案管理部门的有关规定，在档案室内保存一定时期（十年、二十年或三十年），档案馆要按时接收过来。有的文书档案室还保存有已撤销原直属单位的文书档案，其中的永久卷和部分长期卷，档案馆亦应按时接收。

　　（2）各专业档案馆主管单位重要文书档案的复制件。各单位所形成和保存的重要文书档案。各行业由于文书档案室建立得不够健全，所以他们所形成和保存的重要文书档案是应该直接入馆的，也是档案馆应该注意接收和收集的。其他有关单位和个人所形成和保存的重要文书档案。这些文书档案的范围也很广泛，上述文书档案，都是很珍贵的，应该特别注意加以收集，避免流失，造成不必要的损失。

　　（3）收集的手续。在文书档案的收集工作中，履行收集手续是对工作负责的表现，既便于档案馆对文书档案的统计，又便于有关人员日后查询文书档案的去向。收集工作的手续，主要有以下两项：一是清点。对文书档案室来说，要在验收的同时根据应收年度的案卷目录对永久卷和长期卷进行清点。清点要一卷一卷地进行，并要核对案卷标题，以防有误。因为档案本身涉及许多重要机密和政治问题，一旦出现差错，政治责任难负，工作损失也难补。二是立据。办公室文秘在文书档案的收集工作中，无论是接收机关文书档案室的还是接收其他单位的文书档案，清点之后都要开具收据，并留存根。“接收文书档案收据”中的项目，主要有交卷机关（单位）、案卷类别、案卷年度、案卷数量、接收单位和双方经手人等。所接收的如系零散文书材料，则应按实际情况开具详细清单式的收据，并留收据存根。

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