档案安全管理体系建设研究

　　随着中国经济的迅速提高，中国信息化也在不断地发展和进步，同时也减小了与发达国家之间的差距。目前我国信息化正从第二个阶段迈向第三个阶段。第三个阶段主要是新兴社会生产力，以物联网和云计算为代表，同时网络功能也开始为社会的各行各业以及社会生活提供全面地服务。其中对档案的管理也逐步地信息化，档案已由最初的纸质档案向纸质档案与电子档案并存的方向发展。没办法保证电子档案的真实性和有效性的情况下，纸质档案是非常重要的，因此不能够放弃它，要巧妙地利用纸质档案和电子档案的特点，在管理方面实现它们之间的优势互补。

　　档案，作为国家历史文献中的精品，作为社会历史记忆的承载着，能否实现安全性的保管和有效的利用，充分体现了国家对于信息资源的控制能力，以及国家对历史文化的传承程度。档案的安全主要包括档案实体的安全和档案信息的安全两个方面。目前我国的自然灾害和群体性灾害经常出现，电子档案信息安全存在很大危险，为了能够竭尽全力保证档案的安全，管理档案的相关部门应该采用全面的、系统的、有效的措施，建立一个完善的档案安全保障体系。下面从以下几个方面来阐述如何建设档案安全保障体系。

　　一、加强对档案库房内部和外部环境的安全建设

　　档案库房是长期保存档案的场所，不同于其他的办公用房，它对能否使档案永久性地保存具有直接的影响。因此，国家也相继出台了一些相关的法律进行规范档案库房的建设，有《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》、《建筑设计防火规范》、《建筑抗震设计规范》等等。

　　首先，档案必须存放在密闭、干净、适宜的地方，所以档案库房要根据地理位置和气象条件等因素因地制宜的选择好位置。如果选择了地质条件较差、地势较低、排水不通畅的地区，则容易发生水灾；如果选择了离海岸线较近的地区，则容易发生台风或海啸；如果选择了离山体较近的地区，则容易发生泥石流等灾害；如果选择了离油库或者加油站较近的地区，则容易发生火灾。其次，档案库房建设在设计和选材方面一定要考虑抗震、防火和防水、防盗等因素，地震、洪水、泥石流等突如其来的一些自然灾害，人类是无法抵抗的，如果发生了，对档案会造成具有毁灭性的破坏。所以，档案库房的抗震设防烈度一定要比普通的公用建筑的设防烈度高；要选用防火的建筑材料来建造，同时要安装自动消防的报警装置和其他的一些防火灭火装置。

　　在设备和设置方面，档案库房还应该具备安全的装备，比如空调设备、湿度计和温度计、杀虫设备、消防器材等。《国家档案局关于加强副省级市以上国家档案馆安全技术防范系统建设工作的通知》就规定了门禁、温湿度监控、消防、视频监控、计算机安全等系统建设的安全标准。各地方的档案馆应该严格按照通知执行，尽早尽快地确保档案的安全。在库房的内外部环境方面，加强档案库房周围的绿化，一些绿色的植物可以吸收周围的有害气体，还可以有阻挡和吸附灰尘的功效。所以提高绿化率，既可以美化库房的外部，也可以净化空气，降低污染物对档案造成的破坏，延长了档案的寿命。

　　二、提高档案部门的工作人员素质

　　我国档案部门的一些工作人员素质不高，大多数的档案员只能说是一个档案业务工作者，而不是一个管理档案的行家。缺乏全面系统的档案专业基础理论知识，缺乏现代化技术，尤其是现代信息科学技术，缺乏对档案部门的未来发展的前瞻性眼光。而且地方的档案部门的工作人员的来源背景也比较复杂，普遍学历层次不高。因此要大力加强档案安全的管理队伍建设，提高档案人员的思想政治觉悟，从根本上重视档案的安全性。首先，加强对现有的档案人员的教育与培养，定期地进行进修、培训、实习和实际演练操作等，经常开展档案的安全培训，提高并强化档案人员的安全意识和责任意识，普及保障档案安全的常规知识和技能。其次，再选择一些政治觉悟高、工作责任心强、业务精通，有一定专长的档案人员组成档案安全管理小组。只有这样提高档案部门的全体工作人员的专业素质，才能增强档案人员的档案安全保障能力。最后，要加强档案人安全意识，构筑起坚固的思想防线。要树立“档案安全事关党和国家根本利益”的思想；要树立“安全第一”的思想；要树立“安全问题无所不在”的思想；要树立“安全问题人人有责”的思想。档案工作者应当具有极强的风险意识、防范意识和责任意识。

　　三、改善档案部门的管理模式，建立完善的档案管理体制

　　档案部门内规范地设置档案安全科，主要负责档案安全相关的技术攻关和定期的档案安全检查与指导。至于新模式、新体制的探索，可以分步实施、逐步推进、逐步完善，如果机构、编制、资金、人员短期无法完全落实到位也无妨，理论先行，先挂牌即可，没有单独档案安全的科室和管理岗位的，配备专职档案人鱼负责档案安全也行，先构建好管理框架，再逐步落实。监督检查是档案安全管理体制的核心内容，既可以是对库房建设、设备仪器运行、日常安全管理制度等的综合性督查检查，也可以通过档案部门安全测评、档案事业评估报告、档案用户定期的调查问卷等形式对档案安全工作进行监督和检查。并与安监局、消防部门齐心合力、齐抓共管，推动当前安全工作的全面落实。

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