浅谈电子档案管理问题和策略

　　档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。有时也称之为档案实体。对国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、文化、宗教等活动具有历史性的保存价值，我国从殷商时代就有对档案的记载，甲骨档案是我国迄今为止有实物留存的最古老档案。此外，还有石刻档案、简牍档案、金文档案、缣帛档案、纸张档案等。随着科技发展的日新月异，计算机时代不断发展。档案的数字化管理趋势越来越明显。

　　1 电子档案的优势

　　档案有多种记录形式，主要包括文字、图表、音像等不同形式的历史记录，而电子档案的载体则是用磁带和光盘，即电子档案文件可以存储在磁盘、光盘等介质中。与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。

　　1. 电子档案是存储在计算机网络中的，电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储可能存储在本地，本国也可以储存在外地。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，传统的纸质档案一旦损坏，就不能恢复。电子档案，为了防止意外会备份两份以上，，也可能会异地备份数据。

　　2. 过去传统的纸质档案的全是手工操作，数字档案则不然。电子档案从资料的采集、整理到加工直至归档都是通过网络收集并收集到的载体信息进行数字化处理。利用计算机和网络将文本、图片、音频、视频融于一体，就其内容和展示手段而言，电子档案文件的形式也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的档案记录的更加完整，其次电子文件档案的的寿命比传统纸质档案要长得多。

　　3. 效率高，速度快。电子档案能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。档案管理需要耗费大量的人力物力，是一个浩大的工程。而数字档案采用新的手段和方式，新的技术手段减轻了劳动强度，大大缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正更新资料都十分方便，数字化的编辑可以收集到大量的资料，避免了过去由于编撰时间太长遗漏过多的现象。电子档案是智能化的，在检索技术上，检索系统能够自动分析检 索条件，提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，实现多语言混合检索为用户提供最为满意的信息。

　　4. 电子档案的文稿是将提供者与用户紧密地联系在一起，用户之间都可以十分便利地沟通，具有很强的交互性。

　　2 电子档案管理过程中存在的问题

　　电子档案的出现一方面使人们在保管、开发与利用手段上更加方便，另一方面我国出现电子档案的时间不长导致电子档案在管理方面存在诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整，影响着其效力的发挥。

　　2.1 电子档案的保存和安全

　　在电子档案进行管理过程中，都是由档案管理人员操作完成的， 并且要实时地对系统维护、更新，参与人员较多，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息泄密或者丢失。电子档案打破了原有的方式，一些资料可能因负责的人缺乏相关知，在网上传输时，收发件人的身份一时无法确认，极易泄密，其次，电子档案的管理是在网络环境下进行的操作，如果计算机感染病毒或者黑客入侵，如果对档案内容进行篡改，电子档案就会失去其可靠性和真实性。

　　2.2 档案管理人员因素

　　有的管理人员安全意识不强，或者对软件不进行保密，甚至将自己的账号随意转借与别人共享文档内容，允许他人随意拷贝文档。由于受到利益驱使，个别人员出现一些违法行为，有的档案管理人员有意泄露文档内容。档案管理人员不严格执行档案管理法规制度的相关规定，违规操作出现录入数据随时消失。

　　3 档案是国家的宝贵财富，各门类档案本身具有重要的性质，为了在档案管理中更好的服务单位，建议采取以下措施：

　　3.1 加强对档案管理工作重要性的认识

　　加强的档案管理工作人员自身对档案管理工作重视，养成良好的职业道德，对工作充满热情，培养高度的工作责任感和办事细心的工作态度。吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

　　3.2 完善档案管理和保管工作

　　在原有的档案保管条例基础上，逐步完善健全电子档案的使用和保管制度。我们可以借鉴外国对档案管理的做法，档案管理是按照档案工作要求制定“文件保管期限表”，即档案管理的要求从文件生成文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子文件与纸质文件的统一管理。 保管过程中，应及时登记设备环境和相关数据以确保电子文件归档的质量，对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性。定期检查周边网络环境，妥善保管备份资粮。将需长期保管的电子文件档案与相同内容的纸质文件一同归档；在计算机网络上集中，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；确保电子文件的完整性和有效性，具有保密要求的电子文件，要有必要的安全保密措施，对涉密电子文件严禁在网络上开放。

　　3.3 完善相关的法律法规和规章制度

　　由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致。周全，易于操作。例如，别国都有自己的档案登记簿标准”等，都是在ICA的档案著录规则基础上针对电子文件管理的要求制定的规范。

　　我国也应该制度相关的电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。对电子文件的光盘存储和保管进行规范。科学规范的档案管理才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

　　4 结语

　　科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。在我国经济全面发展的历史背景下，要不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/145087.html