试论创新开展档案管理工作

　　档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史资料的一种专业，所以档案管理工作是一项管理性的工作。但是，档案管理系统不是孤立的。它通过提供档案信息来为运营提供实践服务，这是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了使机构的发展更好地适应社会发展的需要，它具有一定的服务性。

　　档案管理现代化是档案事业不断发展、不断创新、不断实现的过程，是新时期档案事业发展的必然趋势。实现档案管理现代化，是档案事业生存和发展的内在要求，也是摆在全体档案人面前的一个紧迫的课题。档案管理现代化包含多方面的内容，就档案管理现代化的一些问题进行探讨。

　　1 档案管理现代化的含义

　　档案管理现代化的含义，是指用科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。概括起来主要有三方面的工作：一是运用成熟的新技术，科学地保管好档案，延长档案寿命。二是利用计算机及其网络技术、数字化技术，开发档案信息资源为社会各界服务。三是收集、积累、整理电子文件。

　　2 实现档案管理现代化是形势所需

　　2.1 档案管理现代化是自身发展的必然趋势

　　随着现代科学技术的迅猛发展，计算机、网络等新技术、新手段在社会生活的各个领域中广泛应用，办公自动化和无纸办公已经成为现实，办公自动化迫切需要档案管理工作自动化，提高工作效率，档案工作必须适应新形势，逐步实现档案管理工作现代化。

　　2.2 加强对档案的保护和利用，需要实现档案管理现代化

　　由于年代久远，档案的载体材料质量差，保护手段落后，有些已经出现褪色现象，严重的甚至出现了“无字”现象。传统档案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查阅，同一时段内就会被一人独占，不能与他人同享档案信息，这都迫切需要采用现代化管理手段以提高管理质量。

　　3 如何实现档案管理现代化

　　3.1 解放思想，强化档案现代化管理意识

　　要实现档案管理现代化，首先要解放思想，转变观念，树立创新意识。更新思想观念首先要从提高档案工作者的社会意识开始。要提高整个社会的档案意识，档案工作者自身素质的提高是关键。首先要求档案工作者树立起社会意识。档案工作者由于长期处于封闭、半封闭的工作环境，不少人观念陈旧、思想保守，社会活动能力和社会协调能力较弱。近年来，档案部门人才流失现象比较严重。改变这些现象，一是要改变档案工作长期无声无息的封闭局面，为档案工作的开展创造良好的社会环境，为整个社会服务；二是要废除旧的用人机制，提高工作人员的积极性，把档案的作用充分发挥出来，千方百计扩大服务领域，只有这样才能打开档案工作的新局面，带动档案事业的全面发展；三是加强训练，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。这是提高我国档案工作水平的一项带有战略性的措施。只有这样才能提高档案工作者的社会意识，更好地为档案工作服务。

　　3.2 推行档案管理规范化、标准化

　　在档案工作领域内，由档案事业主管机关或会同标准化的主管机关以及有关部门共同协商对档案工作的管理原则、方法、质量、概念、设施等制定出科学和统一的规则、技术规范，并予以贯彻执行，这就是档案的规范化、标准化工作。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，是对档案管理工作的技术方法和设备等实行统一的规范。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格执行国家关于各类档案的著录标准，是适应电子技术发展所必需。对档案的收藏、整理、编目、检索、安全保管等基础工作，只有严格按照统一标准进行规范管理，才能加快档案管理现代化进程。

　　3.3 提高档案工作者的总体素质

　　建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步，持续发展的根基。不能否认这支队伍文化层次参差不齐，专兼职队伍不稳定的现状。档案人才是知识管理人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。一些专家认为：计算机的产生和应用，就好像纸张的发明一样，对人类科学文化的发展产生巨大的推动作用。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段―――档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革。档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。要保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，必须做到：a.在现有基础上积极创造条件，想方设法引进急需人才；b.从提高整支队伍素质着手，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

　　3.4 加快档案管理的现代化进程

　　信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程。

　　3.5 实行严格监督，是加快和推进档案管理现代化步伐的根本保障

　　我国目前已初步建立了一个以《档案法》为核心的，由档案法律、档案行政法规、地方档案法规和地方档案行政规章等组成的相互联系、相互协调的档案法规体系。其中，从各级人民政府的领导责任到社会各方面的职责，从档案行政主管部门到各级各类档案机构，从档案管理的各个方面到违法行为的法律责任等方面都作了明确的、具体的规定，其目的在于加强档案法制建设，以保障档案事业健康、有序地发展。

　　3.6 正确处理手工操作与现代化管理的关系，重视档案管理标准化

　　实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基础工作，例如建档管理和档案文件搜集的鉴定、验收、案卷整理等，主要靠的还是手工操作。我们必须正视这个现实，不能讲档案管理现代化就放弃传统的手工操作。因此，我们既要积极引进现代化新技术，又要重视传统技术地研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来。

　　另外，为了预防档案工作中出现无章可循、无法可依、重复、繁杂的混乱局面，档案管理现代化必须要实施档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序的有效保障。

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