乡镇政府档案管理信息化服务工作刍议

　　档案是重要的信息资源，在社会生活中扮演重要角色，社会的不断发展促使档案管理向现代化、信息化迈进，信息化建设已势在必行。档案管理信息化是在国家档案管理部门的统一规划下，结合本单位实际情况，充分运用现代信息技术的优势来处置、管理档案资源的过程。因其转型周期长，所以在转型过程中难免存在很多问题。只有将这些问题处理好了，档案事业的发展才能迈入新的阶段。

　　1 档案管理现状及存在问题分析

　　在长期的发展过程中，档案管理事业进步明显，其规模不断扩大，数量逐渐增多，种类也趋于多元化，信息量十分庞杂。传统的档案管理方式已无法满足当下需求，由此带来的冲突不断凸显。

　　1.1 档案查阅费时，效率低下

　　一般来说，档案存放都是分类处理的，但档案存取都是靠人工操作，在操作中不可避免地会存在随意性，出现错误现象，造成档案存放次序的混乱、无序。现有的档案资源非常丰富，如果还按照传统的方式查阅档案比较麻烦，一旦档案没有放到指定的位置，要找到所需的档案，就要把所有的档案重新浏览一遍，查阅起来费时费力，效率极其低下。

　　1.2 档案编目流程繁琐

　　过去档案管理工作大都是手工处理的，档案采集后要进行分类、排序、装订、编号，再手工录入档案目录等，这些操作流程复杂、繁琐，每一环节多需要大量的人力和物力，由于得不到及时处理，使得很多档案归档后长期堆放，造成档案资源的浪费。同时，档案编目工作属于简单、重复性的劳动，人工操作不利于提高流程效率。

　　1.3 增加档案管理成本

　　档案管理工作针对的是有价值的档案，这涉及到档案保管期限，保管期限越长档案的价值越高。但是传统档案工作方式下，档案鉴定工作落后，档案管理人员不能准确掌握档案的存储时间，不能及时发现、处理过期档案，致使很多已过期的档案还存放在档案架上，增加了档案管理工作的负担和成本。

　　1.4 档案难以精确统计

　　档案管理中档案统计工作占有重要地位，统计工作是一项长期的、系统的工作。当前，档案资源日趋丰富，大部分档案都是装在档案盒内的，每个档案盒所装的档案量也不同，要进行档案统计工作具有一定的难度。一旦档案管理人员在统计过程中出现一次错误，后面的工作会发生连环错误，这种难题在手工操作方式下很难解决。

　　2 档案管理信息化建设的必要性

　　档案需要长期保存，很容易出现文档纸张受潮、虫蚀等灾害，为了改善存储环境，档案部门要投入大量的文档管理费用，并且档案需要反复查阅，会受到不同程度的损害，这给档案管理带来困难。信息社会的发展，办公自动化的出现，使得档案管理方式发生了变化，信息化建设成为必然。

　　2.1 档案管理信息化是打破信息资源之间的壁垒，实现资源的共享前提

　　全球化背景下，档案资源信息化建设成为各国抢占经济发展的最高点，也是加快社会经济发展的必由之路。加快档案管理信息化建设是实现档案信息管理的现实需要，实现档案资源的便捷开发、利用，打破信息资源之间的壁垒，实现资源的共享。

　　2.2 档案管理信息化是档案管理适应社会发展需求的必要措施

　　档案事业是基础形式，在社会现代化建设中占有十分重要的地位，随着社会经济的快速发展，传统档案管理方式已无法满足社会需求，档案工作的内外环境都发生了改变，档案管理面临新挑战。新时期，档案工作要适应时代需求必须打破传统的档案观念，消除发展中存在的问题，使档案管理工作适应社会发展需求。

　　2.3 档案管理信息化是提高工作效率，减少运营成本的内在要求

　　档案管理工作基本上都是人工操作的，档案管理实行的是精细化的管理，主要以手工劳动为主，花费大量的人力、物力，但效率却不高。在信息技术快速发展的今天，这种档案管理方式远不能适应需求，越来越显示出弊端。要提高档案管理工作的效率就要加强信息化建设，提高档案的存储量，节省资源，从而适应信息快速发展的现代社会需求。

　　3 档案管理信息化建设的措施

　　3.1 树立现代信息服务观念

　　信息系统的广泛使用，形成了大量的电子文件信息资源，信息系统用户越多，对信息服务的要求越高，所以，乡镇政府档案管理人员要树立现代信息服务理念。档案管理部门对信息要保持高度敏感，想方设法收集信息，调查人们的潜在需求，针对性的策划出不同层次的服务范围、形式，有计划地开发电子文件信息资源，制成信息产品，从而提供专门的信息利用平台，便于用于便捷的获取所需信息。如对信息需求充分调查的基础上，以先进的技术为基础建立专题，为人们提供信息服务。

　　3.2 促进信息化基础设施建设

　　计算机网络的发展，实现了信息数据的远近传递和处理。电子文件以其快捷的速度正逐步取代纸质文件，大大提高了档案工作效率。档案文件管理方面可以通过计算机进行文件的发送、接收、借阅、归档等，档案管理方面可以用计算机进行档案的收集、整理等。同时，在特殊的档案工作中，计算机还可以提高工作效率，简化工作流程，如编制大型的索引，档案统计工作等，这些工作对基础设施建设要求较高，因此需要配置较好的计算机网络系统。

　　3.3 加强档案信息资源管理

　　首先加强档案目录数据库建设。目前，我国档案管理信息系统和形式多样化，在服务性、共享性、规范性方面存在不足，很难满足档案信息资源互通的需求，因此要加强档案目录数据库建设，结合时代需求开发档案管理系统，提高工作效率。其次档案电子化。档案信息电子化是重要工程，即用纸质的馆藏档案为对象，用计算机收集、筛选、加工档案，从而使纸质档案转化为电子档案人工利用。当前档案管理软件只适用于文件管理，还没有实现文档一体化，由于共通性受限，档案信息管理工作不能通过计算机完成，制约了档案信息化的进程。所以要加强档案信息资源建设，研制一个融办公、档案管理于一体的软件系统，通过计算机把纸质档案数字化，便于档案信息的查找。

　　3.4 培养高素质信息技术人才

　　档案信息化建设的关键是人才，因此培养一大批信息化人才已成为迫在眉睫的问题。档案信息化建设中，档案部门人才素质的高低直接影响到信息化水平的高低。目前，档案管理高级人才匮乏，很多档案工作人员技术水平低。同时，一些年轻的档案工作者有学历，但工作经验等有待进一步提升，工作热情高，但工作方法还有待提升等。因此，为了适应形势发展的需求，乡镇政府档案工作人员既要掌握信息管理知识，又要懂档案基础知识，培养信息化人才成为重要课题。

　　4 小结

　　总而言之，乡镇政府档案管理信息化建设是一个系统的、建设周期漫长的、复杂的工程。为了适应时代发展的节奏，满足社会需求，乡镇政府档案工作人员必须紧跟时代的发展步伐，创新档案管理信息化建设，为乡镇政府的档案事业的发展做出应有之贡献。

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