企业档案管理模式探索

　　一、企业档案管理现状及原因

　　1.企业档案管理现状。第一，有强烈的建档意识和规范管理的愿望。企业领导层对档案工作的认识比较到位，企业档案工作基本上做到了规范管理。第二，有建档和归档意识，但缺乏规范管理的愿望。大部分成规模的企业对档案工作的认识还比较肤浅，企业内部管理过程中形成的大量珍贵资料好没有作为档案来考虑，致使大量有保存价值的企业档案被人分散。第三，档案意识淡薄，档案工作摆不上位置。一些小型企业在市场中以盈利为第一目的，根本没有想到要建档。这就需要档案行政管理部门加大档案法制的宣传力度。

　　2.企业档案工作现状及其原因分析。第一，认识不到位。企业法人没有充分认识到加强企业管理的重要性。总认为建立企业档案既要房子又要设备和设施，既要配人又要花钱，是一项只投入不产出的赔本生意。第二，管理不规范。管理制度和内部监督机制的缺乏，使归档文件材料难以齐全和完整。档案中内含的技术机密、商业机密等失密现象严重。另一方面企业文档工作从业人员兼职过多、业务生疏，人员不稳定等因素，大大阻碍了档案信息的开发和利用。第三，法律不健全。一方面企业档案管理在《档案法》以及《档案法实施办法》中虽有了原则的规定，但缺少明确的内容，法规的针对性、可操作性不强。

　　二、企业档案工作管理模式探索

　　1.采用集中式管理。是指将本企业各类档案实体实行集中保管，集中开发利用。这种管理模式需配备一定容纳量的档案保管库房，其优点是做到了企业档案工作有用信息的有效存储，节约了企业各类档案人员的精力和保管设备的配置，实现企业档案的规范化管理，特别是有利于日后档案的数字化处理和信息化、网络化管理。

　　2.统一领导，分级管理。这是企业集团的档案管理模式。采用“块团”结合，块就是指集团驻地的档案行政管理部门依照国家的有关档案工作的法律和法规对集团企业的档案工作进行监督和指导。团就是指企业集团对其所属的紧密层、松散型企业负有的指导责任，在履行职责时可实行“三加强三不管”的工作方针，即加强宏观监督指导、不管具体事务;加强制度建设、不管业务操作;加强重要活动档案的集中统一管理、不管一般事务性活动材料的归档。各下属企业生产、经营、管理活动中形成的各类档案自行收集、保管，这样既方便归档工作的进行，又可以为各下属企业档案的利用提供快捷服务。

　　3.集中与分散相结合管理。是指一部分的档案，如文书档案、科技档案中的科研档案、基建档案，会计档案等整理归档后实行集中保管，集中利用，而另一部分档案如生产活动中利用较频繁的产品档案、设备仪器档案、工艺档案等相关职能部门自行保管。此管理模式虽方便有关档案的利用，但难以确保这些档案的规范管理。采用这种方式还需要实行各部门自行管理的档案必须形成的目录，且需备份一套报给档案室集中保管，其档案的规范管理必须有严格的制度来保证。

　　4.寄存式管理。是指民营企业若由于人员精力不够可将自身形成的档案委托中介机构进行整理，若由于其档案保管条件不好或管理不善可将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。此管理模式适宜于小企业和初创企业。

　　三、多元化档案管理模式必然性与可行性

　　1.民营企业的发展需要档案规范管理。任何一个企业要保持持续发展的势头，都需要构造一个完善的管理体系;企业发展到一定阶段，企业核心能力的培育并不仅仅是技术上的问题，更需要有规范的管理做支撑，即向管理要效益。

　　2.民营企业档案的规范管理需要档案行政管理部门的宣传、引导、服务。首先要大力宣传民营企业档案的重要性，引起民营企业法人对档案工作的重视。二是要考虑民营企业的特殊性。在业务工作中要遵循效益原则、适用原则和自主性原则，要从提供政策、提供技术，提供服务着手，注重引导，做好主动服务，无偿服务。三是发挥中介作用。要帮助民营企业规范整理档案，使档案排列有序，编目规范。对保管条件欠缺的企业提供档案保管的寄存业务，实现民营企业档案工作的服务社会化。

　　3.民营企业档案的规范管理需要典型示范，逐步推进，分类指导。面对民营企业量多面广、地域分散的情况，我们将依托各地工商联合各行业协会组织，建立区域性或行业性民营企业档案工作协作组，设置不同区域和不同行业的档案管理协会。争取在一个区域范围内或同一行业中以点带做面，循序渐进，建立和健全全市民营企业档案工作。

　　总之，加强企业档案工作，实行多元化的管理模式是档案行政管理部门探索的新课题。我们要大胆实践，努力探索出一条具有舟山特色的企业档案工作的新路子，推进企业档案工作的持续健康发展。

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