独立学院招投标档案管理的现状分析及规范管理的对策

　　独立学院招投标的数据和资料是对学生管理工作的依据，独立学院招投标数据的管理是对招生的评估，独立学院招投标所收集来的信息和数据越来越多，这是独立学院招投标档案的特点。

　　一、独立学院招投标档案特点

　　独立学院招投标站档案信息量庞大的原因主要是两方面的，其一是长时间的积累。这是每个独立学院招投标档案信息量大的共同原因，大量的信息采集和数据录入来形成巨大的信息量，随着科技的发展，独立学院招投标越来越频繁，而且范围和频率越来越大，常年累月的记录数据造成了整个档案室的冗杂和信息量大。如果说分类管理得当的话，那么数据查找起来还比较容易，但是一旦有一个差错，那么就跟多米诺骨牌一样，造成一连串的错误。所以过于庞大的信息量是独立学院招投标的主要问题，为独立学院招投标站档案的管理增加了难度。其二是传统数据记载的方式。传统数据的记录方式主要是纸质的媒介，就是数据值表，即在一张表上有基本的几个名目，然后独立学院招投标的工作人员每天的工作就是将每天的数据记录下来。但是这项工作要求非常严格准确，不能有一点的错误，在传统的数据记录整理中，主要是人工操作，那么其中的正确率就不能百分之百的保证了，十几年的数据值表积累下来，即使是现在的电脑和网络的帮助，但是其中的弊端还是存在的。

二、 独立学院招投标档案管理工作的作用

　　1.招投标档案的管理具有凭证的作用

　　独立学院招投标档案的管理，是学院针对招投标进行的项目的准备，各个环节都是贯穿其中的，通过对开标、评标等业务形成一套完整的记录。在独立学院招投标的过程中，要提供完善的档案，从而能够确保招投标的可靠性，为院校的员工提供维护合法权益的途径，从而能够确定各方的职责，减少各方纠纷的发生。档案的记录具有凭证的作用，其作用突出，是其他的材料不能替代的，而且具有法律效应，在法律上具有权威性。

　　2.独立学院招投标档案的参考价值比较突出

　　独立学院招投标档案能够为项目的建设提供合理的规范，使项目在建设的过程中能够按照整体的规划进行，形成成套的管理体系，而且能够使项目的各个环节形成一个有机的整体。如果没有科学的档案管理，在独立学院建设的过程中就不会有计划性，各个项目在施工的过程中就会比较混乱，会造成成本的浪费，在施工中还会产生一些不必要的损失。所以，从实践的角度去分析，独立学院招投标的档案管理能够提供合理的信息，从而有助于各个部门的审查，促进招投标业务的开展，而且在招标项目的运行过程中发挥着突出的作用，所以，独立学院招投标档案的管理在业务的运行中具有很重要的参考价值。

　　三、目前独立学院招投标档案管理进程中所面临的问题

　　随着时代的不断发展，人们对于档案管理的信息化有了一定了认识和了解，但是就目前独立学院招投标档案管理的信息化进程而言，还是存在一定的问题的。档案管理的网络的基础还是不牢固的，独立学院没有单独的档案管理的局域网的同时，其高性能、大容量的服务器的也严重缺失。同时现在正在使用的档案管理的软件系统存在着一定的缺陷，缺乏高质量的软件系统。在进行档案管理的时候，容易泄露信息，没有对安全隐患进行评估，采取有效的措施防止信息的泄露，而且，在信息化档案管理的实际运行中，还是存在着操作等问题。

　　1.独立学院招投标档案管理的意识比较差

　　从独立学院发展的长远的角度去分析，其经营的效益是重点，所以，从这个层面分析，档案应该为独立学院的发展做出贡献。但是，档案在管理的过程中存在很多难点，而且档案管理人员的管理意识也不高，在独立学院中，在经营方面是比较看中的，但是在档案管理方面却存在着人力不足的问题。在档案管理的实际工作中，招标的代理机构往往都是以经营为主，他们认为经营才能够带来大量的利润，认为档案管理是无足轻重的事，这就导致了独立学院招投标档案的管理不够规范。

　　2.独立学院招投标档案管理人员的专业化水平比较低

　　在独立学院招投标档案的管理过程中，这些档案的管理人员并不是专业的，他们一般都是办公室的文员，所以在进行招投标档案管理时存在很多的问题，导致招投标档案的管理不够规范，他们在管理档案的过程中是比较被动的，而且没有高度的责任意识，不能够对档案进行全程的管理，也找不准档案管理的重点，所以，就会导致档案管理的整体质量不高的问题。

　　四、独立学院招投标档案的信息化管理

　　1.档案的整理与归档

　　独立学院招投标的档案复杂繁琐，要对信息量如此大的档案进行整理与归档，实现信息化有条理的分类是首要的任务。可以针对独立学院招投标的主要档案做出基本分析，将所有的档案分为几大类，比如说，人事档案、检测档案、数据分析档案等等，诸如此类的档案要出基本的分类，这样在档案的存放与查找中就会有根有据，实现有条可查，有名可看，并且对于所有的档案都实现了管理与统计，这样信息化管理在独立学院招投标的档案系统中已经开始展开。

　　前面已经讲过独立学院招投标的数据主要是供学院对招生人数的统计，对于独立学院招投标自身来说，这些数据就会存成档案以备不时之需，如何让这些档案在紧急需要时能够快速显示，这是档案的整理与归档所涉及的第二个任务。用时间的顺序将所有的档案进行有次序的排放，这是在分类的基础之上实现的，并且将同类的档案放在一个系统里，这样查找起来也比较容易，但是要注意相关纸质资料的防潮处理，保护好相关的文档，同时将所有的文档存放在特制的档案室里，就类似于图书馆的文献储藏室，公共机关的档案室。

　　2.网络化监测

　　独立学院招投标网是一种典型的传感网，通过网格化的监测将采集来的信息进行分类，整理、存储和处理，是一种典型的大数据技术架构，通过网络化的无线电检测设备，利用数据分析，挖掘独立学院招投标的丰富数据量，网络化监测主要是通过网格化的监测将数据进行分析和计算，利用网格化检测的覆盖广、频段宽的特点，来全面掌控无线电频谱资源的使用和动态变化，通过多方面的统计数据和深度分析数据，将范围比较广的频谱态势进行大范围的监控，实现信息化资源管理手段的大幅提升，同时利用监测的精确定位和计算，将数据挖掘深层次化，从而实现信息化管理的精细化。

　　3.档案的统计分析和系统数据库的建立

　　形成对于独立学院招投标档案的统计和分析计划，运用实际的操作，提高档案的科学性和管理性，最终建立独立学院招投标的系统数据库。

　　根据任务的需要，制定档案的统计方式和分析策略，保证档案信息化管理的准确性和有效性，对于独立学院招投标站采集来的原始数据进行一定的过滤筛选，这样就能形成基本的档案，即监测频率表，将制作出来的档案与过去的进行对比，同时将独立学院招投标的数据与监测频率表进行结合处理，最终生成新的档案库，这样就能得出档案更新与管理的有效方法，实现档案的全方位统计和标准的分类管理。

　　总之，现在独立学院中的档案越来越多，所以，要提高档案的管理效率，就要运用信息化的管理方法，提高档案管理人员的信息化素质。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/145147.html