学校档案管理如何提高实效性

　　一、前言

　　学校档案一般分为行政档案、教学档案、教师档案和学生档案等几种，具有文字、图表、音像等不同形式的资料。档案是过去和历史的记录，可以提供备查的依据，必须要真凭实证。学校档案管理是提高学校教学水平、工作质量的必要条件，是学生学习情况、学校活动情况，违纪情况的真实记载，具有维护真是面貌的一项重要工作。需要学校重视起对档案的管理，提高档案质量，发挥档案真实作用。

　　二、学校档案管理存在的问题

　　（一）领导重视程度不够

　　学校档案管理工作是一项不易出成绩的工作，不易引人注意的工作。由于他的工作特性，一直不受到领导重视，长期以来，一些学校领导认为，档案工作就是抄抄写写、收发保存的一般事务性工作，即不会给学校抹黑，也不会给学校添彩，不是学校的主要工作。领导对档案管理重视程度不够，导致档案管理缺乏创新意识，学校自然对档案现代化建设投资不足，这是档案工作十几年不变样的主要原因。档案工作建设与学校的发展脱节了，难以高质量地为学校建设服好务。

　　（二）档案管理人员素质不高

　　学校通常把一些年龄大的，身体不好，又没有到退休年龄的教师安排在档案室，从事档案管理，属于照顾性工作。这些人，由于岁数大，因循守旧的思想不容易有创新的思想。他们大多数没有档案管理经验，对档案管理自身重视程度不够，他们的服务意识、开放意识淡薄，平常只做接受档案、分类存放、归档、保管等工作，在学校档案收集方面，始终处于被动，由于归档不及时催促，也发生了很多档案或档案材料丢失不能归档的现象。

　　（三）档案缺乏真实性

　　由于一些学校档案管理工作制度不健全，缺乏执行力度，档案管理松散，对个人档案随意外借，收集归档的材料不全，一些归档的材料不真实、不准确。学校人事档案本就是客观的记载本人情况，必须具有唯一性和真实性，而一些学校的实际档案中，总有与本人事实不符处，有些材料还出现雷同现象，严重影响了档案的质量，降低档案的真实性和使用率。

　　（四）档案信息化、科学化管理程度不高

　　有的学校领导缺乏对档案管理重视程度，对学校档案现代化建设和信息化建设的投入不足，学校的档案管理仍处于原始管理水平。有的学校虽然投入大量资金，实现了现代化办公手段，但由于档案管理人员年龄大，对电脑、网络化管理一窍不通，导致一些先进设备形同虚设，起不到应有的作用或不能完全发挥电子化作用。

　　（五）档案管理混乱

　　有些缺少专项档案管理人员，把行政管理、学生管理、教学管理等档案都集中在几个人手里管理。每年每月都往档案中装入材料，由于装档工作量大，往往造成档案堆积，一些重要材料不能及时装入，长时间的积累容易造成档案管理混乱，材料装错档案，在使用借档过程中，容易找不到相关材料，而产生矛盾或分歧。

　　三、学校档案管理提高实效性的几种途径

　　（一）提高认识，重视档案的管理

　　校领导要转变认识，重视学校档案管理工作，要定期对档案管理工作进行检查、督导，及时解决发现的问题。领导要认识到档案管理工作是提高学校工作效率重要基础和必要条件，把档案工作列入学校工作的议事日程，建立健全档案管理制度，建立管理组织机构，建立综合档案室，配备专职档案管理人员。成立以校党委书记为组长、常务校长为副组长，教务处及档案馆长为组员的档案工作领导小组，就档案管理、制度落实、方法创新、网络建设、研究经费等问题进行研究，使档案工作与学校教学工作同步发展。

　　（二）健全制度，建立模块化管理

　　俗话说：“没有规矩不成方圆”，学校档案工作没有制度来约束就会无章可循、无所适从。档案工作领导小组根据上级有关《档案管理制度》，结合学校具体情况，制定符合本学校的档案管理制度，使档案工作逐步实现规范化管理，形成模块化管理，并加强制度的执行力。例如，建立《档案管理制度》《档案归档制度》《档案调取制度》等，使学校档案管理有章可循，提高了档案质量，使档案管理工作健康发展。做到借阅有规定、立卷有标准、保密有条例、归档有制度、管理有措施、利用有目标得档案管理相关制度。

　　（三）提高素质，从软件管理上入手

　　学校要配备档案专职管理员，各科室、教务部门也要配备专人负责档案资料搜集和整理，双方多加沟通，齐抓共管，团结协作，保证在档案资料整理完整和及时。同时，要加强对档案员或资料收集员的培训，培训方法、形式、时间由学校具体安排，目的只有一个就是加快提高档案管理员素质，加强档案管理人员的队伍建设，使学校档案管理不断规范化、科学化。培训内容要适应新世纪科技发展新要求而定，对于年轻、熟悉计算机操作、热爱档案管理工作的教师要优先选拔任用，使档案管理员年轻化，让他们思想意识和专业技能都与时俱进，都能为学校档案管理事业做出积极贡献。

　　（四）加大投入，从硬件配备上入手

　　学校加大对档案室现代化建设的投资力度，利用现代化办公技术，实现档案室信息化现代管理。打破传统纸质档案，逐渐变为光盘、磁盘、缩微等新型载体共存的局面。学校要构建档案管理信息系统，逐步规范档案、方便查阅调档情况，及时提示未归档信息，并建立相应档案软件，自动给未归档人员发出提示信息，使档案朝着信息化的方向发展，逐渐形成现代化的档案管理模式，为档案管理规范化、科学化提供有力的技术保证。最终有助于学校档案管理水平的整体提升，紧跟教育发展的步伐。

　　（五）做好档案管理的“三关”工作

　　档案资料是学校研究工作、重大决策、处理问题的依据。做好档案管理的“完整关”、“质量关”、“利用关”的“三关”工作至关重要。上到学校的重大决策、下到每一名学生档案材料无不需要完整和齐全。做好档案材料的收集、整理、入档工作是确保档案材料齐全完整的前提和基础，要求档案管理人员重视收集档案材料第一关。档案资料收集齐全后，下步工作就是把好质量关和利用关。学校档案大多是纸质档案，保存档案至关重要，要做好档案室湿度调节，保持通风良好。要利用现代科技手段，逐步解决档案保存问题。

　　四、结语

　　随着教育体制深入改革，即给学校管理带来了挑战，也给学校提供了创新的机遇。档案管理是学校管理工作和教育事业重要组成部分，起着承前启后的作用。学校应重视起来对档案的管理，采取有效措施，建立规范的学校档案，加大档案管理投资力度，引入先进的档案管理技术，切实搞好学校档案管理和利用，为学校决策提供真实的依据，为学校实现科学化管理发挥积极的作用。

　　（作者单位为山东省实验中学东校教导处）

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/145151.html