试述提高档案资源利用率的有效途径

　　一、前言

　　文化档案管理的最终目的，即是为了提高档案的利用价值和利用效率，所以，档案管理人员必须具备较强的服务理念，能够通过多种渠道、多种手段来深入挖掘档案的价值，使之为企业经营生产等一系列活动提供服务与帮助。与此同时，档案管理人员还应积极更新观念，深化对档案管理认知，对档案资源采取全面、综合性利用，借助统计、分析、整理等方式，为企业决策提供可靠数据支撑。

　　二、宏观视角下档案资源的作用

　　在经济建设和文化发展的过程中，档案能够提供理论指导、历史知识以及经验教训等，指导着人类进行经济建设，发展精神文化，同时推动社会的进步与发展。可以说，档案，其来源于社会，又反馈于社会。下文，笔者将借以宏观视角对其作用展开论述。

　　（一）技术发展承载的意义

　　档案的真实性不会随着人类意志而改变，其能够让我们吸收到档案资源中的经验和教训，让利用者杜绝类似错误的发生，进而推动经济和文化的建设。所以说，档案资源是对人类智慧的总结，其蕴含着非常宝贵的经验和知识，尤其是档案中记录的技术资料，在经济文化发展中的作用更加重要。以技术性档案资源为例，其能够为广大管理人员、技术人员以及各行各业的工作人员提供借鉴和学习的依据，使之可以从中吸取大量的工作经验，以此来进行技术创新，工作创新，从而进一步推动经济文化的发展。例如，船舶的建造技术、传染病的防治知识、煤矿开采技术、航天技术等的发展，都是基于档案资源的借鉴与开发，而一步步趋于完善。

　　（二）历史赋予的文化内涵

　　由于档案具有资源收集、资源整理以及资源保管的特点，决定了其在反映历史真实性、直观性和价值性方面都较其他资源优越。可以说，档案是人类认识客观世界，认识历史的重要教材。而人类发展史是一部不能割裂的长篇历史，档案的存在，便是这长篇历史的真实写照。当前，档案提供的历史资料不但为人类历史的各个阶段提供了依据，也为一些重大举措的制定提供了非常重要的依据。在经济建设的过程中，充分开发利用档案资源，能够为一些重要制度、政策的制定提供历史性的参考。在精神文化的建设过程中，充分开发利用档案资源，能够发现精神文化建设存在的问题，为文化建设提供意见指导，从而不断地推动精神文化的发展。

　　三、提高档案资源利用效率的工作构想

　　档案资源的价值在于其使用价值，而决定其使用价值的则是其资源量，丰富信息资源是吸引更多档案利用者的有效途径。为此，要想促进企业档案利用率的提升，就不能仅满足于企业内部现有的信息资源，还应积极且充分利用各种手段对各种新颖、有价值的信息资源进行收集，促使档案信息资源结构的最优化，最大限度丰富企业档案信息库，对此，下文将就如何深入挖掘档案资源，提高档案利用效率这一目的展开论述。

　　（一）拓展多元化的档案服务方式

　　很长时间以来，档案服务的对象主要是国家政府。然而随着政府职能的转变，政府信息公开已经成趋势。而为了适应这一趋势，档案管理相关部门及其人员应积极改变“被动服务”方式，转变为主动服务，同时丰富服务形式，在注重信息的准确性和时效性的基础上，积极地为利用者提供技术、市场以及政策等方面的信息，进而满足人们对于档案资源的需求。例如，在提供服务的时候，应当积极主动的了解需求，或是通过设置阅览室以及公布档案史料等方式，以积极主动型服务来提高档案资源的利用率。

　　（二）积极拉动档案服务工作创新

　　不论是经济还是文化的发展，都离不开创新思维的存在。因此，在挖掘档案管理资源，促进档案利用率提升的过程中，应当时刻坚持改革创新精神，做到与时俱进，以积极向上的心态不断探索档案工作的新方法、新思路。提供优质服务的关键便是创新服务的机制，具体来说，在档案资源利用、监督的过程中，要做到“三个转变”：如前文所述的将档案工作方式由被动的“看门守摊”变为主动宣传或直接服务。其次，是将档案工作重心由以业务指导为主转变为以执法检查为主。再者，是将档案管理模式由传统的保管方式转向重视信息化建设的现代化的模式。除上述外，档案工作还应当做到和不同时期经济和文化建设中心的紧密结合，进而达到通过学习新知识，研究新课题来进一步档案创新工作的思路和方法，不断拓展服务的领域，实现档案服务工作的创新发展。

　　（三）结合实际需求展开档案调研

　　档案资源开发利用的最终目的是将档案转换成促进社会发展的精神和物质财富。所以，要想实现这一最终目标，档案部门必须尽可能的充分利用档案资源。例如，安排档案管理人员积极主动展开档案资源的调查研究，掌握利用者的需求，并在充分调研的基础上调整档案开发策略，从而促使档案信息资源得到更进一步的开发。然而，需要注意的是，在进行调查研究的时候，档案管理人员应当具备一定应变能力，加强对档案资源的动态分析，以全面把握档案利用动向。此外，档案人员还要深入了解本部门以及本系统的相关资源，主动掌握需求，提前挖掘并传递潜在的档案资源，进而最大限度的发挥资源应用的价值。

　　（四）建立健全档案信息反馈系统

　　反馈机制的设立能够在对档案资源进行管理控制的时候，不再局限于单向信息传递，而是形成双向信息交流。换言之，能否有效地对档案资源的管理系统进行控制，最为关键的便是能否建立一套准确、灵敏的反馈机制。具体来说，建立信息反馈系统，完善档案信息反馈机制应当从以下几个方面着手：第一步，确定专门的人员负责收集和整理反馈信息。对于工作量非常大的单位来说，可以制定专门的档案资源利用反馈制度，从而及时了解经济和文化发展的动态。第二步，各档案部门及其工作人员应当及时了解本单位的长远规划和现阶段的工作任务，及时反映档案利用的情况，并以此为基准来结合实际，建立档案利用效果登记制度。实践证明，通过这类“效果登记制”，能够较为真实和全面的反馈当前档案管理现状。

　　四、结语

　　档案管理工作的顺利开展除了上述基础硬件设施的支撑外，还需要对其予以多方面的支持，为其创建统管全局档案的文书档案管理室。同时，要注意管理环节必须明确分工、合理划分，事先即制定详细的任务部署方案，以督促管理人员能够顺利完成档案管理工作，进一步促进档案管理“品质”切实提升。

　　（作者单位为山东省鲁南监狱）

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