档案知识管理助力企业文化建设

　　1、前言

　　知识经济时代，文化越来越成为民族凝聚力和创造力的重要源泉。现代企业产品的文化内涵和文化附加值，正在成为经济增长的手段和追求的目标，经济竞争正在悄悄演变为更隐蔽的文化建设的竞争。企业档案是企业改革与发展等各项活动中形成的真实记录，是企业生产、经营和管理的重要财富，它不仅仅是企业的技术储备，同时也是企业的文化储备，企业档案工作应当、也完全能够在企业文化建设中发挥出重要作用。因此，研究与探讨企业档案与企业文化建设的关系，是十分必要和具有现实意义的。

　　2、企业档案、知识管理、企业文化的涵义

　　企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的以各种载体真实记录的具有保存价值的文字、图表、声像等资料，是企业的重要信息资源和文化资产，是企业生产、经营和管理的支撑与保障。在企业发展壮大过程中，不少成功的企业坚持依法科学管理档案，开发利用档案，为企业发展服务，使档案工作在企业文化建设和企业持续发展中发挥了重要的作用。

　　知识管理这个名词在上个世纪90年代就引入我国，目前知识管理虽然在国内早已很热，但说到知识管理目前还没有一个标准的定义。而根据通俗的理解，知识管理是指生产、储存、传递、应用和创新知识，以实现组织目标的程序总和。

　　企业文化是指一个企业将一定数量的劳动者聚集在一定的工作场所中，为企业的经营和发展的目标而工作，企业的经营和发展的目标必须让企业员工所了解；同时为了使企业保持正常的工作秩序，企业内部必然会制定一些员工行为、观念的规范和标准，由此形成符合企业经营和发展需要的价值观念和行为准则。企业文化不是自发形成的，而是企业经营管理者根据企业经营、管理、发展的需要而有意创造、贯彻或者引导的。企业文化不仅是企业经营管理者的需求，也是员工的一种需求。具体地说，企业精神是企业文化的核心，是企业的发展之魂；企业形象是企业文化的表象，是企业的无形资产；企业以人为本，造就高素质的职工队伍是企业文化建设的出发点和落脚点。总之，将文化建设融入企业管理之中，就会使市场竞争的主体――企业，发展生动力、经营增活力、管理显威力、整体扩实力。

　　2、档案知识管理服务于企业文化建设

　　企业文化是一个企业的灵魂，也是企业管理的最高形式，良好的文化可以增强员工的使命感、责任感。在这种主人翁意识的驱动下，员工的能力自然而然的达到最大化的发挥。因此，构建一种知识型的企业文化是非常有必要的，也正是知识管理的关键。所以，在主张知识管理的同时，必须重视企业文化氛围的塑造。当前，档案馆正朝着网络化、数字化和自动化的方向飞速发展，我们也必须站在时代的角度对档案馆进行重新定位。因此，就必须要抓住机遇，以“知识发现、知识管理、知识创新”为理念，努力提高档案馆的信息服务能力和知识服务能力，为企业文化建设提供助力。

　　2.1拓宽渠道，为领导决策提供信息服务

　　企业文化由企业的领导倡导，尔后成为全体员工的共同信念。企业文化要充满个性，富有特色。企业领导必须深入了解企业所处的内外环境、生产经营情况、现存的制度、管理方式和员工的思想状况等等，并进行深入细致地研究，档案是企业各种活动的历史记录，这些情况在档案中都有记载。当企业领导培育企业文化时，档案工作者可以通过知识管理的平台提供信息服务，也可以提出档案部门对培育企业文化的建议，供领导和有关部门参考。也就是档案工作中所说的档案工作要延伸到领导的工作案头。

　　燕山石化档案馆在知识管理方法上不断尝试和探索，在信息渠道窄这个瓶颈方面取得了突破性进展。为编研人员争取到浏览公司调度会会议纪要（机密文件）的权限，使编研工作能够第一时间了解公司生产经营管理情况、公司领导关注的热点问题，根据馆藏和信息资源及时制作编研专题，为公司领导决策、主业发展、企业管理、文化建设等工作提供有效的信息服务。

　　2.2整合资源，建设知识管理平台

　　至2011年年底，燕山石化档案信息管理系统已经整合了档案、图书、期刊、国家标准、科技论文等多种信息资源。该系统主要功能有：利用采集平台实现企业知识资源汇集、检索和利用；利用库房视图查看实体档案存放物理位置，档案案卷目录和卷内目录；利用资产知识库对设备进行全方位、全周期的管理；可脱离应用软件和数据库对电子档案原文管理；以及电子凭证中心、电子目录自动导入、系统自动组卷及报表批量打印等。该系统以传统载体档案数字化为基础，整合图书情报资源和企业业务系统归档数据，实现管理流程规范化、信息化，形成企业知识资源平台；可为企业员工提供个性化服务，提高工作效率和服务水平，推动档案利用向深层次发展，向知识化管理层次迈进。该系统下一步将实施生产装置模拟操作培训系统和企业ERP、OA管理系统中增加接口等多个项目。

　　2.3在线利用，建设企业文化宣传平台

　　鉴于实物档案轮展活动受到场地和参观人员的限制，为了更好地利用馆藏档案，燕山石化档案馆充分利用现代化管理手段，将数字化成果纳入数字档案馆综合信息管理系统，将实物图片嵌入浏览，用生动、直观的形式增强实物档案的检索功能，实现在线利用。例如：结合企业党建网站内容，依据网站上有关科技之光、团青工作、工会天地、纪检监察、企业文化、政工研究、组工动态、党委工作、党建工作等模块内容，挑选出相关的351件实物档案照片，提供给软件管理人员，用于制作网上实物档案展厅，利用网络展厅直观、成本低廉、交互度高、信息量大的优势，最大限度地提高了实物档案的利用效率，同时也是企业文化建设的有效手段。 　　图 实物档案在线利用

　　2.4吸收借鉴，继承优良文化传统

　　就现阶段的中国企业而言，随着现代企业制度改革的深化，国内经济市场化进程加快和市场竞争的加剧，企业生存和发展的环境发生翻天覆地的变化，这种变化必然要求进行企业文化的变革和创新。然而，任何一种企业文化都不可能凭空产生。它的形成一方面有其历史渊源，另一方面也要借鉴、吸收国内外先进的企业文化建设的经验。建设新型企业文化首先必须继承原有企业优秀的文化传统。企业文化应在继承中发展，发展中创新。

　　“精心工作、止于至善”是燕山石化公司在党委五届三十次扩大会议和九届五次“双代会”上针对“争当中国石化尖兵”的战略目标提出的最新工作理念。继早年的“团结、求实、严细、创新”，到2005年公司提出“严细管理”之后，我们逐年加以深化，“精心工作，严细管理”、“精心工作，严细管理，争创一流”、“精心工作，严细管理，持续创新，科学发展”，在一年一个台阶的理念升级背后，我们看到的是燕山企业文化的继承和发展。“精心工作，止于至善”是我们基于过去的深厚积淀提出的更高层次追求。

　　档案知识管理就是要在建设企业文化的过程中，将所保存的大量的企业档案中筛选出反映企业好的传统的档案史料，形成专题并精心编研成册提供给有关领导和部门参考利用。

　　2.5树立典型，弘扬企业精神

　　先进是企业文化的一种象征，他们的一言一行体现了企业的价值观念和行为准则。企业传奇般的创办人、企业的劳动模范、企业的优秀员工，都是企业的先进人物。大力宣传先进，使大家都以先进为榜样，可以增强企业的凝聚力，提高全体员工的素质，使企业文化得以弘扬。企业先进人物档案忠实记录了先进人物从一个普通员工成长为先进人物的轨迹。将这些先进人物的档案材料汇编成册，通过宣传他们的事迹、弘扬他们的精神，教育干部职工热爱企业、忠于职守，在本职岗位上，履职尽责，推动燕山石化发展；弘扬这种精心工作、注重积累、不断成长的职业精神，专心致志、精益求精地做好本职工作，经年累月，积量变为质变，成为岗位能手、行业专家，实现人生理想和价值，更好地服务社会。

　　2.6化解矛盾，巩固企业文化建设

　　目前国有企业改革进入攻坚阶段，因结构调整而进行的减员增效、下岗分流等，使企业面临不少新的问题和矛盾，只有正确处理好这些矛盾和问题，才能最大限度地调动职工群众生产经营和参与改革的积极性和创造性。许多企业设有信访办，负责处理信访事宜。将信访档案分类汇总，细细研究，可以从中了解员工关心的热点、难点问题，摸清员工的思想脉搏，有针对性地做好员工的思想政治工作，化解矛盾，消除企业文化中不和谐的音符，增强企业凝聚力，巩固企业文化建设。

　　2.7研究考证，企业文化的权威见证

　　企业文化是社会文化的一个重要组成部分，在多种社会文化中占有特殊的重要地位。当学者研究社会文化时，也会研究其不同的构成，如果缺少企业档案的记载，学者对企业文化的研究就缺少了第一手资料。

　　3、企业档案知识管理与企业文化的内在联系

　　企业档案记载企业发展的轨迹，企业的文化思想也被真实地记录在企业档案之中。唯物辩证法告知，共性存在于个性之中，个性亦离不开共性，企业文化亦是如此。企业文化不仅要注重其共性建设，更要注重其个性的设计和塑造，以反映本企业的特色。企业文化的个性设计和塑造离不开企业档案，要通过挖掘积淀在档案中的文化精髓，继承本企业的优良传统，体现企业特色，在企业文化的共性中充分显露其个性。

　　档案学理论已经论证了企业档案是一种企业文化现象，而企业档案的内容也处处展示出其独具的文化特色。企业文化在企业发展中的作用已得到广泛共识，企业档案在企业文化建设中相互作用，相得益彰。而在企业档案与企业文化之间，知识管理就是横跨二者之间的桥梁，因为档案精髓的挖掘与积淀这个过程，其实也就是信息提升到知识的过程。较之传统产业，其企业文化更具有开放、创新、应变的特点，唯有如此才能保持创造力和竞争力，因此在企业内部更加注重行业知识和资讯的更新和整理，以及经验交流和企业内训的实施。

　　4、结语

　　企业文化内求团结以增强企业凝聚力，外求发展以增强企业竞争力。企业文化是知识管理的文化基础， 决定着企业能否长久生存和可持续发展，也决定着知识管理能否达到预期目标，企业的创新能力也尽含其中。所以，知识管理首要的一个环节不是对现有知识资本的管理，而是对企业文化的改善，使得知识更容易创造、交流和积累。企业文化对知识管理的意义如同土壤对大树的意义，企业文化的底蕴越深厚，知识管理就越有成效。

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