加强医院科研档案管理 促进科研信息利用

　　前言

　　科研活动随着医院学术建设水平的提高，也越来越频繁，随之所产生的科研档案资料数量庞大。科研活动的复杂多样，导致了资料内容的多样性，其来源也是五花八门，加之涉及人员广泛，导致了科研资料收集、存放、管理和利用的复杂性和艰巨性。而档案管理一旦出现问题，就会影响科研成果的保存和流传，影响科研活动的持续进行，甚至对医院相关部门乃至上级管理部门的政策制定和措施实施，影响整个行业的学术氛围和学科管理。那么，该如何提升科研资料的档案管理水平，优化档案管理体系，科学有效利用科研档案资料呢？

　　1、坚持统筹兼顾原则、实现协同管理效果

　　如何有效地把医院科研活动与档案资料工作科学统筹，有机结合起来，让其相互促进，协同作用。当按照统筹兼顾、协同管理原则，对科研活动的所有信息进行全面收集、管理和保存。首先，要要将收集工作做好，因为它是科研档案管理工作的基础，如果收集工作做得不够好，则会影响整个科研资料的整理、筛选及其他后续工作。其次，在资料搜集工作做好以后，筛选和整理工作，应当按照科研档案管理理念和相关的管理规定条例进行分门别类的规整，再次，在存放科研档案信息资料的时候，必须确定硬件设施的安全有效，消防防盗设备齐全。必须注意的是，档案管理理念的融会贯通是贯穿档案管理工作始末，而科研档案具体负责人员的职业素质也必须过硬。只有如此，才能真正做好医院科研档案的管理工作，做到统筹兼顾、协同管理，提高科研档案管理工作的有效性。

　　同时，科研档案管理人员的专业素质、服务意识和人文意识都应当不断提升和完善，为科研资料的档案管理工作打好基础。具体的做法如下：

　　在科研活动举办的过程中就进行相关资料的搜集，而不是待到活动后才进行资料整理收集，这样就可以提高科研资料搜集工作的效率，并降低难度、缩短时间。笔者认为可以设计《医院外出参加学术会议登记表》，将参会人员的个人信息、所在单位、科研项目、参会情况等内容进行登记，确认无误后交给医院相关部门审批签字，提高具体人员参加科研学术会议的积极性，降低财务审批难度，且将此表作为有效的科研档案资料保存，为后续的科研档案资料保存创造便利；

　　优化科研学术会员参与的审批手续，简化流程，提高效率，并设计参加会议的详细流程，及对相关规定做具体说明，提高科管部门的服务质量。

　　2、完善档案管理制度、规范档案查阅流程

　　“凡事预则立，不预则废”，相关部门应当按照《医院科技档案管理制度》，对现有科研资料档案管理进行优化升级，实现“集中管理，分类执行，协同合作”的集约化管理模式，并充分运用信息化手段，实现无纸化办公，提高工作效率，节省物质资源。在查询、利用的过程中，严格按照管理规定及流程，保证科研档案信息的安全和完整。具体做法如下：

　　独立保管，责任到人。将科研档案信息与其他档案资料区别开来，设置专门的保存设备或档案盒，设立专门的科研档案资料管理（存放区）。对于专门的档案盒，进行具体的资料审核，首先确保档案资料的真实性和有效性，按照顺序进行装订，在首页设置目录，方便查阅。具体的保管内容包括：项目申请书、合同、财务账单、课题资料等。

　　优化程序，按章借阅。针对因科研档案借阅频繁，资料损害丢失严重的问题，科研资料档案管理部门对现有《科研档案借阅记录表》进行优化和内容完善，并增加《课题档案管理不良记录表》、《课题档案借阅表》等具体表格，将在借阅过程中造成科研档案破坏、丢失的个人或单位进行登记备案，对其信用实现扣分制，并进行通报，达到警示作用。从而减少科研档案在借阅过程中产生的损坏和丢失。

　　尽可能保证科研资料的完整性，为科研档案管理工作持续开展创造条件。

　　3、运用网络信息技术、提高科管服务水平

　　知识经济时代，医院科研档案管理工作同样离不开信息化手段的运用。医院科研档案资料管理部门应当充分运用计算机、档案管理软件等信息化手段，提高科研档案管理的有效性，提升科研档案信息服务水平。具体做法如下：首先，运用Excel表对科研档案的基本信息进行登记记录，为科研档案管理工作的信息化打好基础，节约人力、物力等成本，提高科研档案管理工作的效率。在科研档案管理过程中运用Excel表的数据存储与筛选功能，对所存储的档案资料设定标记、提醒功能将研究课题的到期时间、需要条件等进行协同管理；运用Excel表的数据透视功能，分类统计不同级别的科研项目立项数和经费数额；运用Excel表的分类汇总功能，对每年每个科室的申报的项目数量、通过数量、发表论文数量等进行分类汇总；最后运用Excel表数据合计功能，为医院领导层提供决策所需要的科研档案资料。学科建设及医院管理年检查时，运用数据筛选功能，快速提取各科室各类科研数据进行自查，并提供数据支撑。

　　将图像扫描技术充分运用到医院科研档案管理当中。直接对科研资料进行图像扫描，以图片的形式进行保存，可以避免纸质资料在借阅过程中的损伤及丢失，通过计算机查阅，可以提高效率，供多人同时查阅，节约资源和资料存储空间。

　　建议以下档案资料可以以图像方式存贮：立项批文扫描件、成果证书扫描件、成果奖励证书扫描件、著作有效证明资料扫描件、学会任职证书扫描件等，存入计算机时，课题批文扫描件按级别、任务来源单位、批文年份设文件夹存放，使档案存放有序，查找方便。科技档案在医院医疗、教学、科研和学科建设活动中，发挥了便捷的全面的支撑作用。

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