优化社保档案建设 确保社保工作持续性

　　引言

　　近年来，我国社会保障工作进入了快速发展阶段，特别是城镇基本养老保险与农村新农合的推行，各种保险费征缴范围得到扩大，人们参保的种类及参保人们数量逐渐增加。所以，社保业务的档案数量也随着增加。社保档案的管理工作时社保工作重要基石，目前，我国社保档案管理主要是凭借社保工作人员收工操作，社保档案管理方面存有制度和体制不健全、相关软硬件设备不配套、管理档案的工作人员素质较差、信息化程度较低等问题。社保部门需要把档案管理工作列入社保工作的总规划中，规范档案管理工作，加强档案的信息化、专业化管理。

　　一、社保档案内容及建立社保档案的重要性

　　社保档案通常指记有参保人员基本信息，能够体现参保人社保待遇及缴费义务的各种文件、文书及凭证等。要做好社保工作，必须先做好社保档案的基本管理工作，社保档案既是参保人参保的重要证明，也是社保部门科学化管理的重要条件。社保档案管理是一个专业化管理工作，社保档案具有数量庞大、以人为本、动态变化及规范性强的特点。社保档案是参保人员维护其利益的重要保障，社保档案记录者参保单位或参保个人的参保过程中，参保者凭借此档案可以享受对应待遇，所以，社保档案管理工作对参保人利益具有直接影响，特别是人口流动性较大的地区，社保档案是否完整与安全对参保人正常利益的维护具有重要影响。社保档案是开展社保工作的基础和前提，社保档案关系着参保人的一生，参保人从开始办理保险到享受社保待遇之间相隔很长时间，由于参保人可能工作变动、失业或变更等，涉及很多复杂内容，社保资料必须完整，后续保险工作才能正常开展。社保档案是档案管理工作的一部分，规范和管理社保档案关系着我国档案事业的建设水平。

　　二、目前我国社保档案管理方面存有的主要问题

　　（一）社保档案管理的有关软硬件设施不够配套，信息化程度低

　　因为社会保险业务的工作数量十分庞大，参保环节有很多，所以，社保档案管理业务的设施需要不断改善，有关档案管理设备需要非常先进，而实际社保档案管理方面投入的软硬件设施多数都不配套，很多管理工作处于利用人工辅助状态，极少数单位运用了有关档案管理软件，档案管理工作未实现信息化管理，社保文件前段和后端不通。

　　（二）管理方式落后，管理制度不够完善

　　我国社保管理机构有很多层次，这些机构层次也比较分散，总的管理方式比较落后。因为社保种类有很多，各类保险归口不统一，每个种类保险又关系很多管理部门，一些归人力资源保障局，一些归劳动保障度等，上面归口部门混乱，后端档案管理更不规范，很多社区或农村社保机构的基层平台建设都十分落后。尽管我国档案局与社会保障局制定了一些社保档案管理方面的规定，但社保办理机构过多的关注怎样方便人们和提高工作效率，因为人员编制、服务场所及经费支持方面限制，许多业务办理都要依靠工作人员手动操作，社保信息和基础数据未实现信息化。

　　（三）管理人员缺乏专业知识，操作不够规范

　　我国社保业务经办机构的绝大多数经办人员都不是档案专业毕业，缺乏档案管理方面的业务知识，不了解档案管理工作的管理方法及有关政策，档案管理技术水平较低，缺乏档案意识，实际工作过程中经常有社保人员将档案进行随意处理的现象。如果社保档案资料没有及时归档或随意进行留村而导致档案丢失，社保参保人受到不必要损失。除此之外，因为社保档案的管理人员很多是办理社保业务的工作人员或外来兼职人员，这些人整理社保档案，管理缺乏科学性与连续性，平时管理容易出现混乱现象，档案查询与更新也会非常慢，给社保档案运用造成一定影响。

　　三、规范社保档案管理的方法

　　社保档案管理是一项关系民生的重要工程，它在社保工作中占有重要地位。社保档案是参保者维护权益的重要根据，是参保人员和社保机构间的桥梁，社保部门提供民生服务离不开社保档案。所以，社保部门要重视社保档案的管理工作，加大档案建设工作投入力度，把档案管理划入社保工作总规划中，实现社保档案的科学化、制度化管理。

　　（一）树立社保档案意识，加大软硬件设施的投资力度

　　档案管理部门要利用宣传促使社保经办机构认识社保档案的重要性，意识到开展社保工作离不开社保档案的管理，进而才能加大社保档案管理方面的投资力度，投入大量资金购置先进的软硬件设施设备，逐步改善档案保管环境。如果投资力度足够大，要将办公区域、档案库存去和查阅区独立划分出来，根据库房验收标准设置硬件设备，把档案管理系统划入电子政务规划中，消除后端管理软件和前台业务软件间屏障，利用信息安全方法构建信息共享平台。

　　（二）完善档案管理制度与机制

　　目前我国社保档案管理的体制十分分散，这有悖于档案管理中的集中管理原则，特别是推行五险合一以后，社保档案材料生成及运行环境都发生了变化，经办机构需要调整其工作机制，成立地方社保档案的管理中心，集中管理各类社保机构的社保档案和社保资料，这样不仅便于参保人员运用，而且能够解决各经办机构在管理档案方面物力与精力不足问题。

　　（三）加大档案管理人员技能培训

　　近几年，社保经办机构开始招聘大量应届毕业生及设备人员，这些人很多没有档案管理的有关知识结构，缺乏档案方面的专业知识，社保部门要利用各种形式让他们参加各种档案专业的技能培训，提高社保工作人员业务能力与综合素质。也可以根据实际工作聘请档案管理方面的专家开展专题讲座或组织各种微课大赛，促使社保工作人员加强档案方面知识的学习，弥补其档案技能的不足。

　　四、结束语

　　社保档案是社保事业的一个重要分支，社保档案管理对社会保障体制机制的改革具有推动作用。在当今时代环境下，社保部门要增强责任感，树立档案管理意识，加强档案管理工作，努力提高工作效率，为社保工作持续性提供良好环境。

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