浅析人力资源管理中人事档案管理的思考

　　中图分类号：D630 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）013-000-01

　　人事档案管理属于人力资源管理中的一部分，人力资源管理是否科学离不开人事档案管理的辅助，通过人事档案能够了解人才的自身详细情况，合理选择需要的人才，而现阶段人力资源管理中人事档案管理存在问题，需要进一步有效提升人事档案管理水平。

　　一、人力资源与人事档案之间的关系分析

　　人力资源管理是与一定物力进行有效的结合人力，通过运用科学有效的方法合理组织、科学培训、合理调配，使物力与人力之间形成合理的比例，做到知人善用。人事档案为人力资源管理提供基础信息，人事档案管理直接影响了人力资源管理工作的效率。

　　二、人事档案管理对人力资源管理的负面作用

　　1.虚假的人事档案材料能够阻碍人力资源的合理分配，虚假的人身档案掩饰了档案的真实性，如果存在这些缺乏真实性的人事档案，那么人事档案将失去使用价值。由于现在技术手段的提升出现了很多伪造学历、伪造学士学位、个人简历造假、年龄造假的情况频发，使人事档案管理产生很多问题。档案如果存在不对称的信息将直接影响人力资源的合理分配，让很多有才能的人员丧失就业机会。

　　2.如果人事档案材料的管理缺乏集中性，使人力资源的管理效力降低。人事档案需要客观全面的介绍一个人的真实状况，现在人事档案材料中存在档案内容抽象，材料简单不细致，这样很难通过档案了解一个人的真实情况，对于企业通过人事档案选拔人才的时候没有任何参考价值，以至于直接影响到员工的正常晋升等等。

　　3.人事档案材料管理方式陈旧，时效性不高，使人力资源的管理效率降低。我国现在已经步入了信息化时代，由于经济的发展促进了科技的发展和创新，因此，人事档案的管理方式、管理制度以及管理体系都需要及时更新，这样才能适应社会的发展。如果人事档案管理方式落后、管理制度得不到及时更新、管理体系不进行改革，那么直接影响新制度、新方式、新体系的发展，导致人事档案管理效率不高。由于我国很多城市的人员的流动性大，如果不及时更新管理制度和技术水平，势必将跟不上人事管理规划的步伐，使人力、物力、时间大量的浪费。

　　三、人事档案管理对人力资源管理的正面作用

　　1.人事档案它的具体内容是记录了员工一生的个人经历及其日后发展过程，企事业单位通过人事档案才能真正了解一位员工的过去，从而通过档案来衡量一名员工真正的发展潜力，从而有效避免人才被埋没，企事业单位还可以通过人事档案中的有效信息，最大限度的了解人才能否为自己的企业效力。

　　2.利用人事档案企事业单位对人才能力的不同合理的安排适合他们的工作岗位，充分发挥人才的特长，为企事业的发展合理配置人力资源。

　　3.人力资源需求主要源于组织内部，真实有效的人事档案能够分析组织内部人力资源状况能否适应快速发展的社会，从而制定科学的人力资源管理机制。

　　四、现代化的人力资源管理需要完善的人事档案管理

　　1.人事档案管理过程当中，应该及时更新规章制度，这样才能适应人事档案管理制度的发展，建立科学化、规范化、合理化人事档案管理制度，才能帮助人事档案管理更具有制度化与法制化。在人事档案的管理中要建立完善保密的档案材料传递系统，对人事档案的登记过程进行监督，真正实现动态管理，通过先进的科学技术手段来拟补人事档案管理不足，还能将以前丢失的档案材料查找出来，保证了人事档案材料的完整。

　　2.将人事档案集中纳入人力资源统一管理中，人事档案能够更加真实的反映一个人的全貌，做为人事档案的管理人员需要采取现代科学手段及时有效的更新全体人员的所以与工作相关的情况，在工作中为全体人员建立真实的人事材料，充实档案的具体内容。

　　3.人事档案管理人员要具备较高的政治素质、良好的职业道德，拓宽档案管理人员的知识领域，才能提高人事档案管理人员的工作能力，使档案管理人员能够很好的适应全新的档案管理方式。同时我们对于档案管理人员的服务意识要进行提升，更好的为人力资源管理和高层决策提供有效的服务。

　　五、人事档案管理对于提高人力资源管理的作用分析

　　1.检索工具要进行科学的完善，建立合理的人事档案管理目录

　　人事档案检索工具要具备多种类、高功能、检索效率快，档案检索工具要满足档案信息保存的需要，我们要满足档案与日剧增的需求，我们要建立档案数据库并根据数据库的情况建立档案的检索目录。检索工具要设计的简单方便使用，符合人事档案使用的习惯，符合档案内容资料和形式特征。

　　2.人事档案管理人员要参与单位的薪酬管理制度

　　为了能够更好的提高人事档案管理在人力资源管理中的作用，作为档案管理工作人员要参与单位薪酬评判，从而制定合理的薪酬制度。逐步推广绩效工资，增加业绩，制定绩效考核机制、奖金分配机制。

　　3.做为人事档案管理人员要进行定期的教育培训，并建立奖金与工作挂钩机制

　　提升人事档案在人力资源管理中的作用，人事档案管理人员要进行定期的教育培训。比如对档案管理技术维护人员提供培训教育课程，这对于建立完善的员工档案提供帮助，对日后晋升、评定职称有一定的帮助，为员工奖金评定提供重要的参考依据。

　　4.人事档案管理必须与人力资源管理相适应

　　采用现代化科学技术管理手段对人事档案信息进行有效的管理，利用网络信息化管理方式争强人力资源部门与外界人才之间的沟通交流，从而开放交流模式。伴随我国知识经济的进步，人力资源对于企事业单位的发展日益明显，现阶段的人才流动非常频繁，促进了人才质量的提高。而政治体制的改革与深化，人事档案社会化开发式管理模式将成为普遍使用的人力资源管理模式。

　　六、总结

　　真实有效的人事档案能够帮助人力资源建立与开发。因此，我们需要发挥人事档案管理作用，促进人力资源管理发展。

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