基层事业单位文件档案管理现代化的实现路径探析

　　中图分类号：G276 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）013-0000-01

　　前言

　　计算机网络技术的兴起使得文件档案管理的效率更高，在很大程度上解决了传统档案管理准确率与效率较低的问题。事业单位中的文件档案管理工作的运行效率更高，只有不断更新技术与理念，才能够让文件档案管理工作与时俱进，让基层事业单位中的文件档案管理工作更加现代化与系统化是当前需要面对的主要问题，因此，有必要对这一问题进行深入研究。

　　一、当前基层事业单位文件档案管理的不足

　　当前基层事业单位文件档案管理的不足主要表现在以下几个

　　方面：

　　第一，制度存在缺陷。现阶段我国事业单位在文件档案管理工作中存在档案序号不全、标题欠缺、组卷差异、缺失目录等问题，这都是管理制度存在缺陷造成的，另外，很多事业单位中的档案在保密工作方面做得非常不到位。当前我国绝大多数事业单位虽然制定了文件档案管理方面的相关制度，但在执行过程中，却没有得到真正的落实，只流于形式，没有将文件档案管理制度的作用充分发挥出来，降低了制度的可靠性。

　　第二，检索效率低下。文件档案在检索过程中可以运用人工或计算机两种方式进行检索，检索效率在很大程度上依托于档案硬件设施与检索工具。现阶段，人们进行文件档案检索的方法主要为计算机检索，也有一些单位为了提升检索效率，运用了多种检索工具[1]。但当前的误区在于只注重检索速度而不注重检索质量，而且检索工具设置的太过繁琐反而会加大检索难度，本末倒置。

　　第三，利用效率较低。对于基层事业单位来说，文件档案管理是对其未来改革与发展起到重要作用的工作，能够帮助基层事业单位回顾历史，规划未来，有利于事业单位相关工作的开展。无论从经济角度讲，还是从社会角度讲，文件档案管理工作都能够为基层事业单位带来一定程度的提升。但是在过去的很长一段时间里，我国的基层事业单位并没有对文件管理工作给予充分的重视，没有对其中的有效资源与信息进行合理利用，浪费了其中隐含的效益。

　　二、基层事业单位文件档案管理的工作要求

　　文件档案管理工作的现代化指的是运用先进的技术与设备，对传统的管理方法进行改进与更新，让基层事业单位中的文件档案管理工作能够与时俱进，适应时代发展的需求。具体包含以下三个主要方面：

　　其一，实现办公无纸化。信息技术的不断发展让数字化的储存形式进入到了人们的视野中，实现文件档案管理工作的无纸化不仅能够让文件档案管理工作更加方便与快捷，还能够起到节约资源、保护环境的作用[2]。其二，加强管理数字化。缩微技术的发展为基层事业单位中的文件档案管理提供了发展途径，节约了管理成本、提升了储存效率、延长了保存周期。其三，促进发展市场化。基层事业单位中的文件档案管理能够记录历史进程与社会发展，是一种不可再生的资源获取方法，档案管理的市场化发展能够激发社会对文件档案的保护意识，有利于将文件档案的作用充分发挥出来。

　　三、基层事业单位文件档案管理现代化应用

　　当前，我国事业单位正在进行一系列的改革与完善，科学合理的文件档案管理能够帮助基层事业单位协调发展与高效运行。文件档案管理的现代化的实现路径具体体现在以下几个方面：

　　首先，构建健全的档案检索体系。目录是进行文件档案检索过程中的重要组成部分，随着科学技术的不断发展，对文件档案目录的管理也发生了一些变化，当前已经存在专门的软件，能够对目录进行标准化分类，通过计算机，实现目录的自动汇总，在很大程度上节省了检索时间[3]。

　　其次，实现档案库房现代化管理。通过网络技术，能够实现对文件档案库房的实时监控，营造更适合档案存放的环境，对文件档案房中的温度与湿度进行严格控制，还能够有效防火防盗，实现对库房的标准化、现代化管理。

　　再次，强化档案工作的辅助工作。在基层事业单位中，档案工作的流程比较繁琐，在管理过程中，会产生一些再生的档案信息，提升了文件档案的管理难度。所以，运用现代化手段强化文件档案的辅助工作是非常重要的，不仅能够让相关人员的执行更加方便，还能够保证文件档案信息的实时性。

　　之后，建立文件档案系统无纸化。在基层事业单位中，实现文件档案的无纸化需要先构建起健全的档案信息数据库，让文件档案管理的规范标准程度更高，之后管理文件档案中的音像信息，提升音像信息的存取速度，最后需要强化授权管理。

　　最后，打造健全的档案管理网络。基层事业单位需要把握当前网络信息时代的良好机遇，加快由传统档案管理方式向现代化管理方式的转变，只有与时俱进，才能满足当前乃至以后工作的实际需求[4]。基层事业单位需要以自身发展目标为基础，打造健全的局域网，实现对文件档案信息有效管理与保护，提升资源的利用效率。

　　四、结论

　　现代化的文件档案管理方法能够在很大程度上避免传统方法的弊端与不足，在基层事业单位的改革进程中，要充分重视文件档案管理工作的重要性，抓住发展机遇，跟上社会的发展步伐，运用现代化的文件档案管理方法与管理手段，对传统文件档案管理方式进行优化，让基层事业单位中的文件档案管理工作更加适应现代社会的发展与使用需求。

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