数字化时代高校档案工作新模式的构建探索

　　中图分类号：G647.24 文献标识码： A 文章编号：1001-828X（2015）010-000-01

　　前言

　　二十一世纪竞争以知识经济为主导，对于社会生产方式、人民生活及思维方式等方面都产生了强烈的冲击。在这一过程中，高校档案工作也出现了一定的转型，从传统的、专人档案规整、分类、编码等，逐渐转变为以电子信息技术主导的智能化、网络化档案构建与完善，这一过程是在不断探索、尝试和优化中实现的。基于此，笔者主要从高校档案新模式的构建要求与相关思路进行阐述。

　　一、高校档案新模式的构建要求

　　（一）保障高校档案工作开放化、共享化

　　在知识经济时代，信息交换为社会主要交往形态。在这一过程中，高校档案越来越突出表现出其自身的信息属性，公众对于其关注也逐渐加强。与现代社会相契合的是，信息需要以开放化、共享化状态存在，这就为高校档案工作信息提出了杜绝“重藏轻用”的要求，要改变过去封闭、僵化的工作模式，实现真正的共享。共享要求高校档案信息更好的与社会相融合，主要体现为，在学校同社会过渡时档案工作结合方面，主要为交换、探究档案并挖掘档案其他有用方面，实现档案价值的有效体现。首先，要尽可能优化与丰富档案库藏，以实现高校档案物质基础的充分积累；其次，要对档案信息社会化充分体现，这就要求档案信息不仅需要面对学校学生、教师及领导群体，满足在教学等公务中的查询，而且要服务于校外，解决校外相关的学生日常学习与生活问题；最后，档案信息的查阅形式应多样化，通过完善体制实现电话、传真及信函查询等。

　　（二）体现高校档案工作网络化、自动化

　　如今，知识经济多依靠高新技术为主要发展形态，而网络技术无疑为当前核心领导技术，对于信息处理的高校、便捷等威力不可小觑。新形势下高校档案需要做的就是以现代科学原理作为基础，结合网络技术、计算机技术，将以往小容量、劳动强度大、效率低的档案管理模式，转变为大容量、低劳动强度、高效的模式形态。在这一过程中，计算机技术是实现自动化管理的基础、主要技术，在信息存储、处理方面能力巨大，尤其是在建设纸质档案数字化模式方面，及大容量、高精确度信息数据库方面。另外，现代通信技术能够实现档案收、发的网络化与便捷化，在互联网发展浪潮的驱使下，高校档案信息网络化成为必然。

　　二、构建高校档案新模式的相关思路

　　（一）在高校整体发展规划中充分纳入档案工作

　　对于高校日常工作而言，档案工作十分关键。若要实现对于档案工作的充分优化，制定科学、合理的档案策划方案为首要目标，然后再将目标细化为若干小任务，并分别落实，有效整合，从而实现档案工作的最终目标。从档案工作规范化角度来看，档案工作计划的制定能够很好地与高校发展步调一致，在高校统一领导计划的指导下，档案工作有条不紊的展开，通过各个部门的密切配合和全体相关人员的有效参与，能够有效保障档案资源的全面收集与科学规整，是高校稳步、长远发展的重要保障。

　　（二）有条不紊的落实对于高校档案目标的管理

　　在最近几年，很多高校都开始实施“档案工作的目标管理”，即将档案工作具体任务分解，并安排到各相关院系、职能部门。在这一过程中，档案工作领导机制的构建十分必要，它建立在档案馆基础上。其次，通过教育、宣传及培训，发展壮大档案工作责任队伍，强化相关院系、部门中档案管理者专业化乃至综合素质。另外，健全档案管理制度也是必要项，这一点主要是针对诸如归档规范性、统计准确、全面性而言。最后，要采取措施充分调动广达参与者的工作积极性，例如在进行高校基建项目竣工验收的档案工作中，可以将群众力量充分调动起来，使工作整体质量有效改善。

　　（三）充分利用数字化时代中先进的信息手段

　　目前，高校档案工作主要通过信息手段进行档案文件数据库的建立、电子归档等，另外建立有效的信息服务平台，方便教职工进行科研工作，以及学生学习生活。这一过程利弊共存，面对网络平台上各种威胁，如病毒、被恶意监听等，要充分落实信息平台安全防护措施，如安装防黑软件、进行安全设置等，另外可以通过将计算机IP地址隐藏也可以达到安全防护的目的。高校应将提供一定的财力支持，用于档案管理软件的安装、数据库和服务平台的建立等。

　　（四）落实高校档案编研工作

　　档案编研工作的主要目的为补充学校馆藏中缺乏、未集中收集的档案信息，并加以分类、处理，从而提高档案信息系统化，方便师生查阅与运用。如对于年代久远的资料，可以通过深度挖掘并整理形成电子版存档，方便查阅者查找与参考，这样做，对于高校建立特色文化背景的建立十分有利，能够根据相关档案信息构建本校校史，方便后备研读与学习。另外，围绕史料征集、收集，要落实部门责任制，并由相关部门加强监督力度保证落实，在档案资料收集完毕后做好监管及接收工作。

　　三、总结

　　数字化时代下高校档案工作新模式的构建工作对于保障高校档案工作开放化与共享化，体现高校档案工作网络化、自动化十份关键，且有很长的路要走。在本文中，笔者提出了构建高校档案新模式的相关思路，即在高校整体发展规划中充分纳入档案工作、有条不紊的落实对于高校档案目标的管理、充分利用数字化时代中先进的信息手段及落实高校档案编研工作等方面，以期为行业提供一定的借鉴。

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