人事档案在人力资源管理中的重要作用

　　人事档案作为我国人事管理制度中的重要特色，其通过对个人身份、学历、资历等信息进行真实记录，为个人工作关系调动、工龄计算等提供必要的参考依据，特别是在当前一些企事业单位中，人事档案更发挥着非常重要的作用。

　　一、人事档案的特点

　　（一）全面性。人事档案是对员工个人履历、政治面貌、考评等相关信息进行真实的记录，对员工的个人成长和思想发展等进行全面记录，通过员人人事档案，可能对一个员工有一个全面的了解。（二）现实性。人事档案作为人事资源管理工作的重要依据，通过人事档案，人事部门可以正确的使用人才，并制定与人才相适应的薪酬体系。（三）真实性。人事档案最为重要的一点即是真实性，由于人事档案整体内容上具有较好的真实性和完整性，所以可以为用人部门提供优质的服务。（四）流动性。人事档案管理工作需要与员工的人事管理工作具有统一性，由于当前员工流动性较大，所以在员工调动过程中，需要进行人事档案的调转，使员工与人事档案保持一致性。（五）机密性。人事档案内容中包含着个人的的诸多信息，所以其具有机密性的特点，在任何情况下，任何人都不能对人事档案材料进行私自泄露和保存。

　　二、人事档案在人力资源管理中的作用

　　（一）为人力资源管理提供真实可靠的信息

　　企业在发展过程中，需要充分的挖掘每一名员工的潜力，做到人尽其才，使其在各自岗位上能够发挥最大的效能。这就需要人力资源管理部门需要通过员工人事档案对员工进行全面的了解，通过人员档案内容中对员工的全部历史和工作经历的记录，企业以此作为选人和用人的关键。通过人事档案，人力资源管理部门可以全面的对员工的详细情况进行了解，根据其各自所长来安排适当的岗位，这对于更好的发挥人力资源的作用具有极为重要的意义。

　　（二）为人力资源管理提供重要的依据

　　在企业人力资源管理工作中，通过人事档案可以为企业人力资源管理工作提供重要的依据。绩效考核作为人力资源管理的重要环节，与员工的晋升、奖惩、培训、薪金等都具有十分密切的关系。在绩效考核工作中，由于需要大量的考核记录作为依据，所以人力资源管理部门则需要利用人事档案中的信息，来对员工的业绩、素质和能力进行综合评价，并做出科学、合理的决策。

　　（三）优化人力资源的合理配置

　　人力资源配置是能通过将人与物有效的搭配，从而更好的发挥人潜力，提高工作效率。由于人力资源处于不断的变化状态下，人员具有较强的流动性，所以可以通过人事档案来实现人力资源信息的共享，对人力资源的需求进行科学预测，在促进人力资源合理流动的基础上，也能够对力资源配置进一步进行优化。

　　三、提高人事档案在人力资源管理中作用的策略

　　（一）充实人事档案的内容

　　在人力资源管理工作中，人事档案的信息和数据作为人力资源管理的重要依据。人力资源管理部门可以利用人事档案来对人才成长规律和工作经历等信息进行全面了解，加快对人才资源的开发，提高人力资源管理的科学水平。所以可以在传统人事档案内容基础上进一步进行完善，将能够反映个人个性化的一些信息和材料补充到人事档案中来，这不仅能够通过人事档案更全员的对员工的个人信息进行了解，而且也会为人力资源管理工作提供有效的助力。

　　（二）增强人事档案的真实性

　　真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员（如高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内容较少，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。

　　（三）加强人事档案的时效性

　　人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把薪产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的肘效性。加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。

　　（四）提高人事档案现代化管理的水平

　　当今社会，信息化和网络化已占据了主导地位，如何快捷方便地找到所需人才的信息，成为人力资源管理的关键问题。传统人事档案的纸质管理模式已远远不能满足这种需求了。这就要求改革人事档案的管理方式，大力推进人事档案管理的现代化，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。变由纸质管理为信息化管理，企业可以将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在企业内部局域网上建立平台，形成资源共享。加快人事档案信息在全国联网的步伐，实现个人信息的联网查询，以此来消除由于时间和空间等问题带来的障碍，做到人事档案资源的社会共享，使人力资源管理部门足不出户便能方便快捷的查询到想要了解的个人的全部信息，不仅节省了时间，而且也提高了工作效率。

　　（五）提高档案人员素质和全员档案意识

　　人事档案管理水平的高低与档案管理人员自身的素质具有非常密切的关系，为了确保人事档案管理工作的规范化，则需要努力提高档案管理人员的综合素质，做好档案管理人员的业务技能培训工作。同时档案管理人员也需要加快自身知识结构的更新，努力学习现代化档案管理知识和管理方法，将人事档案的作用更好的体现出来。同时还要加强人事档案相关政策及执行情况的宣传力度，努力提高全社会档案意识，为档案工作的发展打造一个良好的氛围。

　　四、结束语

　　人事档案是档案管理工作中非常关键的环节，其对于发现人才、使用人才和管理人才具有非常重要的现实意义。近年来，随着人事档案管理机制的不断创新，人事档案在人力资源管理工作中的作用得以更好的体现出来，不仅为人才管理和使用提供优质的服务，而且为促进社会经济的快速发展也奠定了良好的基础。

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