试论来源原则在电子档案管理中的作用

　　档案管理在社会的发展进程中逐渐向电子化发展，并且在发展的过程中得到证明，证明来源原则在档案管理中具有深刻的实践意义。来源原则并不仅仅在原有意义上保持不变，而是在变化中不断发展，进行创新与变革，与时俱进。下面我们就来具体讨论来源原则在电子文件中的作用与意义。

　　一、来源原则在电子档案时代对电子档案管理的意义和作用

　　1.来源原则体现了电子文件形成的相互关系

　　档案实体根据来源原则的要求进行划分，为了保证档案实体之间的相互关联，证明档案之间并不是孤立存在的个体，就需要明确该档案产生的来源，是由何人在何种环境下产生的，遵循来源原则才能将上述的问题搞清楚，每份文件之间或多或少都存在某种联系，要想弄清其中的关系，我们必须要以来源原则为依托，保留相关的历史文件，不能将档案工作看作是杂乱无章的，毫无头绪的管理工作。当前的档案管理人员已经普遍认识到这点问题，所以在实际的工作中，注重关联性，将相似的、存在联系的档案规放在一起，这样不仅能够便于查找，也在无形之中体现出了档案管理的来源原则。

　　2.来源原则仍是现代电子文件管理应遵循的基本原理

　　来源原则曾经深受美国相关工作者的重视，他们认为来源原则在所有档案管理原则中的地位不可动摇，究其原因，是由于来源原则具有一般原则不具备的优势。其一，文件的完整性在该原则的帮助下得以保留；其二，更加体现出文件的重要性，使得文件的证据性得以保留；其三，为相关档案工作者在整理、编目档案的工作中提供可行性更强的指导方针。虽然来源原则在各个国家的应用方面存在差异，但是总的核心思想是一致的，即“来源”。其承载着档案管理的理论与实践。在来源原则发展的过程中，并不是一帆风顺的，其同样承受过大众的不认可，众多批评性的指责，但是这些批评的声音并不是针对来源原则本身的，而是涉及到如何应用这一原则的。

　　3.来源原则在电子文件检索系统设计和应用上具有无可替代的指导作用

　　我们认识到在过去的档案管理发展历程中，来源原则只应用在实际的档案管理中，并没有涉及到电子化的管理，所以我们并不清楚来源原则是否同样能够应用于电子档案管理中。在1988年的国际档案大会中提到了这样的一个观点，即档案管理的进步并不会影响到传统档案管理中的某些原则，这其中就包括来源原则。在后一阶段的大会中还指出，来源原则经过了众多考验才成为档案管理的基本原则，所以电子档案的管理中依然适用来源原则，并且还能保证信息的完整与可靠性。其中具有两个相对重要的原则，其一是外在的方面，其二是内在的方面，也就是要正确分析档案的内容。

　　4.来源原则在电子文件时代仍是基本原则

　　虽然电子时代的到来为来源原则带来一定冲击，但是仍然不能撼动其核心地位。相关人员可以将电子信息管理作为一项新的挑战，档案管理的发展不仅局限在同一个地区，在欧洲、美洲等众多国家均有发源地，无论在哪个国家，来源原则都能够轻易地应对档案管理工作中遇到的挑战与难题，他们在不同的角度印证了来源原则的价值，并且将其发展下去，赋予档案管理工作崭新的生命力。所以在电子时代到来的这一阶段，仍然可以适用来源原则，档案管理人员积极的将文件进行保管，进而对其编目与使用。此时，同样不能忘记来源原则的性质，它并不是一个抽象的概念，而是在特殊的工作中所产生的某一实际概念。

　　二、来源原则在电子档案运行和管理中应用

　　1.同一“来源”等同于文件的形成者及其组织机构。但在电子文件大量出现并迅猛发展的情况下，随着“重新组合”的概念和“海量处理”的操作日益普及和简便，文件形成结构、文件发生和流转权限乃至文件信息经常被重新组合，特别是那些来源不再严格对应于现存的机关或组织机构的大量电子文件，如何正确判定其来源变成为亟待解决的现实问题。

　　2.将“来源”等同于制发文件的资格权限。然而现实工作中往往存在着“授权”现象，比如跨部门之间需要授权制发机关名义的公文等，如果电子文件系统不对这种权限加以辨别，便难以划分来源。

　　3.鉴定电子文件的来源和证据价值，须保存文件的所有原始信息。计算机辅助文件管理计划以原文本为基础，要求每份文件都配有简介说明，并要求著录项目覆盖所有的相关信息。加拿大国家档案馆在这方面进行了有益的尝试：该馆将馆藏电子档案分为两类，电子纯文本信息（如电子邮件、文字处理文件、备忘录）和非纯文本信息（数据库、图标、记录单等）。并根据文件的不同来源，制定了不同的整理著录规则，主要内容包括：其一，关于文件形成者的信息，如组织机构、文件存放地点、成文日期及接收、存贮文件的日期等数据；其二，关于自动化系统结构的信息，包括数据的目标准则和使用工具等；其三，关于数据内容的信息，即数据的编目与相关联系，现有的检索工具、代码一览表等；其四、关于电子文件结构的技术著录：文号、硬件与应用软件、利用的状况等。至此，我们不难发现，只有遵守来源原则，才能保持文件之间固有的历史联系。否则，档案工作就会是任意的、主观的和缺乏原则的。要确定电子文件和档案的来源，不可仅要求完整地保护全宗与文件系列和按照原始顺序进行分类归档。要使电子文件及其运行遵循来源原则，必须正确说明电子文件及其之间的原始联系。同时，在分析文件形成者职能的基础上对电子文件进行管理是远远不够的，运用来源原则意味着档案工作者要识别和保护电子文件的原始结构，了解其在整个生命周期中文件组合的变化。

　　三、结语

　　通过对来源原则的阐述，我们能够深刻的认识到其在电子档案管理中具有广阔的发展价值，有利于档案管理的系统化与深入化，经过相关学者的不断实践与整理，我们应该将来源原则的应用重视起来，使其始终处于档案管理的基本原则，为今后的档案管理工作的进一步发展作出贡献。

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