社会化视角下企业电子档案建设的现状及前景展望

　　网络技术的发展使得计算机的应用渗透到了企业日常各项管理的实践中，社会化的电子档案管理由此受益。档案管理的对象是企业为数众多的内部资料，具有数量多、要求质量高、处理环节复杂的特点，在社会化的趋势下，电子档案以其智能化、数字化、集成化的优势有效满足了企业的高标准要求。

　　一、相关概念综述

　　（一）社会化

　　社会化就是指企业将自己的部分业务外包到社会，利用社会专业化优质资源实现自己外包业务的高效运作。社会化的实现一般是立足于两方面的条件。首先，基于企业成本核算这一层面考虑，借助于自身来解决所有业务环节低效化问题，则会耗费大量成本，从而会直接阻碍核心业务环节的发展，将非核心的业务环节外包出去，就会起到“双赢”的目的。其次，从社会外包承接单位而言，具有专业化水准的外包承接单位在人力资源建设、技术条件、服务质量等方面都会使企业无法企及，在为企业提供高效化外包服务的同时，促进自身经济效益的提高。[2]

　　（二）电子档案

　　电子档案与纸质档案是相对应的一种概念，即是使用计算机磁盘来存储档案信息的系统，电子档案与传统的纸质档案具有较大的区别，从存储的形式、存储的容量等方面来予以阐述。从存储的形式来说，电子档案主要是将纸质的档案信息利用光盘、以字节、比特方式存储在电脑网络上，继而是以文字、数据、图像、表格或是符号的形式予以呈现出来；从存储容量这一视角来分析，相对于纸质档案，电子档案具有非同寻常的存储容量，举例来说，一张光盘的存储容量可以达到600 MB―4000MB，相当于350000张A4打印纸的纸质档案信息，除此之外，电子档案还在存储的安全性、外显的形象性等方面具有显著优势。

　　二、社会化视角下企业电子档案管理

　　在企业实施电子档案管理实践中，会因为自身不具有相应人力资源与技术条件而将电子档案管理实施外包，利用社会专业化的力量所实施的电子档案管理，就是社会化视角下企业电子档案管理。社会化视角下企业电子档案管理主要划分为以下几个类别。

　　首先，电子档案软件的社会化。即企业与软件制造商进行充分协作，将电子档案软件管理系统的研发外包给这一制造商，使之可以为企业提供具有个性化要求的电子档案软件管理系统。

　　其次，数字档案馆的社会化。即将数字档案馆的建设与维护、电子档案光盘、磁盘的压缩与制作、数据库的构建等都外包给社会专业电子档案建设企业，从而使得数字档案馆的运作更具有数字化的特点。

　　最后，电子档案资产与人力资源管理的社会化。这一模式指的是企业将自己的电子档案资产与人力资源管理完全外包给社会中专业电子档案管理商，这一模式具有高度的社会化特点，企业只是起到监管性的作用，但是其缺点就是在保障电子档案运作效率的同时也容易使档案数据信息存在泄露的危险。

　　三、社会化视角下企业电子档案建设的现状

　　企业的电子档案主要是包括企业内部的资料，这些资料涉及日常业务、内部规制、人力资源建设等诸多方面的文件、图片，以及影像资料等， 在存储的时候，往往就是将纸质档案的资料压缩为字节、比特等方式存储在磁盘、光盘或是磁带等介质中，在阅读的时候则是利用阅读器进行解压下载，最终提取。[3]在社会化的大背景下，企业的电子档案的发展取得了较为显著的成绩，但是也存在诸多的问题，下面就从这两个方面予以阐述。

　　（一）社会化视角下企业电子档案建设取得成绩

　　降低企业档案管理的成本，提高资源利用实效。对于企业来说，档案管理是其必不可少的环节之一，这一环节将会在提升其人力资源管理管理效能方面发挥作用，但是，基于档案管理自身所具有的复杂性与繁琐性特点，就使得企业在落实电子档案管理的实践中具有不少的障碍，尤其是在电子档案数据库的构建、软件的配置、网站的设计与维护等方面严重滞后，这就使得社会化的电子档案管理优势凸显。通过电子档案管理的社会化，就可以使得企业不必在电子档管建设方面注入过多的资本，社会化的电子档案外包承接单位会以自己高质量的服务与高水平的技术完成企业个性化的要求，以此实现电子档案资源的高效化运作。

　　促进社会分工协作的细化与资源的有效配置。从当前社会分工层面来进行分析，电子档案的社会化实质上就是社会分工协作的结果，企业可以将自己非核心的环节外包出去，在实施社会化的进程中节约了自己的成本资源，从而使自己可以集中更多的资源从事核心产业与经营，这对于社会的发展是有利的。因为企业本身就是社会的一个有机组成部分，在社会资源的配置的视角来说，资源的专业化使用将会促进资源产生更大的效益，据此而言，电子档案的社会化就会使得社会上的电子档案管理的人力资源、物力资源集中到了某一个部门或是社会的节点，由此达到资源有效配置的目的。

　　（二）社会化视角下企业电子档案建设存在问题

　　企业电子档案的社会化程度不够。一些企业虽然也致力于电子档案的社会化，但是仅仅是将无关紧要的电子档案推向了社会外包商，而将大部分的电子档案留在本单位处理，但是基于本单位的电子档案建设与管理的技术人员匮乏等诸多原因，从而使得电子档案数据库建设与运作、电子档案资料的压缩与下载技术支撑等都无法达到要求，从而大迟缓了电子档案作用的发挥，甚至于出现了“走倒车”的现象，一些企业又回到了档案管理的纸质化时代。 　　企业对电子档案的社会化的监管弱化。在一些企业的管理者看来，档案管理本身就是一个无关紧要的工作，相对于企业的生产经营部门，档案管理部门无法创造价值，于是将档案管理部门置于后勤管理体系。在信息化的时代，企业管理者根据上级的要求实施电子档案社会化的管理，这在一定程度上满足了管理者简化环节，集中力量发展生产的要求，但是在具体的实践中却采取了“一推了之”的策略，即将企业电子档案的资源以及管理的权限完全推给了社会，自己不负担任何的监管职责，对于电子档案管理的社会化管理的状况不闻不问，这就极易导致管理失控的危险，甚至于会使数据信息泄露风险加大。

　　电子档案社会化的安全保障能力不足。电子档案的外包承接单位一般会将不同单位的电子档案资源集中进行管理，但是，不同企业的电子档案的格式与软件会有较大的差别，互不兼容的处理系统容易导致数据信息的丢失或是被篡改，从而会给企业造成一定的损失，再者，一些电子档案的外包承接单位本身技术水平不够，在软件设计的时候，诸如防火墙的设计还处于低级阶段，无法有效阻止黑客的侵入，数据信息被窃取的问题由此而出现，这就会大大损害电子档案的外包承接单位的信誉。

　　四、社会化视角下企业电子档案建设前景展望

　　（一）电子档案社会化深度得到拓展

　　对于企业的管理者而言，电子档案的社会化是一个事关企业发展全局的工作，不仅会起到优化档案管理工作本身的作用，更为重要的是会促进企业各项工作，尤其是企业的战略规划、人力资源管理等工作的开展，因此，就应该将电子档案社会化的建设放置在企业发展全局层面予以认知，高度重视、认真规划，就会促使电子档案社会化深度得到拓展。

　　（二）企业对电子档案社会管理单位工作监管逐渐强化

　　对于企业来说，原有的“只放不管”的工作模式已经过时，社会化的“放”与有条件的“管”结合起来成为企业实施监管的必由之路。具体来说，在企业将电子档案实施社会化管理的实践中，从“整合社会资源、提升电子档案管理有效性”的大原则出发，与外包承接单位紧密协作，依托外包承接单位技术优势、人才优势等实现企业电子档案工作的健康发展，但是，为明确双方的权利与义务，应该是签订具有法律效力的文本，其中体现出企业所担负的主体监管的责任，这就会对外包承接单位形成约束力，使之着力于改善自己的服务质量，以此赢得更多的客户。

　　（三）电子档案社会化的安全保障能力进一步提升

　　电子档案社会化安全保障能力是促进社会化管理实效发展的一个十重要的部分，电子档案数据信息的安全是检验电子档案社会化保障能力的一把标尺，电子档案外包承接单位在工作的实践中，为保障企业电子档案的数据信息不被窃取，就要在局域网建设、软件设备的升级换代、防火墙与电子狗的设置等诸多方面增加资金投入、推进技术水平的不断升级，以此达到规避被黑客攻击的目的。[4]

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/145217.html