浅谈档案管理中信息化技术的应用

　　关健词：资源共享 开发 利用 信息化建设统筹 拓展

　　档案无处不在，同时又是一种稀缺、不可再生的资源。档案作为信息资源若要淋漓尽致发挥其作用必须轨入现代社会大信息网络，这是实现档案馆社会功能的最佳手段，也是档案管理中信息化技术（也可称数字化）广泛应用的捷径。同样，信息化技术在档案管理中的广泛应用也是社会信息化发展的必然要求，更是促进社会发展进步的催化剂。笔者就目前档案管理中信息化技术应用现状及如何科学、合理、高效地应用信息化技术谈几点看法。

　　一、目前对档案信息资源在信息社会的价值和作用还缺乏普遍认同

　　总体上看，档案信息资源的优化整合与开发利用建设工作落后于现代信息社会的发展需求，有些部门尚未认识到计算机信息化技术应用的迫切性和必要性，有些部门还存在“电脑盲”现象，导致了档案信息资源建设难以适应社会档案信息利用需求，加剧了社会对档案信息资源价值缺乏认同的现象。

　　二、总体规划组织协调档案管理信息化建设工作滞后

　　由于缺乏总体规划组织协调档案管理信息化建设工作，各部门、各单位网络没有形成有序的、相连的、统一的有机体，各自使用的计算机型号不统一、规格迥异、系统配置参差不齐，档案信息系统和网络建设不能互用，无通用档案管理软件系统，信息管理利用率低，影响信息编辑成果，制约档案信息电子化进程。档案技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，现行的档案整理、分类方法及著录标准及有关规定已不能适应现代档案发展需求。长期形成的传统档案信息管理方式限制了档案信息资源共享理念的创新与完善，桎梏着网络信息资源跨时空、多领域、全视角的共享利用，总之，档案信息管理通用性、规范性、开发性、服务性、共享性有待拓展和提升。

　　三、经费紧缺使得档案信息异地传播与利用的时间周期延宕，共享费用增加

　　开展档案信息化建设工作需要软、硬件双管齐下，需要相当的经费支持运作，档案机构资金来源渠道单一，完全依靠政府的财政投入常常捉襟见肘，难以满足档案信息资源的优化整合与开发利用。在现代社会大网络环境下，档案信息异地传播共享利用的成本暂且“忽略”不计，仅是杯水车薪的经费使得这项工作的时间周期延宕，共享费用增加，信息化建设工作常常力不从心。

　　四、目前档案管理信息化人才稀缺

　　档案工作人员既是档案信息的管理者，也是档案信息开发利用的“导航员”，目前一部分档案人员缺乏专业资格、数字化理论知识基础弱，由于培训机制不健全，可能存在工作力度与效果削弱的风险；档案人员整体知识更新速度缓慢、网络技术应用能力、信息资源处理能力亟待提高，这种现状难以适应信息时代的要求。档案部门高技术、信息复合型人才就更加奇缺，严重影响档案信息资源开发、利用、管理和发展。

　　针对以上现状，笔者就如何科学、合理、高效实现档案管理信息化进程提几点建议：

　　（一）建立系统规范的信息化建设统筹部门

　　档案管理信息化建设是时代和社会的要求，是档案事业发展的必然趋势，优势：可以把档案人员从繁重的劳动中解放出来；可以由传统模式转变为现代模式；可以实现档案远程便捷多方位同时利用；提高档案管理水平；大大减少对档案的人为侵害；可以融入社会，实现同其他部门对接。

　　载体档案数字化是现阶段档案数字资源建设的重要途径，“在全国数字档案馆推进会上，杨冬权局长明确要求，用15年左右时间，县直机关以上档案室室藏传统载体档案基本数字化，实现档案数字化利用。” 前国家档案局副局长李和平也曾指出：“档案信息化建设是我们档案工作者在网络下面临的共同课题，是一项管理性、技术性的系统工程和长期任务”。

　　近几年档案信息化工作在全国开展得如火如荼，从中央级档案馆到县级档案馆，从国有企业到私营企业，各个机构都把档案信息化工作作为整个组织信息化建设的一个重要部分来实施。例如，中国电信集团江苏省电信公司在2003年就已经确定了档案信息建设主要目标：一是建立各类档案数字信息资源库，二是建立支撑全省档案工作的档案业务管理系统，三是在全省实现资源共享和联网查询档案信息，为企业的生产、管理、决策提供准确、快速的服务，实现档案提供利用网络化。

　　档案信息资源作为国家基础性信息资源，其数字化开发、利用与促进我国经济社会发展、扩大政府信息公开、维护人民群众切身利益需要构建和谐社会建设等方面已经凸显成效并将发挥越来越重要的作用，所以说建立一个系统规范的信息化建设统筹部门是何等重要。

　　（二）运用高端信息技术实现档案信息化进程中效益最大化

　　高端信息技术所需经费要通过社会募集、企业赞助、单位自筹获取，可一次投入，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面，充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，将信包成果多份拷贝，拓宽服务范围，扩大社会影响。

　　高端信息技术的实现还要有现代化档案管理人员，要有较高理论研究和探索技能，要敢于实践，充分利用档案撰写出使用价值大、实用性强、易于传播的编研作品，创造性地解决档案信息化技术运用新问题，完成新课题，为档案管理信息化建设掌舵导航。

　　“网格”是国际上正在悄然兴起的一种信息化新技术，据悉，美国政府近十年来，累计用于网格的基础研究经费已近5亿美元；美国国防部已在规划实施一个宏大的网格计划，叫作“全球信息网格”（ Clobal InnformationCrid），预计在2 02 0年完成。作为这个计划的一部分，美国海军和海军陆战队，已先期启动一个160亿美元的8年项目，包括系统的研制、建设、维护和升级。英国政府也决定投资1亿英镑建设“英国国家网格（ LiK National Crid）”。网格为我们实现信息化管理获得长远效益。 　　（三）拓展档案管理信息化技术应用水平与综合实力

　　目前我院已打造出在伊犁州有较大影响的心血管内科、内分泌科、妇产科、泌尿外科、感染科、口腔科、肿瘤消化内科、腔镜外科、神经外科、骨科、肺科、神经内科、呼吸内科、介入科、重症医学科等优势学科，部分科室所开展的诊疗项目技术水平在伊犁处于领先地位。2008年，心血管内科被评为伊犁州级重点临床专科。近年来，医院完成科研成果30余项，荣获自治区科技进步奖2项，伊犁州科技进步奖15项。根据自治区卫生厅对我院十二五规划的批复，按照错位发展的思路，到“十二五”末，床位增加至1000-1200张，将建成以伊犁州肿瘤治疗中心、伊犁州口腔治疗中心等中心为主的具有大专科、小综合特色的基本现代化三级甲等医院。

　　病历档案是医院最重要的信息资源，记录临床医学的发展，记录各种疑难疾病、新兴病种、各类手术历程，是患者第一手资料，看似简单，实则蕴藏着丰富的知识与信息，如何科学管理充分利用病历资源、如何实现病历档案信息化对于分析医院现状、检查和监督全院工作、指导医院经营管理、提高医院工作效率和质量管理都具有非常重要的意义；我院档案由病历档案、文书档案、基建档案、财务档案、设备档案等构成，其中病历档案占80%之多，据统计，医院现存病历档案大约212948份。医院病案管理使用的是“智业电子管理系统”，医院所有出入院病人情况都记载在内，合理高效地使用该系统对医院进行信息编研、开展科研项目、教学改革等课题有深远的意义，对外则实现同其他医疗环境资源共享，对于扩大医院知名度，充分发挥医院社会效益和经济效益，全面提升医院综合实力也具有非常意义。

　　我国信息化建设取得的长足发展使得它支撑深化医改、优化卫生工作流程、促进业务协同的作用日渐显现。信息化建设的核心信息是电子档案、电子病历等基础信息，自动生成的电子健康信息和健康海量数据为医院科学决策提供了重要依据，大数据、云计算、物联网、互联网等新兴信息技术应用逐步深入，移动医疗、远程医疗、智慧医疗等快速发展，为信息化建设提供了新的技术支持和机遇。这是一项长期而艰巨的工作，是一个不断发展的过程，需要多方合作、协同完成。政府统筹规划、监督指导是网络信任体系建设工作的根本，各类卫生机构提高认识，积极参与是基础，研究健全管理规范、技术标准，随着信息化深入应用，卫生服务模式不断创新，信息网络体系建设还将面临更大的挑战，需要持续研究，更需要借鉴国内外先进经验，不断丰富和完善网络体系建设内容和建设模式，确保信息安全。

　　综上所述，实现档案信息化管理是迫在眉睫的一项工作，我们档案人有着举足轻重的作用，如何提升档案专业技术水平，更好地发挥潜力是今后档案人的工作重心，实现档案管理信息化是我们今后长期的工作。

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