仪器设备档案管理存在的问题及其对策分析

　　1 做好仪器设备档案管理工作的意义

　　实验是开展科学研究的重要手段，仪器设备是达到实验效果、得出科学结论的物质基础，加强仪器设备档案的管理具有非常重要的意义。设备档案是仪器工作过程的记录，是保证仪器设备正常运行的重要技术基础，对设备的档案进行科学、有序的管理是对仪器高效利用的前提和保障。首先，设备档案见证着科学研究的过程和实验结果，完整的仪器设备档案资料包含其使用过程中所产生的大量数据信息，是科学研究过程的价值体现者。其次，仪器设备档案能够为优化资源的配置提供科学、合理、有效的依据，设备档案的建立能够有效反映设备单位的硬件容量，为设备的有效利用提供依据。近些年来，国家和相关企事业单位对科学研究不断加大投入，对仪器设备的引进和利用也更加广泛，加强设备的档案管理能够对资源的利用进行明确的记录，发挥资源的最大使用效能。最后，设备档案管理能够为正常的仪器设备使用提供科学有效的数据信息，对后期仪器设备的平稳运行及维护维修具有关键的作用。此外，加强仪器设备档案的管理工作，还能够及时向使用者提供准确的技术资料，为科学研究提供基本的物质基础和保障。

　　2 在仪器设备档案管理中存在的问题

　　2.1 对设备随机档案的收集不及时、不完整

　　在我国，仪器设备信息的档案化管理发展较晚，且最初并没有得到充分重视，因此在仪器档案管理中存在着一些问题。首先便是对仪器设备的随机文件收集不够及时、完整，部分单位在仪器购置时对原始资料的收集和保存并不重视，比如对设备安装调试的文件、设备维护及修护文件没有及时保存，在后期用到时没有可靠的依据，严重影响了设备的正常使用。同时，这一后期使用过程中也会伴随着大量数据信息的产生，在这一阶段需要及时将设备的使用信息、运行状况、研究记录以及检测报告等资料及时整理入库。然而，由于后期使用不定期，产生的数据信息较多，从而导致设备中期产生的数据无法及时整理，档案资料也会有部分缺失。可见，仪器设备档案信息的不全面会导致仪器使用状况不能得到真实的反映，无法为以后设备使用提供全面的参考。在目前的仪器档案管理中，还缺乏一些科学的管理技术标准，使档案管理不够细致、系统，设备使用产生的随机数据信息没有专人负责整理录入，影响了设备档案管理的科学性。

　　2.2 传统管理方式效率低、交接不清

　　目前，大部分的仪器档案管理采用传统的管理方式，随着设备数量的不断增加以及大型仪器的不断开发和使用，仪器的功能越来越多，设备档案的数据信息也越来越复杂，传统的管理方式已经越来越无法适应新的设备使用状况。在传统的设备档案信息管理中，多采用工作人员手工对资料进行收集、整理的方式，用纸质档案对资料进行存储，进行设备信息查询费时费力，而且信息存储的针对性较差，不便于快速找到。传统的档案管理方式对文档资料的保存性能比较弱，随着时间的不断推移，纸质资料容易损坏或丢失，设备经过转移或不同部门接手管理时，容易出现差错。在目前的档案管理中，档案管理人员的专业性较差，通常档案管理工作不被重视，由一些兼职人员负责，对档案的归档、整理不规范。另外，档案管理人员更替较为频繁，这使得在人员交替及衔接过程中容易出现脱节，信息的完整性也容易受到破坏。

　　3 优化仪器设备管理的对策

　　3.1 强化工作人员的档案管理意识，健全组织机构

　　加强仪器档案的科学化管理，首先要加强档案管理人员的素质培养，提升其档案管理的技能。首先，设备档案管理人员应与设备统计员以及实验操作人员保持密切的联系，及时了解设备使用中的状况，增强对仪器设备的了解和认识，在实践中不断获取档案管理的经验，提升自身的专业水平。其次，单位应加强对仪器设备档案管理的重视，强化仪器设备使用与维护中的监督，定期对仪器使用状况进行检查，核对档案信息是否完善准确。仪器设备主要是为科学研究服务的，仪器使用者查阅相关的仪器档案信息也是为了实现科学研究的便捷、高效，因此，设备管理工作人员在设备档案管理中应树立一种服务意识与责任意识，为他人使用仪器提供便利。此外，加强仪器档案的科学化管理还必须完善相应的机构与体制，制定适合本单位的科学、有效的管理制度，使设备的管理更加规范，有章可循。比如对于设备的维护资料、购买资料、固定参数与实验动态数据资料进行分类管理，对关键的数据档案信息进行备份等。

　　3.2 增进档案管理的科学化、现代化

　　加强设备档案的科学化管理，最有效的方法便是消除以往传统的档案管理方式的弊端，建立信息化的管理平台。信息化的档案信息管理是基于计算机技术和网络技术发展起来的，利用计算机对设备的档案资料进行实时更新与自动录入，设备使用者利用信息共享平台能够及时快速地查找到所需要的信息，使用较为方便。仪器档案管理人员只需定期根据网络对数据信息进行检查与修正，对设备的使用状况、运行状态、维护情况可以方便地查询与获取。利用计算机系统及数据库技术对档案资料进行科学、快速的整理，减少了管理人员的工作量，提高了信息管理的准确性，为档案的高效管理带来了巨大的便利。现代化、信息化的设备档案管理有赖于专业的管理人员对系统进行定期的检查与维护，需要不断提高档案管理人员的专业素质及管理水平，随着大型仪器、多功能复杂仪器的使用越来越频繁，信息化的档案管理方式将有着更加广泛的应用。

　　4 总结

　　加强设备档案信息的管理对提高仪器利用率、服务科学研究具有非常重要的意义。因此，档案管理部门应积极采取各种有效措施，不断提高仪器设备档案管理工作的水平，为科学研究工作的顺利进行提供保障。

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