刍议高职院校基建档案工作的管理措施

　　中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0013-01

　　高职院校基本建设档案（简称基建档案），主要指的是高职院校在基本建设中形成的具有保留价值的文字、图像、影音等资料，包括地上建筑、地下建筑、基础设施建筑与维修养护施工的设计图纸、施工资料等[1]。随着职业教育的快速发展，高职院校招生人数逐年增加，基建项目也随之增加，基建档案的相关材料也大幅度增加。如何科学收集、管理、利用这些基建档案，已经成为高职院校行政管理的重要内容。

　　一、高职院校基建档案的类型

　　根据《四川省重大建设项目档案管理办法》、《四川省高等学校档案管理办法》等有关规定，高职院校的基建档案归档类型有：

　　1.综合类档案

　　这类档案包含：上级批示的基建工作的文件、各种规章制度、工作计划、总结、基建工作总体规划以及各种季度性财务报表、预算决算及其批示文件、工程设计总图（总体规划、总平面图）、电气水利管道设计总图、地质勘探报告等。

　　2.可行性报告档案

　　该类基建档案包含：基建项目可行性报告及上级审批回函、环境监测、调查报告、计划任务书等。

　　3.设计类档案

　　该类档案主要包括各种设计方案以及工程勘测报告等，比如：设计的一稿到终稿的原稿、设计变更说明、技术参数、施工图纸、技术专利文件、技术实验报告、设计评价、鉴定及审批等材料。还有工程的地质、水文、环境勘查设计报告、土地征用说明、地形地貌报告、水文气象报告等。

　　4.工程管理档案

　　该类档案是基建项目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用协议（包含拆迁补偿协议等）、施工管理文件、产权证书、竣工使用说明书等。

　　5.施工档案

　　该类档案包括：土地施工文件、开工竣工报告、设备及管线安装报告、电气仪表施工安装报告等。

　　二、当前高职院校基建档案管理中的主要问题

　　1.忽视基建档案管理的重要性

　　首先，基建档案管理人员在思想上缺乏对档案管理的正确认识。在平常工作中工作没有尽心尽责，延迟资料归档，造成日期、资料管理混乱等问题。二是高职院校对于基建档案的管理没有专门的部门和人员，通常是临时抽调别的部门人员来整理档案资料。这些人员由于缺乏专业的资料、档案管理经验和技术，也缺少必要的集体荣誉感，基建档案的收集、整理十分混乱，从而导致利用基建档案十分不便。

　　2.缺乏完善的基建档案管理制度

　　当前，许多高职院校没有完善的基建档案管理规章制度，档案管理处于“谁办谁管理”的状态，这又进一步加大了档案管理、查阅、审核的难度。并且这种管理方式容易造成档案的遗失、损毁，会给高职院校基建档案的利用带来不可估量的损失。

　　3.基建档案的存储、管理纸质化

　　目前，高职院校基建档案的存储、管理，大多数学校仍然以纸质版为主，且没有备份资料，一经损毁，无处可查。

　　4.基建档案的利用没有实现资源共享

　　随着网络技术的不断发展，资源共享已经成为了各行各业发展的主要趋势。但是在我省高职院校的基建档案管理中，尚未实现这个目标。各兄弟院校之间的交流与合作尚未完全展开。这限制了高职院校综合实力的提升。

　　三、高职院校基建档案的管理措施

　　1.提高认识，完善制度

　　加强高职院校的基建档案管理工作，必须要完善基建档案管理制度。“没有规矩，不成方圆”，当前我省的高职院校应当本着实事求是的态度，从实际情况出发，建立各种规章制度，在实践中探索适合本校的基建档案管理模式，制定出一整套科学、高效的管理制度[2]。比如：《基建档案收集和归档管理制度》、《基建档案利用制度》和《基建档案管理人员工作职责》等。

　　除此之外，学校的人事和行政部门要加强绩效考核力度，将工作成果与薪酬、奖金挂钩，通过制订相关的考核制度，实行定期的基建档案管理工作评价，贯彻奖励与惩罚措施，提高管理人员的工作积极性。

　　2.引入信息技术，构建高职院校基建档案网络

　　近年来，随着信息化、网络化的不断发展，电子计算机技术以及网络自动化办公体系逐渐被引入到办公管理领域。在基建工程中，建设、设计、施工单位电子化办公成为主流趋势，而且我省大部分高职院校均配有大分辨率扫描设备，对于基建档案、图纸等资料的扫描要求可以满足。所以，为了符合今后基建档案收集和管理的需要，高职院校必须建立数字化的档案管理体系，以方便电子文档的查询，降低工作成本和工作量[3]。同时，增加电子文档还可以提高学校设备的利用效率，减少资源、设备的空置和浪费。

　　3.资源共享，充分发挥基建档案在高校基本建设中的作用

　　基建档案不仅记录了工程建设的过程，而且也记录了高职院校在建校经过中的各种得失与经验。一套科学、完整的基建档案，会给本院的其他工程以及其他院校的相似工程带来不少启示。从这一点上，基建档案不仅具有历史价值、教育价值，更具有经济价值。它是高职院校宝贵的智慧结晶，对于指导基建工作具有不可忽视的作用。

　　因为高职院校的基建档案在社会生活中发挥着重要的促进效应，因而四川教育部门的有关领导在近期召开的基建档案管理会议上，已经开始提出积极响应国家教育部门提倡的利用电子文档进行档案管理，并提议将各个院校的基建档案上传网络，实现高职院校之间的资源共享，为其他单位的基建工程提供相关的数据资料，提高相似工程之间的对比、参照，以达到节约资源，降低成本，提高设计的可靠性，避免不必要的错误，减少工程事故的发生的目的。

　　总之，随着我国高校管理体制改革不断深入，政府有关部门对高职院校基建档案管理工作提出了更高的要求。高职院校档案管理部门应当加强对基建档案的收集、整理和归档工作，提高基建档案电子化的程度，保证基建档案的真实性和可靠性，让基建档案更好地服务于高职教育事业的发展。

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