试论高校建立学生个人综合素质电子档案的设想

　　长期以来，高校学生在入学后，其人事档案由其所在的院（系）进行保存和管理。在后续的档案管理中，直至学生临近毕业时才会对学生档案进行第二次接触，通常只是为了进行党团材料、学习成绩、实习推荐表、毕业生登记表等硬性材料的收集归档。除此之外，大学生的人事档案便处于“真空期”而无法发挥参考借鉴作用。加上人事档案只是对学生在进入高校之前经历的记录，档案中多数属于回顾性的基本信息资料，无法形成对学生的动态成长进行记录和提供前瞻性的参考信息。因此传统的人事档案只是停留在历史记录的功能上，忽略了对学生的心理状况、道德诚信、资助帮困、社会实践、志愿服务、性格特点、兴趣爱好等信息的收集和整理。这就造成有些辅导员在带班三、四年后只对比较优秀或者特殊的学生印象深刻。有许多学生因为默默无闻而没有进入老师的视野，育人教育的互动性没有在学生最重要的大学时光里充分发挥作用，在学生毕业求职阶段，学校客观上只能提供装有成绩单和推荐表的档案材料，千篇一律的内容也很难为用人单位反映学生真实的综合素质。这与现代高等教育日益倡导的重视大学生综合素质的培养和评价是相背离的。笔者认为现代高校应建立以学生个人综合素质为重点信息、积极引导学生参与建立和维护，借助电子网络为技术平台，多部门协同参与管理，贯穿学生从入学到毕业的学生个人综合素质电子档案。

　　一、高校建立学生个人综合素质电子档案的意义

　　首先，建立学生个人综合素质电子档案是在传统人事档案基础上的突破和发展，将为高校的育人工作提供极大的便利条件。以往有些辅导员对学生个人素质没有给予足够重视，在资料的收集和整理工作中只是考虑到学生党团关系、成绩单、家庭联系方式等信息，这些千篇一律的信息不能使辅导员及时了解学生各方面的情况。而建立学生个人综合素质电子档案，可以使得辅导员以更丰富完整的视野、更高效便捷的方式去了解学生各方面的情况，从而实现更多元的功能。比如在档案系统中建立新生心理健康状况测试功能，可以使辅导员在学生出现心理问题时找到症结所在；比如可以根据学生家庭人口和收入情况，使得辅导员关注潜在的困难生群体，以便后期做好困难生认定和资助帮困工作；又比如根据学生的性格特点、个人爱好，开展职业生涯规划辅导。还可以帮助辅导员有的放矢地去计划、组织、指导班级建设和各项活动，有效提高辅导员的控班能力。而这些是传统的人事档案所无法实现的，关键在于要在传统的基础上突出综合素质这一重点，形成动态的多维度的信息，提升信息的利用价值。

　　其次，建立学生个人综合素质电子档案能够加强学生对自身综合素质的培养意识，拓宽学校育人工作的实践途径。一方面，由于学生综合素质电子档案本身就是学生自己向外界展示的电子名片，使同学们认识到自己的学习成绩、日常表现、特长爱好、道德品质等都是和评优评奖、推优入党、就业推荐密切相关，关乎学生个人未来发展的切身利益，更容易调动学生的主动性和积极性。学生综合素质电子档案让学生入校就认识到，自己的人生旅程进入了一个全新的阶段，个人综合素质电子档案已经为学生打开了一扇窗，为学生搭建了一个不同于以往的全新平台，而学生就是这个全新旅程的书写者。这种让学生自己充分融入的形式，可以形成促使学生在大学期间努力学习、积极进取、争先创优的倒逼力量。另一方面，个人综合素质电子档案可以帮助学生为求职做资料积累。学生综合素质电子档案有利于学生从入学时就开始重视个人信息的记录和积累，为职业生涯规划助力。促使学生养成善于积累、回顾、总结、反思的思维模式。让档案形成一面镜子，可以让学生时常回顾自己每一阶段的发展历程。到毕业时，学生的综合素质档案已经积累了大量的信息，可以成为学生撰写简历的素材库，为用人单位反映学生发展全貌，满足学生个人和社会单位的需求。

　　最后，建立学生个人综合素质电子档案能够借助网络信息技术提升档案内容的时效性和功能性。纸质档案管理是基于现实条件的必要选择，但应用计算机和网络技术的现代手段是未来档案管理工作发展的必然趋势。电子档案相较于以往的纸质档案材料，能够实现档案内容和数据的实时更新和统计。从学生层面来讲，可以通过登录个人账户更加便捷地对档案内容进行实时更新和完善。从学校层面来讲，可以通过电子档案中的基础数据形成学生信息数据库，为学校各部门提供不同口径的数据支持。例如，学校各部门可以通过管理平台了解某时间段内各专业的在校生人数、中西部学生人数、少数民族学生人数、学生生源地分布、省部级学生获奖情况等数据统计和分析功能，使电子档案不仅继承了传统档案的记录功能，更要通过网络信息技术实现学生信息的统计和分析功能，实现档案内容“既中看又中用”。各二级学院也可以通过二级管理平台对所属院系学生的动态情况及时跟进，为各项学生管理工作提供有效的政策依据。

　　二、建立学生个人综合素质电子档案的具体内容

　　学生综合素质电子档案的具体内容既要有完整的个人基本信息，也要有更够突出学生特点，多维度展现学生综合素质的动态信息。内容可分为基本信息和动态信息两大板块，具述如下：

　　第一大板块基本信息板块中可以分为身份信息、教育经历、学籍信息、家庭信息、心理测试情况等。系统建立初期信息中心可以通过向学生处、团委、卫生保健中心、招就办、财资处、图书馆、后勤保障部、院办征询意见，因为随着学校每年招生数量的增加和日常管理工作的精细化，各个部门在工作中都或多或少地涉及学生各类信息的统计。比如，高校的学籍管理中需要统计学生的所属院（系）、专业、班级、学籍号、姓名、性别、学籍状态（在读、休学、退学、复学）、身份证号、名族、生源地、录取类型（自主招生、高考录取）。一旦完整的个人学籍信息建立后，可以立即形成各口径所需的数据分析供各部门参考使用。又比如，高校的资助管理，可以通过学生填写的家庭情况信息中，通过家庭收入来了解学生中有多少困难生家庭，通过家庭成员来了解有多少单亲或离异家庭，通过健康状况来交接有多少学生家庭中含有残疾人等信息，以此初步锁定需要帮助学生，各院（系）和辅导员也可以在军训初期加强对这些学生的关注和帮助。 　　第二大板块动态信息板块中，突出学生个人特点的综合素质信息成为了该板块的重头戏。毋庸置疑，学生的成长是一个动态的过程，我们要将学生“活”的信息注入到学生个人综合素质电子档案中去。比如学生参加过的校园活动、职业技能培训、学生自治组织、志愿者服务、义卖捐赠以及获得过的荣誉、奖励等情况进行信息的上传。同时，针对大学生在毕业年级要进行实习环节的特点，还可以设置“实习周记”部分，帮助同学养成在工作中记录自己的感悟，学会总结工作经验，学会从反思中进步的职业习惯，这对提升学生职业素养具有重要作用。此外，电子档案中也要充分展现学生的潜能和风采，重视对学生特张爱好的体现，比如学生在书法、声乐、美术、体育方面的证书、作品、活动参与的记录。结合本人工作的院校实际情况，由于我校的学生今后绝大多数将要踏上医院的工作岗位，学生今后面对的工作对象是活生生的人，是宝贵的生命，所以学生的综合素质培养的重要程度绝不亚于理论知识、操作技能的学习。在当前医患关系仍然比较紧张的社会环境下，医院对学生的综合素质也越来越看重。学生的人文素养、为人处世、是否具备爱心和耐心等素质作为附加值往往会在用人单位的招聘环节中被作为重要参考，在同等条件下很有可能就被作为录用依据，因此每一个学生的闪光点都不可小觑，辅导员作为学生的知心朋友和领路人，应该对此予以充分的关注。辅导员、专业课教师也可以为学生进行信息补充。从学生、老师的双重维度对学生的综合素质培养进行持续的完善和跟进。

　　三、学生个人综合素质电子档案的使用维护和功能创新

　　学生个人综合素质电子档案的建立之后，对档案内容进行使用维护和功能创新是电子档案行之有效和不断完善的重中之重，也唯有如此才能实现学生个人综合素质电子档案建立的意义。因此，需要做好以下几点：

　　第一，设立“更新日”制度。即学校将每月或每周的固定某一天设立为全校学生进行学生个人综合素质电子档案内容更新的日子，通过各二级学院、辅导员进行事前培训、动员宣传，提醒学生在该日登录个人账户进行内容更新，若无需内容更新也需要在个人账户进行平台签到，二级学院根据平台反馈对学生的更新率和更新内容进行监督和审核。辅导员一定要确保学生个人综合素质档案的真实性和时效性，从而使其有效延伸到社会并发挥作用。

　　第二，要保证电子档案系统的技术支持。电子档案从建立到不断升级发展必需经历一个出现问题――解决问题――提升系统的螺旋式上升的过程，如果问题不能得到及时有效的解决，必将影响到学生、学校各部门后续的使用积极性。为了保证电子档案真正能够为学生、学校管理工作服务。该项目的技术支持团队必须积极收集来自学生、教师在使用过程中的问题反馈，并能够较快地解决问题，并且定期发布软件更新内容，保证电子档案使用的流畅性。

　　第三，要不断开发学生个人综合素质电子档案的功能维度。电子档案能否保证不断吸引学生和教师经常使用该系统，使其成为师生在日常学习、工作中的必备工具，在很大程度上决定了电子档案后续的成长生命力。因此，电子档案要在发展的过程中要不断从师生的实际需求出发，坚持服务为本的理念，为师生开发出更多富有趣味性、实用性的功能维度。例如，根据目前大学生职能手机依赖度较高的现实，可将学生个人综合素质电子档案设计成手机应用客户端，使学生可以直接在手机上进行功能操作。此外，除了常规的档案功能，还可以增强电子档案的交互性。例如，可以在电子档案中设立“实习周记”栏目，将学生在医院临床实习期间的工作内容、工作感悟、问题与困惑、反思与总结等内容进行记录，辅导员、实习带教老师对周记进行回复或点评，以便于辅导员和带教老师能够系统完整地了解到学生在实习期间的临床表现、思想动态、存在问题、进步成长等内容，帮助教师能够在学校的同时也能够为远在各个医院的学生提供专业技能和心理辅导方面内容的远程支持，实现多方位的实习学生的管理手段和方式。

　　综上所述，建立学生个人素质电子档案对于高校来说，是一个复杂而琐碎的过程，需要高校各部门的协同运作才能把这项工作落到实处。学校不仅要在新生入学之初建立好电子档案的基础数据，还要在接下来的几年中不断关注学生综合素质的培养，定期对学生个人素质电子档案进行内容维护和功能提升，增强系统的实用性和服务属性。高校建立学生个人综合素质电子档案体现了“以学生为本”的现代高校办学理念，也体现了高校利用网络信息技术进行科学化管理的智慧意识，将为学校今后不断提升管理水平奠定坚实的信息基础，顺应了现代高校管理的应然要求。

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