浅谈公立医院档案管理和利用

　　【黑龙江史志2015.4（总第341期）】

　　公立医院是以医疗服务为中心的公益型事业单位，核心是“治病救人”。医改中，公立医院改革是一项难点和重点工作，改革的最终目的是实现更好的管理医院，更好的救治病人，满足人民群众就诊需求。为此，应调动和利用医院档案管理在内的一切积极因素来实现这一目标。在医改新形势下，公立医院档案管理工作如何加强和发展，才能更好的服务医疗业务，助推医院提升管理水平和“治病救人”能力，是一个值得思考和探索的课题。

　　一、公立医院档案管理存在的问题

　　（一）重要性认识不足，档案意识不强，档案收集不完整

　　对档案重要性认识不足，认为与医疗中心工作相比微不足道，可有可无，涉及到相应工作时不主动、不积极、不用心。档案意识淡薄，认识不到档案是一种信息资源，是一笔不可再生的财富，对档案敏感度不够，造成该收集的档案不收集，该完善的档案不完善，该归档的档案不及时。

　　（二）管理制度不健全，监督奖惩不到位，利用率不高

　　管理制度不健全，特别是归档范畴、种类、要求不清不细，无具体的细化标准，使归档出现不应有的遗漏和空白。在执行归档、保管、借阅、移交、保密、销毁等系列管理制度时，没有建立起良好的监督检查和奖惩机制，造成档案管理各环节中有不规范、不严密、随意性和出差错的现象。

　　（三）人员配备不合理，经费投入无保障，硬件条件不达标

　　很多医院都没有专职管理人员，多为兼职，造成管理人员精力不够，责任心不强。特别是档案管理专业出身的人员更是凤毛麟角，人才缺乏导致管理技能不高，不能支撑和满足医院档案管理水平的提升和档案管理发展的需求。同时由于认识不到位，必要的经费投入无保障，造成硬件不达标，不能满足档案保管的“八防“要求，为档案管理埋下严重的隐患。

　　二、加强公立医院档案管理要抓好的重点工作

　　（一）加强宣传，讲清作用，形成领导重视、职工参与的强大工作合力

　　高水平的档案管理，是需“全民”参与的一项系统工作，领导重视与否是抓好公立医院档案管理的关键，领导知道档案管理在医院建设和发展中的重要意义，让职工知道档案在科研、教学、业务技能提升等个人发展上的积极作用，只要主要领导重视，就会在人员配备、经费投入、软硬件建设等方面形成良好的宽松环境，各部门收集档案的人员积极参与，就会形成强大的工作合力。

　　（二）加强建设，保障投入，形成人员配备合理、硬件条件达标的坚实工作基础

　　要重视档案管理的软硬件建设，档案人才建设是抓好档案管理的核心，达标的硬件条件是抓好档案管理的基础，科学的信息化手段是现代档案管理必须借助的先进工具。这些都需要医院认同并保障投入，把经费纳入医院预算，档案人才培养纳入医院人才建设规划，档案信息化纳入医院整体建设方案，为建设医院高水平的档案管理打下坚实的软硬件工作基础。

　　3.完善制度，狠抓落实，形成职责分工明确、各环节运行流畅的高效工作机制。

　　要根据《档案法》等法律法规，结合各自实际，完善档案归档范围、种类、要求、保管、借阅、移交、保密、销毁等规章制度，制定档案综合管理办法，明确职责分工、监督到位、对应奖惩，让相关人员清楚怎样工作，减少档案管理随意性，保证档案管理各环节工作高效流畅的运行。同时医院自身档案管理有其局限性，需加强与上级档案管理部门的沟通和联系，定期和不定期的邀请上级部门专家指导、帮助，对档案管理有关最新动态、发展方向、人员技能提升等都有积极作用，是提高档案水平的有力手段和有效措施。

　　三、注重以下几方面的档案价值利用，助推医院提升管理水平和治病救人的能力

　　（一）利用好医疗、人事档案，助推医疗业务和人才建设水平的提升

　　要注重利用好病历、影像等医疗档案，让其在科研、教学、学术、治疗、新技术新项目引进等方面发挥积极作用，体现应有价值，以此助推医院整体医疗技术能力和水平的提升;利用好人事档案，善于从人事档案结合实际找准医院人才队伍的优与劣、长处与短板，有的放矢以发展的眼光做好人才规划，提升医院人才规划和人才队伍建设的水平。

　　（二）利用好基建、设备档案，助力医院基本建设、设备采购的科学规划和合理维修的高效实施

　　要注重基建、设备档案的完善和利用，要明确所有基建、设备资料必须收集完整并归档，特别是基建中的设计图、施工图、各种“管线”图，设备中的说明书、厂商联系方式、各种维修保养资料等。树立基建、设备档案对基建、设备维修保养非常重要的理念，注重其档案在维修保养以及医院基建规划、设备采购计划中的价值和利用。

　　（三）利用好财经档案，以数据助升医院经济运行水平

　　要注重财经档案利用，善于从各种数据中分析医院经济运行的状态，为医院成本控制、病人费用控制、各种收支和重大经济活动的决策提供重要参考和真实依据，助升医院经济运行水平[1-2]。

　　总之，档案管理和利用是公立医院管理工作中的重要组成部分，其工作好坏是医院整体实力和管理水平高低的一项重要指标，只要我们重视并加强档案管理，注重档案价值利用，就一定能不断提升医院档案管理水平，让其在医院管理、运行、业务能力提升、更好服务病人以及医院升级达标等工作中发挥更大的积极作用。

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