谈城建档案管理中存在的问题及对策

　　【黑龙江史志2015.4（总第341期）】

　　我国的城建档案工作经过改革开放二十多年的发展，已经初步构建了与我国城市建设发展相适应的城建档案事业体系，城建档案管理更趋科学化、规范化，城建档案的社会功能也得到了新的体现。但就目前来看，当前城建档案事业的发展与社会的需求仍还存在一些差距，服务意识、管理水平仍需提高。

　　 一、城建档案管理的社会功能

　　 服务：城建档案管理的最终目的是提供利用，服务于城市建设。

　　 保障：城建档案管理部门要根据现行有关法律、法规，制定操作性强的规章制度，确保城建档案工作的顺利实施。

　　 跟踪：对建设工程档案实行同步管理，是国家对重点建设工程档案管理提出的基本要求，主要是档案工作要与工程建设同步，它有着承上启下的作用。

　　 监督：要做好城建档案管理工作，首先要建立健全管理机构和管理制度，管理机构的建立和管理体制主客观的健全，是城建档案管理工作的前置和保障，对城建档案工作的方针、政策、规定等贯彻执行情况进行监督，包括对贯彻执行科学技术档案工作的基本原则和国家制订的规章制度，对城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定，如果没有相应的管理机构，就难以有健全的管理制度，也就无法形成档案的有效收集和利用了。

　　 二、当前城建档案管理中存在的问题

　　 （一）档案收集、处理不尽规范

　　 档案收集来源不均衡。一是从整体情况看，档案资料收集地上多，地下少;实践中，城建档案管理部门很难将所有的城市建设项目档案收集起来，存在遗漏问题;二是从管理权限上看，建设系统各专业部门内部档案收集得多，外部收集得少;三是从分类大纲上看，部分档案收集存在漏项，甚至是空白。

　　 （二）档案收集方式过于单一

　　 档案利用率低，实践中，城市建设相关单位、机构对城建档案的认知程度不高，不到用时，绝不查阅，导致城建档案的利用人次、卷次等指标都非常低，难以发挥档案的积极作用。主要反映在纸质档案收集比较多，特种载体档案少，满足不了城建档案信息化管理的需要。

　　 （三）档案收集内容不准确

　　 有些已收集的城建档案，信息缺失严重、审批程序不合理等，有的材料混乱性东西多，缺乏关键理论。

　　 （四）档案人才缺失

　　 新形势下，档案管理需要专业的人才。但是，从目前许多地区的城建档案管理实际工作看，许多档案管理人员都是业余的，或者成为了一些年龄大、能力低的机关干部的“避风岗”，这显然不适应于未来发展的要求。

　　 （五）信息化建设中，硬件投入滞后

　　 城建档案信息化要求资源共享与快速流转，而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。在国内一些大型图书馆或者先进院校的图书档案管理机构中，档案管理已经全部实现了信息化操作。但是，在城建档案管理领域，仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用，显然不能适应信息化快速发展的要求。

　　 三、解决当前城建档案管理中存在问题的对策

　　 （一）领导支持，加大投入

　　 城建档案是最原始、最完整的城市建设工程的历史资料，是建筑文化的重要组成部分。各级建设行业主管部门领导都应予以高度重视，把城建档案事业的发展纳入城市建设发展规划，研究、制定鼓励和扶持城建档案事业发展的各项政策。积极争取上级领导和财政等相关部门的支持，加大经费投入，努力争取城建档案管理工作机构的编制，与编委等部门讲清随着城市的扩大、工程量的增加、档案量的不断成倍增多，需要有相应的人员从事这一重要工作的重要性，全力支持这项工作。同时，建设行政主管部门还要勇于将这项工作列入相关考核内容，省级相关部门要进一步完善《城建档案馆目标管理认定办法》。通过建立灵活有效的激励机制，加强内部管理，强化制度建设，充分调动城建档案工作人员的积极性，全面推动城建档案事业的创新和发展。

　　 （二）加大城建档案行政执法检查力度

　　 在指导各县（市）进一步完善城建档案管理各项规章制度，着力推进城建档案工作法治化的同时，要按照有关法规和城建档案的职能要求，加强城建档案执法队伍建设，强化执法监督，提高执法水平和执法能力，开展城建档案执法大检查，增强全社会的档案意识和法制观念，努力提高依法管档、依法行政的水平。

　　 （三）加快城建档案管理信息化进程

　　 根据信息化建设需要，利用现有现代化办公设施，逐步搭建档案资源流转、利用平台，缩短档案资源归档的周期，提高城建档案的准确性、时效性及利用率。城建档案馆的基础业务工作是对馆藏档案的管理， 只有具备了归档齐全、 分类

　　合理、案卷优质的馆藏档案，才能谈得上城建档案馆的现代化建设，最大限度地发挥城建档案的各项功能作用。同时，二十一世纪将是信息时代，城建档案事业将进入一个新的发展时期，大力开发城建档案信息资源，努力拓宽服务领域。在以传统技术和方法管理档案的基础上，逐步地将以计算机为中心的现代科学技术运用到城建档案管理工作中，最后全面形成以计算机技术为核心，将缩微、光盘、声像等技术应用于城建档案管理工作的各个环节。

　　 4.转变观念，努力提高服务意识

　　 城建档案管理人员要及时转变观念，树立“有作为才有地位”的思想，不断拓展城建档案服务领域，创新服务机制，增强服务效果，积极稳妥推进城建档案馆（室）内部管理机制的改革，加强内部管理，引入竞争机制，充分调动职工的积极性。服务是城建档案工作的最终目的，是城建档案馆生存、发展的前提。城建档案工作是城市建设工作的重要组成部份，它产生于城市建设过程中，反过来又为城市建设服务。不等不靠，主动出去，深入基层一线，主动到建设单位去指导档案工作。在思想上要树立起用户观念，及时了解和掌握利用者的心理和对档案的需求状况，对档案进行综合加工，开拓新的服务方式，多层次、全方位地为城市建设提供优质、高效的服务。

　　 5.实施目标管理，规范城建档案收集与管理

　　 首先，城建档案馆重点加强以下档案资料的收集：工业、民用建筑工程;市政基础设施工程;公用基础设施工程;交通基础设施工程;园林建设、风景名胜建设工程;市容环境卫生设施建设工程;城市防洪、抗震、人防工程;军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

　　 其次，加强城建档案的规范化管理。一是做好档案分类研究，把好关口，分清层次，做好档案资源的数量和质量上的统一，杜绝垃圾资源的侵入;二是进一步优化档案资源的收集、处理的工作流程，结合多元化的处理方式进行处置，提高管理效率;三是加强档案管理的检查督促，采用平推检查和互检的方式予以监督和交流。

　　 四、结束语

　　 总之，城建档案管理依据科学发展观的要求，结合城市建设发展的现实需要，有针对性地趋于完善，不仅要体现理念的转变，还要做好扎实的基础工作，敢于突破与创新。建议相关部门和单位要从思想上重视这项工作，加大投入力度，实现信息化操作，打造一流队伍，完善管理制度，切实推动城建档案管理工作再上新台阶。

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