纸质档案数字化建设策略研究

　　1 纸质档案数字化的必要性

　　1.1 档案数字化。数字化的档案，同传统纸质档案相比，具有一些特殊的优势。随着计算机对媒体信息技术的发展，以及数字档案领域一些其他技术的成熟，为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术）、数据库技术、多媒体技术、存储技术等，可以将大量庞杂的纸质档案，转化为相应的数据。这种转化不仅可以大大节约纸质档案的使用空间，还可以提高档案信息资源的共享性，实现不同类型档案信息资源的互通，提高档案资源的使用效率[1]。

　　1.2 纸质档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程[2]。纸质档案数字化，既保持了档案原貌，又可以通过计算机进行检索和获取，可最大限度地实现资源共享和保护档案源。随着电子信息传输技术的进步，人们在实际生活中，对电子档案的使用会越来越多，并且电子档案具备一些纸质档案所没有的优点，也便于档案管理人员进行管理，同时还可以提升档案资源的使用效率。

　　1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式，就是通过电子信息管理系统，对数字化的档案进行存储、归类，为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展，使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流，降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性，所以纸质档案，要进行数字化转化，通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档，然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。

　　1.4 档案数字化优势。电子档案较之传统纸质档案的优势主要为：①档案存储数字化。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为电子载体的机读档案，一劳永逸，永久保藏。②档案传递网络化。数字化档案信息可通过网络超时空流动，数字化档案成为“无墙界档案”，可打破时空，为利用者提供远程服务。如高校电子学籍、学历档案，可通过中国高等教育学生信息网http：//www.chsi.com.cn/不受地域、不受时间的限制，随时随地地查询和利用。③提高办事效率。数字化档案可提供全文、即时的数据信息，通过计算机检索系统可以快速、准确、全面、及时地完成查询、调卷、复印等利用程序，极大地提高工作效率。④有效保护档案原件。将纸制档案转变为数字化电子档案后，可通过电脑输出档案，避免了对纸质档案的反复提取、复制造成的损害，对原始档案的保护更加安全。通过档案的数字化处理后，还可以防止篡改档案的行为。

　　2 纸质档案数字化建设目标与原则

　　2.1 合法规范原则。首先，纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定及相关法律法规;其次，行为规范，要有标准可依。如，国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）。此外，对于一些规定限制的纸质档案资源，在没有取得相关部门的批准之前，是不可以转化为电子档案的。

　　2.2 保护至上原则。保护至上原则，就是分步实施纸质档案数字化工程，抢救那些急需保护的纸质档案，如因灾害或事故受过损的档案、结合本馆实际确定一个时间点以前的老档案等，这些档案已经不起时间的自然损毁，采用平板扫描仪或数码相机等设备对这些纸质档案进行数字化加工，通过计算机存储和利用，是对这些纸质档案最好的保护。

　　2.3 需求导向原则。需求导向，急用先上原则，就是根据利用者的需求，选择性地将本馆的重要档案、常用档案全部数字化并实现全文检索，网上查询、浏览、打印和下载。

　　2.4 价值取向原则。价值取向原则，就是将属于归档范围中永久或长期保存的、社会利用价值高的档案全部数字化并实现全文检索，网上查询、浏览、打印和下载。

　　2.5 安全保密原则。安保保密原则，就是要保护实体档案与虚拟档案的安全性与保密性。在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。

　　2.6 效益性原则。在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，包括选择最优化的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。

　　3 纸质档案数字化建设内容

　　3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作，使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用，以满足利用者对档案的需求，档案馆要结合本馆实际，参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005），制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行，如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。

　　3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化，必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括：自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如：服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等，保障档案管理系统的正常运行。 　　3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库，数据挂接、建立索引，数据核查、数据备份、装订还原，入库验收、数字化成果管理等。各个环节，环环相扣，对照规范，严格执行。

　　4 纸质档案数字化建设阶段划分与进度

　　4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案，需要一整套硬件设备，通过这些硬件设备，再加上网络管理系统，把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准，要落到实处，按采购程序和规章办事，根据实际情况确定完成期限。

　　4.2 第二阶段。数据加工阶段。是纸质档案数字化建设的主要环节和任务。从档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库，数据挂接、建立索引，到纸质档案装订还原，入库验收、各个环节落实到人头，专人负责，分工协作，行为规范，遵守技术规则，保证数据的数量与质量符合要求。人头管理，规定完成的数量、质量与时间。

　　4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核，层层把关，对不合格的数据进行修改、补充或重录，确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。

　　4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理，经验收合格的完整数据及时进行多套备份，异地保存。通过维护和管理，确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用，是纸质档案数字化建设目的，也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。

　　5 结束语

　　近年来，我国很大部分的各级各类档案馆，特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程，极大地推动了档案事业现代化发展进程，纸质档案的管理，应该不断提高其数字化的程度，提升管理的效率，同时，作为纸质档案，一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。

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