试论二维条码技术在档案管理中的应用

　　档案管理工作虽然总体上讲并不复杂，但是比较繁复，需要管理人员有很大的耐心，否则非常容易出现错误，二维条码技术的应用，只是能够降低出现错误的概率，并不是避免所有的错误的发生，因此在使用过程中，也要注意各项应用环节，尤其是要事先制定出相应的标准，以便该技术能够与现有的系统进行有效的融合，进而实现档案资源的共享。

　　一、二维条码定义

　　二维条形码能够在工作中以横向和纵向两个方位同时表达需要的信息，因此能够在很小的面积内表达出大量信息，并且确保信息的准确性。在当前档案管理中，二维条码区别于传统的一维条码，是在二维的方向上以信息符号作为主要的信息存储方式，是传统一维条码的飞跃性发展，同时在应用的过程中数千个字符能够叠加符合在同一个邮戳之中，在应用中简洁而廉价，受到各个企业单位的关注。

　　PDF417码存储空间虽然比一维条码大得多，但也有限，只有1K左右，而且存储的信息越多，尺寸越大，不利于识读器识别。所以二维条码只适合以件为整理单位的文书档案，其信息较少，有可能存储在二维条码中。

　　二、二维条码技术在档案管理中的实现模型

　　二维码应用在档案管理中，是通过将纸张文件、元数据以及电子文件进行封装和拷贝在一起，通过严格的处理技术进行分析，其主要的方法是通过将电子文件及其元数据的信息存储于二维码中，形成电子文件、元数据和纸张文件档案;再通过扫描仪或者箱基将纸质档案扫描成为二维条码，对扫描中所得到的二维码进行解码还原，形成相对应的数据。由于档案管理涉及的单位、软件系统众多，在生成二维条码之前，电子文件应转换为可长期存取的统一格式，而元数据也应遵循统一的标准，以利于在档案管理各阶段各用户的使用。由于二维条码一经生成，不可更改，而元数据在文件流转过程中不断增加、变更，所以纸质电子文件在流转到新部门时，使用者（包括档案室工作人员、档案馆工作人员）应根据元数据的不同，将变更、增加的元数据转换为二维条码，附加打印在纸质文件上。

　　三、二维条码技术在档案管理中的应用

　　二维条码技术在我国发生发展已经很多年了，其应用范围越来越广泛，因其简便性，也逐渐的被应用在档案管理中，而且应用效果非常好，但是其在档案管理中应用，需要注意很多问题，其中最主要的就是三方面：

　　1、选择存取格式

　　档案管理的存取格式有很多种，无论选择哪一种都要注意要转换成长期存取格式，这主要是因为二维条码具有不可更改性，一旦形成了相应的条码就不能再更改，而如果格式并不是长期的存取模式，非常容易流失文件，造成严重后果，因此这成为使用二维条码技术的关键。

　　2、制定相应的标准

　　一般情况下只有电子档案管理才能够使用二维条码技术，这种技术既能够实现电子档案的储存，也能够实现档案共享，是非常好的一种载体，但是要做到这些前提就是制定相应的标准，不能任意为之。而之所以要制定相应的标准主要是因为档案管理系统非常多，各个系统之间需要进行转换，否则难以实现档案的正常的电子化管理。如果没有标准，档案也很难实现共享，因此制定相应的标准对使用二维条码技术来说也十分重要。但是在制定标准时，不能违背相应的国家规定，有些具体的标准国家已经制定出来，只要按照标准执行即可。制定标准要遵循两条原则，一是通用原则，二是易用原则，通用主要是能够适应更大的范围，而易用主要是简便，不能因为二维条码技术的使用而使电子档案管理更加麻烦，这样反而得不偿失。另外，因为二维条码有一定的容量，因此需要对其存储元数进行简练的处理。一般情况下，在制定标准时，所选择的数据元素都具有通用性以及基础性的特点。

　　3、完善相应的管理系统

　　二维条码技术的使用，最需要解决就是与现行应用的系统进行有效的融合，以解决用户面临的实际问题。目前所使用的二维条码技术主要是识读技术，而使用的重点就是与目前的系统进行融合。为了更加的做好融合工作，应该从以下入手：

　　第一，建立测试平台，档案管理中所使用的各种软件以及硬件能否达到要求，只有通过相关的平台测试，这些软件以及硬件才能进入市场，否则一概清除。一般情况下，使用该平台的部门是专门的档案管理部门，因为档案管理部门储存各种文件，尤其是非常重要的文件，如果储存档案的相关软硬件出现问题，其后果十分严重，需要格外注意。

　　第二，做好文档一体化系统的设计工作。目前不仅档案管理部门使用条码技术，很多的行业和领域都使用该技术，但是传统的一维条码技术资源长度有限，已经不能适应各行业的发展，因此，形成二维条码技术，但是要想将该技术的功能发挥到最大，也需要对其系统进行功能设计。其设计主要针对以下两方面，一是生成正式文件，将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维条码，再加入到电子文件的棚应位置，最终生成正式的带有二维条码的纸质文件。为保证著录信息的准确完整、文件信息的长期可读，应将以上流程设计到办公自动化系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程;另一个是收文登记，利用二维条码的识读技术，自动采集电子文件及其著录信息，减少重复劳动，提高效率与质量，在管理上实现电子文件与纸质文件的合拍与一致。

　　四、结语

　　综上所述，可知二维条码技术在档案管理中的应用的确起到了非常大的作用，简化了档案管理工作的环节，提高了档案管理工作的效率，如果能够在使用中多加注意容易出现问题的环节，其作用将会更加明显。

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