中小企业办公室档案管理工作现存问题及解决策略

　　前言

　　随着我国经济实力的迅速增强，随着我国社会市场经济体系的迅速发展，我国档案管理的相关工作在21世纪已经有了飞速的发展。但与此同时，各类企业对于办公室档案管理的需求正在与日俱增，办公室档案管理工作将面对各式各样的挑战。在现代办公室档案的管理模式中，管理人员如何全面应用现代的信息技术，如何处置多方面的档案信息资源，并对此加以管理与利用，如何建立档案管理的信息管理路径，为企业的持续进步和可持续发展提供必要的支持，将会成为时下相关企业中的档案管理人员共同面对的棘手难题。

　　一、中小企业办公室档案管理工作现存问题分析

　　（一）中小企业办公室档案管理人员自身的专业素质存在一定缺陷

　　中小企业的办公室档案管理工作实际上是一门技术与实践共存的管理工作，近几年来，随着档案数字化和网络化建设的迅速加快，这门工作更是对从事的管理人员提出了更高的挑战。然而，在这样一个办公室档案管理模式迅速发展的背景下，管理人员往往不熟悉档案管理工作的相关流程和工作环境，进而降低了档案管理工作的效率。而除此之外，还有相当一部分的中小企业不选用专业的档案管理人员，而是将档案管理人员这一工作岗位作为超编职工的“根据地”。这部分超编员工往往由于学历、年龄等多方面的原因，并不能很好地为企业员工服务。而在一些复合型较强的行政管理研究工作中，由于专业技能的缺乏，相关优质性的档案研究与管理服务更是难以开展。

　　（二）档案管理观念跟不上时代需求，管理制度和管理方式较为落后

　　随着办公室档案管理工作的不断完善，中小企业的办公室档案管理工作也已经渐渐由当初的封闭性的管理模式转变成了现阶段全方位多功能的管理模式，但这同样也对档案管理工作人员提出了更严峻的挑战。就目前中小企业的档案管理工作而言，有很大一部分工作人员还存在着“大锅饭”和“平均主义”等不良思想，导致档案管理工作人员队伍缺乏活力与热情，员工的积极性普遍不高，而中小企业高层人员也难以有时间有精力对员工采取有效的激励机制，最终使得档案管理工作无法为企业做出应有的贡献。

　　二、改进中小企业办公室档案管理工作的策略分析

　　（一）加大信息时期办公室档案工作人员综合能力的建设力度

　　二十一世纪是一个全球信息化的新型时代，信息的时效性以及办公室档案管理的专业性决定了办公室档案管理者的劳动是知识性的劳动。因此，相关的办公室档案工作者更要适应现代化档案管理的新型要求，注重培养优良的协调沟通能力，有效提升档案服务工作质量和效果。在面对繁杂的档案管理及归类工作时，能够在保证档案管理的正确性的同时，进一步提升工作效率。同时还要力争做创新型的档案管理者，不断学习专业新知识，多关注企业不同部门的重点工作动态，结合档案管理新标准、新技术，努力提升档案管理工作水平，加强对运用计算机信息处理多种应用的知识技能的学习，实现单一专业业务知识向多元化知识学习力度的转变，努力成长为中小型企业二十一世纪下迫切需求的复合型管理人才。

　　（二）建立办公室档案信息化管理模型，实现档案管理工作的自动化

　　当前的中小型企业多利用纸质档案实行相关管理与记录，而档案信息化模型的成功构建可以进一步完成以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主的重大转变，相关的企业将会以实现数字化管理进程为前提，以企业电子文件的归档和管理为目的，达到加强企业档案信息管理模型的相关建设的目的。另一方面，档案信息的全数字化有利于企业全面实施电子公文，保证今后形成的档案以电子文件为主，在进行档案接收、存储时进一步提升其利用效率。此外，在档案的管理尚未完全实现信息化的情况下，当今企业的管理模式并不能完全符合现代信息技术应用的大体方向。通过建立档案信息化的管理模型，可以使档案信息的管理模式顺利地与国际新型管理模式接轨，使得以计算机技术为基础的现代科技进一步普及与不断发展。以计算机为主的检索工具将可以保证非常高的检索速率，并能通过多角度的检索方式，达到档案检索的全自动化，从而实现档案信息接收、存储与提供利用的一体化服务。

　　（三）引进尖端的档案管理人才，增强办公室档案管理工作的专业性

　　在中小企业办公室档案管理工作的过程中，很多档案管理人员的管理方式方法多是凭借日常的工作经验，一方面是由于多数管理者是从基层逐步走来，他们自认为对基层的管理比较了解，自我感觉凭多年的经验足以胜任管理层的工作，另一方面则是由于这些档案管理人员自身缺乏对新知识、新理念、新方法的学习，自身的专业素质还存在一定缺陷。但随着社会的迅速发展，不难看出，这种凭借工作经验的档案管理模式已经难以符合新时期下企业日益增加的各种需求，基于此，笔者认为中小企业办公室的档案工作可以效仿大型企业的管理模式，引进尖端的档案管理人才，让其对现有的档案管理模式进行全面的“诊断”，再根据企业的实际发展情况制定出相应的管理措施，从而提高整体水平，进一步提升办公室档案管理工作的专业性。

　　三、结束语

　　在当今信息高速发展的新时代，办公室档案管理工作可谓是任重而道远，如何从理论中不断创新，从实践中勇敢开拓，将成为每个档案管理人员必须面对和努力解决的重要课题。真正实现最高层次的档案信息资源的开发利用，革新不同档案的编研与管理工作，更应当是档案管理工作人员今后工作的重点奋斗目标。只有采取一系列改进办公室档案管理工作的策略，中小企业才能更深层次体现档案管理工作的重要价值，进一步促使高质量的档案知识高效服务于企业的发展建设，促使企业自身为社会主义市场经济创造更大利益。

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