新时期如何创新高职档案管理工作

　　一、前言

　　随着知识经济的到来，知识在现代生活中起着越来越重要的作用，成为社会发展的主要推动力量，对知识的管理也日益成为现代管理的核心部分。高职是人才、知识和科技的密集的场所，承担着教学、科研等与知识经济密切相关的职能。所谓高职档案就是在漫长发展过程中，高职在教学、科研等活动中形成了大量有价值的文字、图表、声像等记录，这些记录是高职几代师生共同智慧的结晶，不仅在传承高职文化、反映学校各个学期师生活动等方面具有重要作用。而且对于服务学校科研和教学工作、服务社会等方面作用显著。然而，由于传统思想和现实条件的制约，高职档案管理中存在诸多的问题，例如档案管理人员素质不高，高职领导对档案工作不重视，高职档案服务方式单一、信息化手段落后等等，这些问题成为高职档案管理工作顺利开展的桎梏，导致高职档案的功能大打折扣，这就需要我们不断创新档案管理的思想和手段，切实提高高职档案管理的有效性。

　　二、新时期高职档案管理工作的创新途径

　　1、加强宣传、提高档案意识

　　长期以来，高职对档案管理工作的重要性认识不足，部分领导认为档案管理可有可无，在资金、办公场所、人员配备上投入较少，影响了档案工作的顺利开展。部分科研人员不愿意配合档案管理部门的工作，不能及时将科研成果进行归档，一些职能部门也不愿意将材料送交档案部门，造成很多珍贵的档案材料积压或者丢失，导致高职档案管理工作进展缓慢。部门师生也认识不到档案的重要性，甚至不知道档案室的具体位置。鉴于此，高职要加大对档案重要性的宣传，提高高职领导、师生的档案利用意识，一方面高职可以利用学校网站、校园广播、校报等方式加大宣传力度，在广大师生中间普及档案知识，改变人们对档案工作的神秘感和陌生感。另一方面，档案室要积极组织多种形式的讲座和培训，让广大的师生学会如何利用档案、如何查询档案资料，充分发挥高职档案的价值。

　　2、推进高职档案管理的现代化

　　信息化时代，高职档案管理工作的顺利开展需要现代化的档案管理设备和工具，在部分高职，由于对档案管理工作的不重视，导致档案管理部门的设备严重不足或者老化，计算机、扫描仪、刻录机、服务器等都十分短缺，高职档案工作的效率大打折扣。为此，高职要加强计算机技术在档案管理中的应用，加快档案信息资源的数字化、网络化进程，从档案资源的产生到归档都进行计算机操作，实现档案管理的信息一体化，实现一次输入、反复利用的效率，大大提高工作效率，也让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来，进行更深度的档案产品开发，以适应知识经济的需要。同时，为方便利用传输和联网，可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件，以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作。另外，档案管理工作要充分发挥网络的优势，将有价值的档案信息公布在网上，提高档案服务的广泛性，同时也是带动档案收集、整理等工作的有效方法。

　　3、培养合格的高职档案人才队伍

　　高职档案管理工作的顺利开展离不开一支高素质的人才队伍。为适应知识时代对档案管理工作的要求，高职要加大对档案管理人员的开发和培训力度。一是通过继续教育来解决档案管理人员知识老化的问题。随着知识经济的兴起和计算机技术的发展，高职档案管理人员存在严重的专业性不强、知识面窄的问题，通过培训可以让档案工作人员学习先进的档案管理前沿知识，了解高职档案管理的最新理念，掌握档案管理的先进操作技能，这样才能胜任当前对档案工作的要求。培训方式可以多种多样，可以请一些专家来进行定期培训，提高档案人员素质。也可以组织档案人员参加一些档案工作的学术交流活动，提高自己的业务能力。也可以选拔优秀的档案工作人员到高职进行一段时间的专业学习，更新老化的知识，回来后可以起到帮传带的作用，让更多的档案工作人员从中受益。为了提高工作人员参加培训的积极性，高职可以将继续教育与职称进行挂钩，鼓励档案工作人员通过多种方式来提高自己的档案服务意识和能力。

　　4、促进档案信息资源共享

　　高职档案信息具有一定的潜在价值，只要善于开发和利用，就会最大化的提高高职档案利用的效率，实现高职工作的应有价值。广大的高职师生是高职档案工作的主要服务对象，为了提高档案资源开发的针对性，档案管理人员要充分调研用户对档案的需求，加强与科研部门、教务部门以及其他职能部门的沟通，从而确定档案资源的开发的主题和内容。在档案资源开发的前期，档案管理部门要充分发挥网络的作用，加强各种信息的收集和整理，不断丰富档案资源数据库，为后续的档案资源开发提供基础。同时，在信息化社会，高职师生对档案信息资源的需求不断增加，单个高职档案室的信息资源产品难以满足用户的实际需要，因此高职应该加强对其他高职和科研院所之间的联系，联合其他高职进行档案资源产品的开发，不仅弥补了高职档案管理部门人力不足的难题，也实现了资源共享，提高了编研质量。另外，高职档案管理部门也可以采取与校内外科研部门、经济部门等跨系统的横向联合方式，来共同进行档案信息编研开发，使开发出来的产品更具针对性、时效性。

　　5、拓展服务方式，提高服务主动性

　　高职档案管理工作的重点是提高发挥档案的价值，提高档案服务的质量。因此，高职档案馆必须转变服务观念，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新，将档案中大量固化、凝结状态的信息，据用户和市场需求，按专题重组和创新，为用户提供综述、报告、发展展望等知识重组类服务，变被动的、低档次的、知识备查服务，为积极主动的、高层次的、超前的知识配送服务，使档案馆现藏档案信息的潜能得到充分发挥。这是档案馆适应时代要求，开展信息服务的基础和前提。当然，在提供信息为社会服务时，要注意运用前瞻性思维方式，科学地预测市场需求，为社会开发档案信息，使开发出来的产品具有超前性、针对性，以满足用户的需求。

　　三、结语

　　总之，随着高职教育改革的不断深入和现代信息技术的不断发展，高职档案工作已经从手工作业向现代化管理过渡，从封闭式管理走向开放式服务，从单一的管理走向复合式的应用，正成为现代高职科研、教学职能的重要保障，高职档案管理工作面临着巨大的挑战和机遇，需要所有档案管理工作提高认识，创新工作方法，充分发挥高职档案的价值。

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