办公室档案管理工作的改进策略探讨

　　在长期工作中发现，日常各项的工作开展都与办公室档案管理存在密切关联，但从当下办公室档案管理工作的现状来看，还存在一些问题需及时改进，主要包括三个方面：一是办公室档案管理意识较弱，日常的档案管理制度不完善，在实际工作中存在不足;二是办公室档案的收集管理不善，档案人员素质偏低，文件材料的真实性等得不到保障;三是信息时代对办公室档案管理工作提出新要求，但传统的办公室档案管理模式并不能适应该要求，数字化进程滞后，信息资源共享效果较差等。为此，单位应坚持改进办公室档案管理工作，有效提高工作效率。

　　 一、增强办公室档案意识，完善档案日常管理制度

　　 首先，大多数单位都忽视了办公室档案管理工作，档案管理意识薄弱，导致工作很难取得进步。所以，单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性，努力改进档案管理工作，有机结合档案管理目标，正确树立档案管理理念，坚持完善档案管理制度，强化档案管理的岗位责任制。如：单位可依据办公室档案管理工作实际，积极成立档案管理工作领导小组，明确制定档案岗位目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上，并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围，逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如：单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作，强化单位领导及人员的档案管理意识，确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。

　　 其次，进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，首先应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作[1]。同时，办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放好，并贴上标签，为日后查找提供方便。档案，档案保管室的安全性应得到保障，特别是针对一些重要的文件资料，应做好加密工作，把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限，如果文件资料的保密必要性已经丧失，就应做好记录，并整理好，且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作，以便能相互监督，确保办公室档案管理工作能有序进行，真正把安全工作落到实处。

　　 二、加强办公室档案收集，提高档案人员素质水平

　　 首先，单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中，资料的收集是最重要的也是最基础的工作，所以只能对档案收集工作进行规范和加强，才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，收集的文件资料应格式规范、字迹清晰，并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序，如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作，并严格按照档案管理制度来执行，为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度，利用计算机信息技术完善办公室自动化系统，实现办公室档案的网上管理，做好目录编号工作，提高办公室档案收集效率。

　　 其次，组织开展档案管理人员培训工作，提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实，而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升，档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验，对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解，专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质，单位应从不同方面做出改进：一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义，通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动，在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术，确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术，有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下，网络安全事故时有发生，严重威胁着单位办公室档案信息的安全性，所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。

　　 三、推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享

　　 首先，加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向，在追求利益的前提下着眼未来，同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设，尽早构建档案数字化目录[3]。同时，要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任，尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则，加快档案数字化建设进度。另外，单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度，即纸质档案与电子档案，通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档，并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度，促使档案全文检索目标的实现，全面提高办公室档案的查准率、查全率等，最终顺利改进办公室档案管理工作。

　　 其次，加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准，把技术壁垒打破，统一建立档案信息管理系统，促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统，在网上实现档案信息的生成、整理与归档，使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时，办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点，探索在单位区域内实现档案信息资源的共享，遵循先重点后一般、先易后难的原则，以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录，注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心，利用单位的局域网实现电子信息的网上传输，一体化管理各种办公室档案信息资源，真正实现信息资源的共享，加快改进信息时代的办公室档案管理工作。

　　 四、结语

　　 当前，为充分发挥出办公室档案管理工作在单位日常管理中的重要作用，需要单位在今后的工作中采取有效的改进策略，及时解决问题，确保办公室档案管理工作能在单位里有序、稳定而高效地开展。同时，单位要把档案管理人员专业素质水平的提升当做一项长期工作来抓，以熟练运用先进的计算机信息技术为目标，加大投入，加快推进办公室档案数字化进程，加快实现档案信息资源共享。只有这样，单位的办公室档案管理工作才能跟信息时代的发展需求相符。

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