高校档案工作实践与思考

　　0.引言

　　 伴随着经济社会和高等教育事业的快速发展，高校在发展和建设中形成了大量的档案资源，特别是随着现代信息技术的迅猛发展，不仅纸质的档案越来越多，电子档案也是成倍增长，这给档案工作带来了极大的挑战，任务艰巨的同时也带来了新的发展机遇。高校档案工作的内涵和外延发生了深刻变化。高校档案工作必须适应时代和社会发展的客观要求，与时俱进，加强档案信息化建设、档案文化建设等，才能促进高校档案事业科学发展，才能更好地服务学校与社会。本人从事高校档案工作也有四个春秋了，下面就本人在四川文理学院档案工作的实践做一个小结，如有不当之处恳请各位专家批评指正。

　　 1.四川文理学院档案信息化建设实践

　　 一、档案信息化建设客观需要的配套软、硬件基础设施

　　 首先，要有必需的物质基础作保障。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。万丈高楼平地起，四川文理学院档案馆为了早日实现档案信息化，加强相关硬件建设，根据本院实际情况，在充分利用现有设备的基础上，适当购置了相关的先进设备。这其中包括信息化建设所需要的计算机、扫描仪、扫描笔、数码相机、移动硬盘等硬件设备。在购置时我们充分听取了专家的意见。既保证设备的先进性，又避免了不必要的浪费。

　　 其次，要加快现代化管理软件的应用。四川文理学院档案馆购买了“南大之星”作为档案管理软件。目前，很多高校档案馆都是使用的这款已趋开发成熟的软件。如果将来条件允许，有足够的人力物力财力，也可以自行开发研制符合本校实际的档案管理软件，逐步使档案管理和开发利用紧随高校和时代发展的步伐。总之，使用档案管理软件是实现档案信息化建设的必要手段。

　　 另外，今后最好每个部门配有一台扫描仪，在录入文件的同时，将其扫描成电子文件，这将大大提高档案信息化建设的进程。

　　 二、档案信息化建设对档案管理工作人员的要求及应对措施

　　 （一）对档案专职管理人员的要求及措施

　　 四川文理学院档案馆现有档案专职管理人员三人，这远远满足不了档案信息化建设的需求。档案信息化建设是一项很耗费人力、物力的巨大工程。毫无疑问，人才又是关键。档案专职管理人员则是关键中的核心，决定着档案管理信息化的水平。

　　 档案专职管理人员还应当给兼职工作人员做好归档安排（归档期限），业务培训（归档范围和归档规范化）等工作。越俎代庖，授“鱼”固然可行，但只解决燃眉之急，授“渔”费时耗力，却能解决问题本质。为此，档案部门专职管理人员应立足面广量大的业务指导实际，转变思维方式，创新工作思路，重点在授“渔”上探新路、出新招。

　　 高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。为此，学院要树立以人为本，人才是第一资源的思想，要针对档案专职管理人员成长和工作特点，提升现有专职档案人员的文化和专业程度并完善终身教育体系，切实增强档案专职管理人员运用专业理论解决实际问题的能力，尤其要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，注重理论知识学习培训的同时，注重在实践工作中培养锻炼，努力打造一支多层次复合型专业人才队伍。

　　 （二）对档案兼职人员的要求及措施

　　 四川文理学院档案馆为各系、各部门培训了至少一名档案兼职人员。因为兼职工作人员占档案工作人员比例较大，培训也花了较大的人力、财力，如果经常变动，必定会影响到档案工作的效率和质量，这就要求各系部兼职人员相对固定。各系部档案兼职工作人员确定后，如何提高这些档案兼职人员的综合素质， 是目前学院档案管理工作及档案信息化建设亟待解决的问题。

　　 2.四川文理学院档案文化建设实践

　　 一、做好各项档案工作，丰富馆藏资源

　　 近年，随着学校的发展，学院档案馆档案资源逐年丰富。这主要归功于学院档案馆的规范化建设，学院各部门各类档案归档比以往更加完整更加规范。众人拾柴火焰高，通过全院各部门档案工作者的努力，认真做好档案归档工作，极大地丰硕了馆藏资源。万丈高楼平地起，有了馆藏资源做基础，才能给力上层建筑――档案文化建设。

　　 编制馆藏档案专题目录是为档案文化建设打好基础的另外一项重要工作。从服务的角度出发，围绕学院中心工作和全院师生关心的热点问题，结合馆藏，学院档案馆编制了《学院发文汇编》、《干部任免文件汇编》、《学生奖惩文件汇编》、《组织史》、《征地》等几个专题目录，提高了档案服务。

　　 二、完善档案文化建设的工作机制

　　 一方面，学院领导重视是档案文化建设的保障。学院领导者特别是档案工作分管领导，必须转变思想观念，要充分认识到学校档案是校园文化建设不可多得的、独一无二的重要资源，必须通过各种途径保证档案管理工作的有序进行，例如学院曾发文规定档案归档工作和部门评优及绩效考核直接挂钩，这就大大保障并促进了档案工作的顺利进行。另一方面，档案文化建设客观上要求档案馆全体工作者要转变传统观念，深刻认识档案的文化属性，配合协助学院领导建立适合档案文化运行规律的管理机制，在公众中树立档案工作的文化形象，在文化建设事业中奠定档案工作的基础地位。

　　 三、挖掘档案文化宣传的亮点

　　 档案文化宣传是档案文化建设的重要一环，信息时代，我们要充分利用各种现代化媒体传播手段，加强档案文化的宣传力度，让档案文化走入全院师生的视野和心里，融入他们的行为，从而体现档案文化的价值。受益于学院领导对档案信息化建设的重视和大力支持，学院档案馆有了自己的网站，可通过网络进行档案文化的宣传。另外还可以与学院宣传部、校报合作，开展宣传活动，开设档案专栏。举办档案精品展览，精心打造具有鲜明本院特色的档案精品展览。配合各种纪念日、校庆等，积极主动地承办和参与学院的大型纪念活动，举办专题展览。此外还应该依法鉴定开放部分档案，对一些档案进行适当的解码。

　　 四、提升档案文化功能的发挥

　　这就要求我们把握机遇，主动作为，采取措施，积极应对，有效地推进档案文化建设。学院当前正在建设新的校史展览馆、同时还在进行校史的撰写。以此为契机，充分发挥档案的文化功能，将校史展览馆建成档案文化宣传的一个重要基地，作为将来学生爱国爱校教育的重要一课。校史的编写是一项艰巨而富有影响力的工程。学院力求打造精品，已将编写好的校史陈列展《百年黉门 弦歌不断》一书出版发行。这些都是档案文化功能的有力体现。

　　 3.结语

　　 以上所提到的很多档案工作成果都是寥寥数语一笔带过，但是在档案信息化和档案文化建设实践过程中，我们实际是花费了很大的财力、物力、人力，做了很多幕后的工作，才厚积薄发的。因此我们还要做好档案的宣传工作，争取更多的上级、本单位领导的支持，完善各项规章制度，更好地提升档案馆的硬实力和软实力，最终提高档案的服务能力。档案服务，是制定档案工作发展规划，提升档案规范化管理水平的目的所在，是发挥档案“存凭、留史、资政、育人”作用的关键环节。档案服务意识，贯穿于档案服务工作的始终，对提升档案服务水平，促进档案的提位升级，有着十分重要的影响。档案管理的核心价值都是为了查询利用，所以我们要做的就是，调整好心态，找准自己的位置，为服务好学校和社会尽职尽责。

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