高校干部人事档案管理的难点与对策

　　中图分类号：G647   文献标识码：A   DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.09.007

　　On the Difficulties and Countermeasures of College

　　Leaders' Personnel Archives Management

　　WANG Jun

　　（Zhoukou Normal University， Zhoukou， He'nan 466001）

　　Abstract College Staff Personnel Filing work the party and state cadres working on a major structure， to further improve the management level of university records management staff， this is a new problem， this paper analyzes the personnel staff of colleges and universities are facing on the archival management through the difficulties to develop appropriate measures.

　　Key words new accounting; finance; discussion

　　高校干部人事档案工作是提高院校人事管理水平的重要组成部分，人事管理发展和高校人事档案工作的步伐，使高校人事档案工作赋予新的意义，高校人事档案旧的管理方式不符合全面的发展。浅谈怎样提升高校干部人事档案的管理水平，以便更好地研究和服务教育。

　　1 高校干部人事档案管理工作的难点

　　（1）难以收集的档案材料进行合理归档。大学中涉及的部门很多，大量的人员具有频繁的流动性，工作人员收集档案材料是比较困难的，如每年的考试形式、青年教师学术证、各类培训、表扬、奖励的各类信息资料，还有一些出国工作、学习的资料等，这些档案资料不会立即归纳和更新不迅速，容易出现落下的情况。

　　（2）档案材料整理装订不简单。相关规定每个隶属干部的档案是一定要绑定成册，档案材料都要使用标准化的办公纸张，大小为A4的规格，档案装订后，保持卷面干净，整洁平坦，对于太窄或损坏的卷宗，则要在左边缝一条纸边，每个材料不符合标准，或缝合，加工为每页，或采取安装成衬垫材料的鳞片状或梯形。最近几年，经常有纸张尺寸规格的档案材料，这种材料难以切割，切割材料的四侧，用尺子反复推量，在一定程度上不能确保装订线适当，不破坏字，所以档案工作人员会耗费时间。

　　（3）档案资源利用难。因为我们认识档案工作的程度不高，因此卷宗的虚假信息仍然存在，则无法使用此文件的资源。如时间时间是不对，有部分干部上班时间、入党的时间、获得职称的时间，对文件的质量有直接影响。某些内容的材料不规范，学习材料千篇一律，不体现干部的个性特征和专项。档案材料的信息数字化管理，在一定程度上影响员工的整体素质，目前档案管理现代化程度是偏低，质量有待于进一步的改进。

　　（4）难以收回的档案文件。根据相关的规定，除了干部的死亡写自传以外，人事档案一般不放借，档案一定要在15天内返回，但因为各方面的原因，在实践中，制度措施难以实现，一些人员向档案室借取一些文件材料，有时候时间会花费几个月，这些文件就会引起一些问题出现。存档的一部分，因为人的处理过程中的不当操作，随意改动档案，散页的情况就会出现。

　　（5）人档分离、弃档不用的现象很多。随着高等教育水平和办学规模进一步扩散，高校之间、高校和科研机构或企业之间的人才竞争逐渐升温。高学历的人才流动性增加。很多高校因为发展，引进了高层次的消费，高学历的人才和高职称，甚至发布一些特殊的政策，导致原单位有档无人，现在单位和人员出现文件分离的现象。造成人才流动，使得人员和档案相分离，影响了人事档案管理的正常秩序。

　　（6）干部的人事档案内容空洞。根据申报的要求，干部和传记材料、自传材料、审查和评估材料、专业技术的材料、政审材料、党团材料，物质激励，工资材料，辞退人员材料和其他资源，总共十个类别，是要存档的。需要这些材料文件，存在的主要问题是各级拔尖人才材料、科研成果材料、教学评估材料等均未归档，评估并没有存档，不能准确地反映每一个人员的特点、专业知识和实际操作技能。现在，这些材料一般是专业技术人员的技术档案和教师业务档案，并在纪检部门以独立的文件进行存储。

　　2 档案管理难的主要原因

　　（1）学校没有足够的重视，缺少记录管理人员。相关的规定，管理1000个干部人事档案，可以配合一个专职的人员进行档案管理。目前，很多高校都不能做到依据这样的标准配齐管理档案的人员，档案卷宗的装订的工作很艰巨。按照目前的规定，将存档的材料放进备用箱中，每一年装订一次。现在常常添加一些工资、职务晋升、岗位评价的信息，每年的年终考核材料，获得各类结业证书，逐渐增加的获奖证书数量，需要对这些大量的材料进行总结。它往往是在一组档案没有没有装订完成，还要组织很多零散的材料，需要新的归档和整理。一直以来，档案的管理者要进行拆封、分选、切割、加工、装订等工序。

　　（2）档案人员的素质较低。许多高校的档案管理工作人员，因为员工不是专业出身，没有较好的政治素养和工作能力，对档案材料进行收集时，对于来历不明的档案材料，没有仔细调查核对，核实身份，没有做好前期的工作，在鉴定材料的进程中，材料的主要内容，使用起来是否完整，是否准确，字迹是否工整，存档人员的年龄、工龄、党龄、教育情况等是否真实，没有仔细核对信息，就会出现使用档案材料时混乱的情况发生。档案管理制度不严格遵循，存档的材料自由借出，使档案材料发生一定的损失。 　　（3）各职能部门互相不配合。干部的文件使用期间，各职能部门相互不协调，是档案工作开展艰难的主要因素。一些员工对高校档案管理方面认识得不深刻，出现档案不完整的情况，严重的官僚主义，档案不及时递交，各职能部门之间的效率低，拖延档案，档案管理部门没有有效的方法进行限制。有些部门依靠权利，在出生和资历上进行造假，不依照制度，依据和标准不同，影响部门文件管理规范化的备案。

　　3 处理高校干部档案管理难点的措施

　　（1）加强管理，健全制度。坚持把档案作为学校重要工作议程的一个常规部分，完善领导建设。首先，负责管理人事档案的领导干部要定期检查、引导、监测，出现问题马上处理，保证了工作的顺利进行。其次，扩大资金的使用，完善硬件水平。在新的形势和任务下，一定要把管理推到现代管理的新阶段，基本的文件管理工具符合规定，管理和应用必须采取行动，各部门要处理好资金问题，完善设备等问题，增加硬件的投资记录管理，完整的计算机硬件设施，给文件管理的保护措施。强化档案工作基础设施的建设，按照相关的规定，干部档案管理部门要建立强大的、防火、防潮的专用档案库房，设置铁的文件柜，仓库每卷面积需要20～25平方米，应设立空调、除湿、消防设备，仓库要防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，仓库、阅档室、办公室三室相隔离，很多大学基本上可以满足需求。

　　（2）完善队伍建设，提升政治和业务素质。首先，要定期组织人事部门，各级要注重完善干部档案的行列，挑选作风正派、责任心强的干部，关注自己的教育和培训，关心员工的工作和生活，在一定程度上调动他们的主观能动性，档案工作是一项政策性、保密性都很强的工作，按照档案工作的最新发展状况，选取记录管理的工作人员，应侧重于选择高度责任感和奉献精神，受过良好教育，善于电脑操作，有能力和人品的党员干部从事档案工作。其次，要完善专业培训，管理人员经由参与职业培训和其他适当的方法，以加强业务档案的水平，吸取新知识、新技术，扩大自己的知识面，强化知识结构，逐步掌握计算机和其他知识技能。最后，配置档案管理人员，工作人员要符合基本要求，规范统一内容的外在形式，保持完整、真实、精致、实用性，来实现这一要求，需要一个爱档案，熟练掌握档案和保护他们工作的专门文件管理干部。同时，高校应培养一批掌握现代科学技术，以满足归档的发展，适应信息化发展的档案管理人员。

　　（3）创建一个网络文件管理，以确保档案材料的完整。因此，我们一定要创建档案管理办公室专职档案工作者和各职能部门兼职人员，为各自的岗位明确责任，根据职能进行分工，干部档案材料应当进入个人责任部门及相关工作人员和奖励制度。档案工作者应采取一定的方式，熟悉各部门的基本活动和各种文件材料，充分征询各方建议，依据职能分工，内容更具体，综合归档的范围，明确认识责任，以防止任意损坏存档档案的情况。内部机构人员应定期整理规定的存档材料，在一定时间内交付给文件组织，维护各种类型的档案的完整性。通过这种方式，才可以把那些难以控制的档案材料收集一起，交给学校人事档案集中保存。

　　（4）严格制度，问责制度的执行情况。为了防止遗失文件、更改文件，一定要创建齐全的档案管理制度和责任追究制度，严格的程序，所以被转移、转出接收登记材料，借档案时必须注册，使用便利，进一步限制所造成的干部文件泄漏、修改等人为现象。人事档案管理的问题，问责制的实施。首先查询，借阅归档一定要带着单位证明，两个或多个文件需要到单位，进行批准的，方可借阅。其次是部门合作，除特殊情况需要检查，由外部读取文件的干部，以及任何其他必需的文件单位借阅，个人档案借阅使用文件的时间在一月或半月，利用个人进行伪造、销毁、篡改文件等，都不能自由复制干部档案。最后是调出干部的文件必须密封，才能转移出去。审查后，必须加盖印章或转移到其它单位。

　　（5）更新观念，改进和健全的人事档案工作。随着现在的社会已步入信息化时代，不管是领导还是档案工作人员都要遵循形势的转变，具备新的思路，深入档案管理的改革，转变原先不重视干部的能、绩、廉的理念，而是要更全面的研究。档案馆工作人员在人事档案管理工作，打破管理干部人事档案材料的传统方式，仔细探究新形势要求下对干部各方面素质的考验，对人事档案进行合理的开发和利用，调整人事档案材料的收集内容，对高校干部进行科学、全面的评价，提供人事部门正确使用干部的理由，干部档案材料的那些方面应体现干部的工作业绩、工作态度、工作作风素质、与人民群众的关系等附加材料，添加到档案里，使档案干部自己真正成为一个真实写照，组织部门可以经过看档案就知道这个人的资料。

　　4 结束语

　　随着国家的人事制度改革的进一步发展，怎样改善高校干部的人事档案管理工作，实现规范化的管理，我们需要认真考虑其科学性，更好地处理好问题。人事档案的形成，是一个长期的过程，同时，相关部门要完善人事档案工作的社会意识，认真谨慎地对待任何档案。

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