普通高校成立档案馆的有关问题研究

　　中图分类号：G270 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.08.084

　　Research on Issues Related to the Establishment of College Archives

　　――Take Xuchang University as an example

　　YANG Xiaobing

　　（Xuchang University， Xuchang， He'nan 461000）

　　Abstract Take Xuchang University for example， about the establishment of targeting archives， institutional settings， venue construction， construction personnel archives， archives institution building， strengthening the construction of archival information， establish service first philosophy and other aspects of the problem， the research thinking， proposed feasibility reference.

　　Key words archives; institutional settings; information

　　许昌学院作为一所全日制普通本科高校，办学以来为地方输送了大量人才，其中档案工作在服务学校、服务师生和社会和过程中发挥了重要作用。随着科学技术日新月异，信息时代的到来激发了师生对档案信息资源利用方面的服务质量、服务能力、服务效率等更进一步的需求，也使得成立档案馆的呼声日渐高涨。

　　按照《普通高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（1）建校历史在50年以上;（2）全日制在校生规模在1万人以上;（3）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上”。许昌学院满足前两条条件，应当按照规定成立档案馆。以下就许昌学院成立档案馆过程中可能面临问题进行思考研究。

　　1 档案馆的目标定位

　　许昌学院建立档案馆的目标定位应在功能作用发挥上，涵盖以下五个方面的内容：

　　（1）负责本校档案行政管理。高校档案馆区别于地方档案馆，地方档案馆是与档案局分开的，而高校档案馆是要履行一部分地方档案局的行政管理职能的。因此许昌学院档案馆要践行依法治校的要求，自觉对学校依法开展档案管理工作情况进行指导、监督、检查、评比、奖惩等。

　　（2）负责本校档案收集保管与提供利用。这也是作为高校档案保管机构的基本职能，也是高校档案馆成立的根本，没有档案何来档案馆。因此许昌学院档案馆要加强档案的收集，保证档案及档案材料及时存入档案馆;还应提供必要的软硬件设施保管好档案;也要为本校教职工生以及社会利用服务。

　　（3）记录保存高校历史。高校档案记录了高校办学历史，包括高校办学期间出现的名人、重要历史事件过程性资料、建筑等，反映了高校的大学精神。因此许档案馆应该如实记录本校在发展建设各个阶段的重要历史事件、历史人物、制度文件、发展规划等，留住学校的历史，让许昌学院的大学精神传承下去。

　　（4）发挥服务社会的功能。高校从区划上讲作为地方行政区划的一部分，与地方建设发展存在千丝万缕的关系，在服务地方社会发展方面发挥着越来越重要的作用。档案馆也应发挥自身的信息资源优势，主动服务社会，为社会提供更加丰富的信息资源、更加快捷的服务效率、更高的服务质量。

　　（5）发挥教育的功能。高校档案区别于地方档案的显著特点之一是：高校档案有大量的教学档案资料，发挥了重要的教育功能。因此档案馆应大力发挥自身教学档案资源优势，加强教学档案编研力度，为师生提供丰富的教育教学资源服务。

　　（6）发挥宣传功能。高校档案具有丰富的信息资源优势，是高校发展的历史再现。许昌学院档案馆在服务高校发展过程中可以通过举办主题人物展览、主题事件展览、编研专题报告、建设虚拟校史馆等途径宣传校史、校训，开展师德、学生思想品德等宣传教育活动，达到推进学校精神文明建设、塑造学校良好社会形象的目的。

　　2 档案馆的机构设置

　　（1）许昌学院现有档案保管机构及其档案保管情况。调研发现，许昌学院现有档案涵盖《办法》中所有十大方面的档案，现有专门的档案保管机构只有综合档案室和校史馆（校史馆的档案管理机构地位一直没有明确，现在看来，从《办法》中实物档案的角度考虑，应当列为档案保管机构，有必要加强管理）。综合档案室，主要负责学校文书档案管理而各专门档案均由相关职能部门分散保管。未成立专门档案的保管机构，如学生处管理学生档案，人事处和组织部保管干部人事档案，财务处保管会计档案等，而校内其它部门也有保管零散档案材料的情况。

　　（2）未来档案馆机构设置注意事项。为避免隶属、挂靠、合署办公等带来的身份尴尬问题，根据《办法》规定，许昌学院可以成立独立正处级建制的档案馆，负责全校档案管理、档案保管工作。档案馆设馆长一名，全面负责档案馆工作，设副馆长二名，其中一名分管档案宣传和信息化工作，另一名分管档案收集、保管与保护。档案馆下设综合科、宣传科、技术科、学生档案室、干部人事档案室、教学档案室、科研档案室、综合档案室、校史馆这九个科级机构。 　　依据《办法》规定，“利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管”，因而有必要成立专门的学生档案室、干部人事档案室、教学档案室、科研档案室。而从实物档案的角度，以及更好地保护校史档案和提供利用的角度考虑，笔者强烈建议将校史馆纳入档案馆管理。

　　另外，各二级单位必须至少指定一名工作人员担任档案员，负责平时各二级单位的档案材料收集与报送工作以及档案制度和档案政策宣传工作。

　　3 场馆建设

　　（1）场馆选址与建设。根据《办法》，档案馆应当具备符合要求的档案库房和管理设施。因此许昌学院档案馆馆设选址时，就要考虑档案材料遮光保存，尽量在通风条件好的阴凉处建立档案库房，库房面积要符合国家规定。

　　（2）管理设施方面。要按照国家规定面积配置，严格执行三室分开即：档案库房、档案人员办公室、档案阅览室分开，但不易距离太远，要便于管理。库房须配置必要的档案柜、密集架等档案存放设施，“三防”设施。档案阅览室及档案人员办公室则需要配备必要的档案信息化设备、办公设备等。

　　4 档案人才队伍建设

　　一要逐步集聚人才。在抓住保持原有档案人员队伍基础之上，通过引进、培养、继续教育培训等途径，建立一支能打赢、敢打必胜的专兼职档案管理人员队伍。档案人员不光要熟悉本专业，也要熟悉计算机、管理知识，做新时期高素质的复合型档案人才。二要稳定档案人员队伍。要建立健全奖惩机制，完善制度，激发档案人员工作热情。又要关心档案人员的待遇、进步，还要营造和谐的工作环境，留住人才，防止档案专业人才流失。

　　5 加强档案馆制度建设

　　制度是档案馆正常运转的保障，只有完善制度，才能确保档案管理工作健康有序发展。档案馆要建立健全档案管理方面涵盖收集归档、保管保护、查借阅、转递利用、档案编研、信息安全、提供服务等方面的管理制度，以及其它内部控制制度，保障档案馆各项工作按制度的轨道运转。

　　6 加强档案信息化建设

　　南京邮电大学钱军认为：“数字化校园建设和数字化教育的兴起是近年来面对信息化浪潮我国高等教育的一个发展趋势”。因此在数字化校园建设背景下，档案信息化已成为一种必须，一种新的服务需求。所以许昌学院也应加快档案信息化建设，建立数字档案馆，使得档案馆与数字档案馆同步建设。这也是响应李克强总理提出“互联网+”行动计划的号召，走“互联网+档案馆” 道路的必然选择。

　　档案馆要争当数字化校园建设的主力军，反过来档案馆也可借助数字化校园建设的机会，发挥独特凭证、编研优势，提供更加便捷、特色的服务，大力推动档案服务质量与效率的提高。许昌学院档案馆信息化建设不能急功近利，要扎扎实实稳步推进，可以确定数字化的先后顺序，优先建设师生利用率高的数据库，优先对亟待保护或珍贵的档案资料以及特色档案进行数字化等。

　　当然许昌学院开展档案馆数字化，一定要在确保档案信息安全的前提下进行，采用最先进的信息安全技术，健全权限、密级设置，确保档案信息化工作安全有序开展。

　　7 围绕学校中心工作，牢固树立服务第一的理念

　　档案馆要捋顺“藏”与“用”的关系，把“用”摆在更加重要的位置。采取经常性地举行专业报告会、编研系列出版物、开展档案实物展览等方式，挖掘档案信息服务潜力，提高档案利用服务效果。要本着为师生利用服务，为学校发展大局服务的目标，牢固树立服务第一的理念。

　　 本文为许昌学院校内科研基金项目《普通高校成立档案馆有关问题研究――以许昌学院为例》的研究成果，课题号：2015032

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