企业档案管理融合发展路径探索

　　中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.08.072

　　Exploration on the Fusion Development Path of

　　Enterprise Archives Management

　　CHEN Manling

　　（Archives Department of Chongqing Iron & Steel （Group） Co.， Ltd.， Chongqing 400080）

　　Abstract To promote the scientific development of archives science， promoting the fusion development of enterprise archives work， the paper on enterprise archives management research， puts forward the fusion development path of enterprise archives management with the reform and development of enterprises， production and management， enterprise culture， factory numismatic history of education and team management.

　　Key words enterprise archives; fusion; development

　　0 引言

　　企业档案是企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。企业档案管理也是企业管理的一项重要的基础工作，是企业行政、经营、生产技术等方面管理的重要组成部分，企业档案管理工作即企业履行档案管理职责的行为与活动，其职责是维护档案的完整、准确、系统和安全，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求，运用现代技术和管理方法，通过资源整合与开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效支撑。中共中央办公厅、国务院办公厅2014年出台《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，进一步强调档案工作的重要意义，也为加强企业档案工作指明发展方向。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，已成为推进企业整体实力的重要条件，因此企业档案工作对企业发展具有重要意义。

　　1 企业档案工作中存在的问题

　　当前企业档案管理工作发展形势不容乐观，以钢铁行业为例，七八十家大型钢铁企业中，目前具有直属集团的独立档案部门仅两三家，而且随着钢铁企业改革的推进，这两三家也有被弱化的趋势。本文对企业档案管理现状进行分析，认为企业档案管理工作主要存在以下问题：

　　（1）档案管理意识有待增强。企业的生产经营管理是企业的首要任务，因此大多数企业忽略档案管理，企业的领导和员工对档案管理不够重视，档案管理意识薄弱，未充分意识到企业档案在企业发展中的重要作用和价值，从而在档案管理方面投入的人力、物力和财力等资源严重不足，导致档案管理工作有些滞后，出现档案管理缺乏统一规范和管理。很多企业的档案管理仍采用传统的管理方式，档案管理信息化严重滞后，造成档案利用价值偏低。

　　（2）档案管理缺乏专门机构。企业的核心工作是促进生产，提效益，因此很多企业对档案管理不够重视，对档案集中统一管理的基本原则不够明晰，导致很多企业缺乏一个专门机构统一管理档案，缺乏健全的档案管理的机制，未形成系统的档案管理制度，从而出现各部门的档案管理规范不一，档案形式不一，造成档案缺失，破坏了档案的完整性和统一性，给档案管理带来困难。

　　（3）档案管理缺乏专业人才。档案管理工作是一项专业程度很高的工作，档案管理人员需要掌握档案管理的专业知识技能。但由于档案管理在企业中未能得到充分重视，因此企业档案管理缺乏专业的管理团队，很多企业档案管理人员为兼职，不具备档案方面的专业素质，导致档案管理不适应企业管理的需要。档案专业人才的缺乏导致大多数企业的档案管理还处于收发查找的低级阶段，档案管理信息化程度偏低。

　　（4）档案管理缺乏统一规范。档案信息不仅是一个单位或部门内部信息，现代档案信息是一个地区、系统或国家，甚至是国际档案信息交流的一个部分。为确保档案信息交流的流畅，档案管理必须遵循统一的标准化规范，国家相继出台了一系列档案管理规范。但有很多企业由于档案管理意识淡薄，缺乏专门机构管理档案，从而导致企业档案管理缺乏统一规范，各部门的档案形式不一。

　　（5）档案管理缺乏数据挖掘。很多企业仅仅将档案进行收集与保存，档案仅仅成为一种记录企业相关信息的方式，从而导致档案利用价值不高。企业档案管理人员未对档案进行系统分析和研究，更未对档案信息进行数据挖掘与提炼。在调阅档案时，仅仅是简单地查阅档案原始信息，而未将档案中蕴含的有用信息挖掘出来。由于缺乏对档案进行数据挖掘与研究提炼，从而导致企业档案未发挥其应具备的综合价值。

　　2 企业档案管理融合发展路径

　　本文认为企业档案管理工作应创新发展，档案管理人员必须打破固有的档案管理思维模式，采用新思维，不能就档案而管档案，应增强档案管理现代化意识，实现档案管理现代化;加强档案管理人才培养，提升档案管理人员素质;加快档案信息化进程，实现档案管理信息化;加强档案业务和企业管理知识学习，将档案工作融入企业的其他各项具体工作中，融合发展。为提升企业档案管理工作的实效，本文以重钢集团档案管理为例，就企业档案工作与企业管理各项业务融合发展的路径提出以下建议： 　　（1）档案工作与改革发展融合路径。国企改革是目前国内实体经济发展的重大举措，档案工作应在国企改革进程中发挥重要作用。重钢集团具有百年历史，已保存了丰富的档案资源，形成了系统档案体系。为进一步发挥档案的综合价值，档案部门应深入挖掘企业档案中各个变革时期重钢面临的危机与对策，通过系统研究形成研究报告和咨询报告，为企业领导改革发展决策提供借鉴。同时与宣传媒体深度合作，挖掘档案中第一轮改革前后，重钢对国企改革作出的贡献和重钢人敢为人先的改革精神，以舆论为企业的改革发展造势。与工会、宣传部等组织机构联合采访上世纪七十年代末、八十年代初企业改革的亲历者，采集口述历史档案，并编辑专题视频，在电视台和档案门户网站播出，为企业改革发展营造良好的文化氛围。

　　（2）档案工作与生产经营融合路径。企业档案工作本身是企业生产经营的基础组成部分，因此档案工作要纳入企业生产经营计划，从而促进企业全面发展，提升综合实力。重钢集团将企业档案管理工作以“双保障机制”融入集团生产经营体系，即：每年的档案工作纳入集团生产经营计划，并设定考核指标，归档计划以生产经营计划的形式下发各单位;每年的档案工作计划纳入集团行政工作计划，并由总经理在职工代表大会的行政工作报告中向职工代表进行报告。档案部门通过经理办、技发办、经济运行处等业务部门的各项渠道收集钢铁行业及其上下游产业的信息，并汇总到档案部门，档案部门组织专业人员对收集的产业信息进行梳理、分析，每年形成6～8个专题信息研究报告，分送集团领导和各主要业务处室负责人，为企业生产经营提供决策参考。同时档案部门组织人员与经济运行处共同采集对企业生产经营有重大影响的生产经营数据，建设企业生产经营数据中心，建立大数据信息中心，为集团生产经营决策提供依据。

　　（3）档案工作与企业文化融合路径。企业文化是企业在研发、生产、管理等方面长期形成的，能成为企业全体职工普遍接受的理想信念、价值观念和行为规则，是在企业的建设和职工队伍的成长过程中逐步形成的，与企业物质文明相适应的一种微观上层建筑。档案不是对企业文化的一种简单的记录，而是系统分析企业文化建设的成就与不足，精心梳理，留其精华，去其糟粕，形成价值取向。档案工作对于企业文化建设具有“缅怀历史、启迪未来、传承文化”的重要作用，从而更好地为企业生产经营和发展战略服务。企业档案工作与企业文化融合，可通过对企业档案价值挖掘，建立企业形象系统，实现企业档案的文化价值，比如：挖掘声像档案，发挥企业档案在企业形象宣传中的作用;开发荣誉档案，树立企业社会良好形象;编写先进人物宣传册，发挥企业英雄模范作用;全方位利用档案资源，展示企业文化。

　　（4）档案工作与厂情厂史融合路径。厂情厂史教育是回归溯源的传统教育，也是居安思危的警示教育，更是励精图治的励志教育。企业档案工作是维护企业历史面貌的一项重要工作，在厂情厂史教育方面有责任对厂情厂史进行综合研究，形成厂情厂史的研究成果，为厂情厂史教育提供现实的教育素材。企业档案部门可以通过挖掘档案资源，梳理企业历史脉络，同时对企业历史进行系统研究，编研出企业史志等档案资料，形成厂情厂史的研究发布体系。为加强厂情厂史教育实效，档案部门建立企业厂情厂史馆，展示企业发展的不同时期的档案和文物，与厂情厂史教育工作相融合，充分发挥档案的教育功能。

　　（5）档案工作与班组管理融合路径。班组是企业生产经营活动的基本单位，也是企业基层的生产管理组织，班组管理直接影响企业生产决策的实施。档案管理可以与班组管理相互融合，档案部门可与班组长协作，充分发挥档案记录的职能，对班组人员和班组岗位进行声像等记录，尤其对于优秀班组、关键岗位的资料收集与拍摄。同时档案部门对班组产生的各项资料进行归档，组织班组长等管理人员对收集到的档案资料进行分析，挖掘其蕴含的隐形知识，优化班组管理，确保生产安全，提升生产效率，从而促进班组建设，提高企业效益。

　　3 结语

　　企业档案工作是企业各项管理工作的基础，为企业管理各项工作提供信息资源和智力支撑。企业档案工作也只有在与企业各项业务活动相融合才能获得活力和发展动力，同时也要求企业档案管理从业者解放思想，加强学习，具备融入企业各项业务活动的知识和技能。本文对企业档案管理融合发展路径进行探索，提出企业档案管理与企业改革发展、生产经营、企业文化、厂情厂史、班组管理等方面的融合发展的具体路径。

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