档案数字化的质量和安全保密控制

　　档案的数字化发展精力了不同的发展阶段，从20世纪80年代开始档案的数字化模式就已经发展起来。最初档案管理的内容是案卷级的目录，文件级的目录以及相应应用计算机做一些辅助性的工作。那个时候，在一些档案馆中就可以对一些远程的信息进行查阅和检索，部分实现了档案信息的共享。是一种节省资源的表现。档案的数字化表现在不同的方面，其中包括对纸质档案进行扫描，采用数码相机进行拍摄，对激光的三维立体进行扫描，音频和视频档案也逐渐实现了数字化。

　　1 档案数字化的质量控制

　　所谓的质量控制就是为了提升档案管理工作的效率，提升档案工作的质量所采用的一些技术，这些技术可以对档案管理工作中的一些缺陷进行消除。在档案管理实现数字化的过程中，必须对其质量进行控制。

　　1.1 质量控制的内容

　　第一，选择数字化方案。在进行档案管理工作的过程中，要根据档案的特点以及保存的形式来制定相应的计划和方案，所以，进行档案数字化也是如此，数字化方案的制定要尽量符合标准，其中包括档案数字化的原则，技术水平以及操作方式等等。

　　第二，要选择正确的数字化软件。在实际的工作中，数字化的软件种类繁多，特色各异。在选择的过程中，相关的技术人员要做好调研工作。选择符合档案管理工作的现状，同时能够做到效果最大化的数字化软件，进而提升档案数字化的效率。

　　第三，人员选拔和培训。提升档案数字化质量的主体是人，因此，做好人员的选拔工作和培训工作是至关重要的。具体来说，工作人员的专业技能和实际的操作能力是选拔的关键，同时其职业道德和专业素质也要达到相应的标准。定期进行人员的培训也是一种较为重要的形式，不仅要将专业的知识进行灌输，同时还要对档案管理的相关制度和规定等进行明确，另外，相关的工作人员还需要对档案管理的相关软件进行熟练掌握，这样才能促进档案数字化工作的效率。事实上，人员选拔和培训所涉及到的内容较为广泛，管理人员应该做好充足的计划。

　　第四，检查、监督、验收和评估。这可以说是质量控制的最后一个环节，档案数字化的质量主要依靠这一环节来决定。需要注意的是，检查的对象包含的内容相对较广，除了一些设备之外，人员的工作状况以及工作的流程等都是比较重要的方面。所谓的监督就是要根据实际的工作状态找到档案数字化过程中存在的问题，并且提出相应的解决措施。如果监督工作中遇到一些不能解决的问题，需要向上级部门报告。另外，验收工作就是要对画幅的完整性以及清晰度等机型检测，对档案的质量进行扫描，档案信息的数字化成果要充分应用到计算机系统中，做好综合的评价和分析是至关重要的。

　　1.2 质量控制的手段

　　第一，明确分工和责任。对档案数字化的集成进行质量控制所采用的手段多样，其工作方案，档案的总量以及数字化的程度不同，因此，相关工作人员的工作任务，工作量等都存在着明显的差异。要想对质量进行严密地控制，需要将分工进行明确，同时明晰工作的思路。

　　第二，建立健全规章制度。对于档案数字化的流程来说，做好档案信息的建设工作具有重大的意义。在实际的工作中要以健全的规章制度作为指导，同时，实现档案信息的共享。要根据国家制定的规章制度和法律法规来对档案信息的质量进行规定。

　　第三，落实适当的奖惩制度。为了激励档案工作人员的积极性，可以采用相应的奖惩措施，由于档案数字化工作的系统性和基础性较强，因此，要根据工作人员的优点和缺点来采取相应的奖惩措施。

　　2 档案数字化的安全保密控制

　　2.1 安全保密控制的内容

　　安全保密工作是档案工作的重要内容。档案数字化的安全保密控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄密问题。安全保密控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。

　　2.2 安全保密控制的手段

　　安全保密控制是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保密控制主要包括：规章制度的建立，网络和计算机安全方案的确立，场所的选择和安防系统的建设，档案实体的使用和保管，数据库的维护、整理和数据备份。

　　2.2.1 加强教育，提高人员思想素质

　　档案数字化过程中存在着许多不安全因素，其中，人的不安全行为是安全保密控制的重点。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保密的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保密问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保密意识。第三，组织定期或不定期抽查，发现问题及时纠正，并对参与人员进行批评教育。

　　2.2.2 强化人员管理

　　人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。为此，可从以下三个方面人手：第一，严把人员政审关。第二，明确参与人员的岗位和职责。第三，对工作人员的思想意识、工作质量等情况进行定期考核。此外，对于退出此项工作的人员，要及时收回其证件、门禁卡等，并在门禁系统中删除他们的认证权限。

　　2.2.3 落实制度建设和安全系统建设

　　安全保密制度在档案数字化工作开展之初都已建立，但其在贯彻执行过程中往往会大打折扣。这主要是由一些原因引起的，如错误地认为执行安全保密制度会影响工作效率，工作中麻痹大意等。为此，我们要克服错误认识，严查细究，对人为造成的泄密问题，要按照相关规章制度严肃处理，使安全保密工作受到应有的重视。同时，还应落实安全系统建设，强化技术防范手段，配备安全防护设备，配置信息安全设备和软件，确保档案实体、数字化加工设备和档案信息的安全。制度建设和安全系统建设相辅相成，缺一不可。

　　结束语

　　目前，全国各级档案馆主要开展了档案全文信息的数字化。一部分档案馆已可提供档案信息的远程网络查询和利用，实现了档案信息资源的交流与共享，拓展了档案利用服务的范围，提高了档案利用服务的质量，节约了大量社会资源。要对对档案数字化的质量控制和安全保密控制的内容和手段加强重视，以期为确保数字化工作的质量和安全保密性提供一定的参考。

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