企业设备仪器档案管理的问题及解决措施

　　前言

　　在新时期，企业的发展至关重要，一些大型机械设备、大型精密仪器进入各大企业单位，这些设备仪器档案在企业设备管理中有着突出的作用。设备仪器包括外购设备仪器、自制设备仪器、特种设备仪器和信息设备（计算机软、硬件）四大类，设备仪器档案一般是指能够反映设备仪器的计划选购、开箱验收、安装调试、运行维护和改造各阶段全貌的、具有保存价值的各种文字、图表、图册等不同载体类型的信息记录。设备仪器档案作为项目档案的重要组成部分，直接关系到相关项目的竣工验收。

　　1.设备仪器档案管理的重要性

　　2006年国家档案局、国家发改委联合下发了《重大建设项目档案验收办法》（档发?z2006?{2 号），对建设项目包括设备仪器档案的管理提出了详细、明确的要求。并在“总则第四条”中指出：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。设备仪器档案在管理上有其特殊性，企业在发展的过程中逐渐认识到，加强设备仪器档案管理，规范工作流程，是提升项目质量，保障项目顺利竣工验收不可或缺的重要环节。

　　2.设备仪器档案管理中存在的问题

　　设备仪器档案在形成的过程中，涉及到的单位比较多，管理起来相对要复杂，也会出现一些问题，主要的原因是对档案管理制度宣传力度不够，还有也是因为档案管理工作不能直接产生经济效益，所以档案工作也没有受到应有的重视，下面从几点总结仪器档案管理中存在的问题：

　　2.1缺少实际档案管理制度与规范

　　《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》是项目档案管理工作的指导文件，但在实际的工作中，却缺少执行有力的制度与规范。很多企业的档案管理员都是兼职的，并不十分了解档案工作。单位也没有具体可行的档案管理制度，没有针对企业本身制定具体的操作手册和实施细则，以致于档案管理员在执行过程中出现偏差。

　　2.2保管方式不合理，没有成套管理

　　《重大建设项目档案验收办法》中明确规定，项目档案需要实行统一管理，即对设备仪器档案按“成套性”原则进行管理。购置设备的流程是从购置申请的提出到最后入库使用，其中会产生“计划”、“开箱”、“安装”、“维护”等不同阶段的各种记录。有些单位，根据本单位的职能设置，把应按单台套管理的设备仪器档案分成两块分别保管：一块是前期的购置请示、批复、招、投标书等；一块是设备仪器的随机资料、使用说明书等。虽然两大块合起来看，收集比较全面，但未能体现设备仪器档案单台成套的整理原则，不能全面地反映设备仪器在项目建设过程中的历史全貌，也不利于后期的利用。

　　2.3 档案整理不规范

　　设备仪器档案整理不规范主要有（1）随机软（光）盘与纸质文档混放在一起；（2）外文资料没有将题目、目录等翻译成中文；（3）卷内文件排列顺序混乱；（4）案卷中存在不符合档案保管要求的装订物。

　　3.企业设备仪器常见问题的解决措施

　　3.1.建立有效的过程控制管理机制

　　建立良好的企业设备仪器档案过程控制管理机制，首先就要了解、掌握企业设备仪器档案的形成特点与文件材料流转特点及规律，企业设备仪器档案形成于设备仪器购进时的开箱验收，那么开箱验收阶段就是我们加强过程控制管理的切入点，因此，加强档案人员参加设备开箱验收机制的实施就是设备仪器档案过程控制管理的最好手段。在实践工作中档案工作人员可通过把握以下几点来保证制度的实施：（1）做好档案人员参加设备开箱验收工作重要性的宣传工作，可通过部门领导帮助沟通协调、上交提案及下发文本通知等多种形式，力争做到档案人员及时参加设备开箱验收。（2）明确开箱验收的目的，档案人员参加设备仪器开箱验收的目的是保证应归档的设备仪器随机文件能全部及时归档保存。（3）明确开箱验收的范围，档案人员参加开箱验收应该限于有归档价值的设备仪器的开箱验收。（4）验收过程中做好设备仪器随机各种文件材料的登记

　　3.2明确不同阶段各部门的职责，确保设备仪器档案的齐套

　　设备仪器的购置从立项申请到竣工验收，一般有四个阶段，即计划阶段、采购阶段、开箱验收阶段和使用管理阶段。在这四阶段中，各相关部门分工不同，职责也不同，在项目档案管理上，也应承担相应的责任。在立项阶段，资产管理部门应负责收集本阶段形成的文件材料，如“购买设备仪器的请示、批复”等。

　　在采购阶段，采购部门应负责收集归档购买设备仪器的招、投标书，合同，协议等。特别要注意的是，合同、协议一定要归档原件，必要时，采购部门应根据实际情况，增加合同签订的份数。在开箱验收阶段，设备仪器的兼职档案员应参加设备仪器的开箱验收，收集开箱验收及安装调试过程中产生的文件材料。在使用管理阶段，资产管理部门应协调设备仪器的使用部门，及时归档在设备的培训、使用、维护等过程中形成的文件材料。

　　3.3设备仪器档案的整理工作

　　（ 1） 分类要科学。分类必须符合本单位的生产、工作性质与特点：根据本单位生产规模的大小， 主要生产设备的多少， 以及本企业的体制结构， 灵活地选择合适的分类方法。简单地、机械地搬用别单位的现成分类方法是不适宜的。

　　（ 2） 组卷要遵循设备仪器文件材料的形成规律， 保持卷内文件材料的系统联系， 便于档案保管利用。与设备仪器关系密切的管理文件材料， 如设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让、固定资产折旧管理以及其他综合性文件材料， 应列入设备仪器类中组卷。设备维修中形成的文件材料单独组卷， 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

　　（ 3） 案卷和案卷内文件材料的排列应有机联系。设备仪器类案卷可按设备依据材料、外购设备开箱验收（ 自制设备的设计、制造、验收） ， 设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。案卷内文件材料排列要求文字材料在前、图祥在后。

　　总结

　　我国的科学技术发生着日新月异的变化，各种高性能复杂的大型仪器走进了企业，企业仪器设备的养护和维修也越来越复杂，利用健全稳定的设备档案管理体系科学合理的管理仪器设备愈发重要，也成为企业竞争间的一个重要筹码。企业单位应该结合自身特点建立起一套科学的建档方法与建档理论，这样就为了提高企业工作做好保障，为企业发展的提供扎实的基础。■

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