探讨档案管理信息化的含义与发展趋势

　　在当前的社会发展过程中，档案管理占据了至关重要的地位，其工作质量的好坏对于社会的可持续发展有着关键性的影响。然而，随着近几年人们对于档案信息需求量的不断增多，以往传统的档案管理模式已经远远无法再满足于现代社会发展的需要，这就大大降低了档案管理工作的效率，这也是我国档案管理水平一直处于滞后的主要因素。因此，加强对档案管理体系的创新变革是非常有必要的，只有将更多先进有效的信息技术应用于档案管理工作中，才能更好的提高档案管理质量，促进信息技术在档案管理中长期稳定的发展。下面，本文就对档案管理信息化的含义与发展趋势进行了初探分析，并得出以下相关结论，以供参考。

　　1 档案信息化概述

　　现如今，人们已经逐渐进入到一个信息化的时代发展中，各种高新的信息技术也成为了人们日常生活及办公中不可或缺的一部分，其不仅有效提高了企业生产和人们工作的效率，还极大的促进了社会经济的快速增长。而档案作为人类社会发展中的核心部分，更应该对其进行严格的管理控制。这样一来，人们就能够对所有的生产信息资料有了更加全面的掌握，从而促进人类社会的可持续发展。目前，我国部分领域和行业已经开始将大量先进的信息技术广泛的应用于实际的档案管理工作中，并取得了十分理想的成绩。

　　1.1 档案

　　简单来讲，我们所谓的档案主要是指能够对社会组织、政治、军事、以及社会群众宗教活动中有价值的信息资料进行统一的归纳保存。由此，我们就可以看出，档案的本质内容就是，在社会不断发展与进步的历程中，人们会对重要价值的信息资料进行相应的控制管理。并且，在这一过程中，人们可以对档案中的信息资源进行研究分析，并对一些有价值的档案资源进行合理的开发利用，使其充分发挥自身的重要作用与有效价值。与此同时，由于档案是与社会发展有着紧密相连的关系，这也势必会为社会的可持续发展提供了有利的保障。

　　1.2 档案信息化分析

　　如今随着科学技术的不断发展，档案管理工作也已经成为社会发展中重要的组成部分。然而由于传统的档案管理方法大多数都是采用人们工管理的手段，来对档案信息资料进行管理，因此导致其档案管理效率过大，工作质量较差。为此，我们就将信息技术应用到档案管理工作当中，使其档案管理工程的安全性、效率以及质量都得到明显的提高。

　　1.2.1 档案信息化概念

　　通常情况下，档案信息化具体是指在实际的档案管理工作中，档案管理人员通过利用先进的网络信息技术、计算机技术等科学技术来对档案资源进行有效的管理，从而逐步提高我国档案管理工作的质量与效率，使其充分适应于现代档案领域的发展需求。除此之外，我们在应用档案信息化技术的同时，还应该加大了相关技术体系和管理理念的引进，这样做的主要目的是为了不断提高档案资源的利用率。

　　1.2.2 档案信息化管理的作用

　　可以说，在现代的社会发展过程中，早期传统的人工档案管理模式已经逐渐向着档案信息化而发展，从而真正实现了档案信息自动化的管理目标，这也是档案业未来主要的发展趋势。并且，信息化的档案管理模式不仅减轻了人们繁重的工作量，还有效避免了人工管理工作中存在的问题，极大的保护了档案信息资料的安全性，具有十分广阔的发展前景。

　　（1）文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

　　（2）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。

　　2 档案信息化应遵循以下三个原则

　　2.1 规范性原则

　　制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，制定相应的标准、规范和法规。

　　2.2 安全性原则

　　就目前网络环境发展现状来说，其中存在的安全问题逐渐暴露出来，这也对档案信息资源的安全保密性构成了极大的威胁。因此，为了避免造成更大的经济损失，相关技术人员必须加强做好档案信息的防范措施，采用更多有效的安全技术，从而防止档案信息出现偷窃、丢失等情况。

　　3 档案信息化发展

　　3.1 趋势分析

　　在当前信息化时代发展的背景下，原有的档案管理结构体系也取得了较大的变革与完善，其载体对象也发生了明显的改变，这也对现代档案管理工作提出了更阿严格的要求，再加之早起档案中的载体形态逐渐朝着数字化形态的方向而发展，形成了一个大的数字环境。因此，档案工作无论是在管理观念、还是管理模式方面，都必须做出相应的改变。

　　3.2 档案信息化将促进档案工作标准规范体系的完善

　　信息化建设是一项涵盖基础设施、应用系统、信息资源、安全管理、标准规范和人才培养的系统性工程，档案信息化也不例外。大量的经验和教训已经表明，档案信息化需要尤其关注档案业务的标准规范建设，档案信息化工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。

　　档案信息化建设措施在当前信息管理过程中是主要的管理方式和控制手段。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化技术建设的过程中结合当前社会技术发展措施进行综合处理与应用是当前档案信息化建设的关键，更是提高其管理中的主要方式。

　　结束语

　　总而言之，在当前档案信息化管理的过程中，其信息技术的应用，有效的提高了档案信息管理工作的安全性、效率以及质量，解决了在传统档案管理过程中存在的问题。从档案管理信息化的发展趋势来看，虽然档案信息化在实际用于的过程中，其信息技术应用得还不够成熟，并且大多数人们对其并不重视，但是它有着良好的发展前景，相信在为了档案信息化将会得到更加广泛的应用。

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