浅谈基本建设档案的构成与收集阶段

　　建设工程是实践性比较强的工程，在建设施工的过程中，设计人员与施工人员不断的积累经验，总结施工技术，形成了基本建设档案，这对提高建设工程的施工水平有着较大帮助。在基本建设档案中，还包括了设计图纸以及试验报告等资料。基本建设档案反映了我国建设工程的发展历程，而且促进了建设施工技术的提升，对建设单位未来的发展方向有着引导作用。所以，做好基本建设档案的收集管理工作，具有促进建设企业长远发展的作用。

　　1 基本建设档案的概念

　　基本建设档案是对建筑工程施工设计、施工经验以及施工技术的总结，其不断包括建筑施工阶段，还包括建筑改建、维修以及扩建等内容。基本建设档案是对建筑工程的总结，其记录了建设工程的规划、设计、施工以及竣工结算，而且涉及建筑企业的多个部门。加强对基本建设档案的管理，可以提高建设单位的施工水平，也可以降低建筑质量问题出现的概率。基本建设档案包括规划档案、地质勘查档案、工程设计档案、施工档案等内容。

　　基本建设档案总结了多种建设工程的经验，而且还总结了工程竣工质量检验方法。基本建设竣工档案反映了建设工程的全貌，而且记载了工程不断变化与发展的过程，在建设的过程中，需要根据工程实际对施工计划进行调整，要保证施工效果达到设计要求。在建筑工程中，竣工图是根据施工实际情况制定，其反映了建筑施工不断变化的过程，竣工图与施工图虽然在内容上几乎一致，反映了同一个建筑的构成，但是在性质上却有较大区别。竣工图是在施工中经过改编后形成的，做好基本建设档案的收集与管理工程，可以还原建设施工的实际情况。

　　2 基本建设档案的构成

　　我国的建设工程在不断增多，城市中的建筑也日新月异，所以，基本建设档案也种类与数量也在不断增多，这对档案管理工作也提出了较大的难度。在基本建设档案中，涉及的部门以及行业比较多，这也是得基建档案部门时常处于混乱的状态，不利于提高档案的利用率以及价值。所以，相关档案管理人员一定要根据基本建设档案的不同构成，对其进行准确的分类与归档，要使档案管理形成清晰的脉络，下面笔者对基本建设档案的构成进行简单的分析。

　　基本建设档案的构成可以分为5个部分，第一，规划文件材料，这包括建设用地的选择、规划布局以及地质勘察报告等等你。第二，设计文件材料，这包括建筑设计准备、设计技术准备、设计图纸准备等等。第三，施工文件材料，主要是指施工准备材料，比如招投标资料、施工合同材料以及施工建设材料等。第四，监理文件材料，这些材料包括建设合同、工程投资控制、质量控制以及施工技术控制等内容。第五，竣工文件材料，主要包括工程质量检测、竣工图纸以及合格证明书等材料。这五项材料都是基本建设档案的重要构成，施工单位通过收集与整理这些材料，可以为后续工程提供较多的参考经验。

　　3 基本建设档案的收集

　　为了能够使基本建设档案得到最大的补充，就需要我们在日常的建设施工注意及时收集基建档案。在收集的过程中，档案管理人员应当积极主动的参与到基础建设的工程施工中，以更加及时全面的收集第一手的档案资料。

　　3.1 领到施工执照之后，破土动工之前。这时施工前的准备工作基本就绪，准备阶段的大量依据性文件和基础性文件也都基本形成完毕。如可行性研究报告、地质勘察报告、方案论证、计划任务书、工程选址、用地许可证、基本建设计划、申请报告、批复文件及各种有关的协议、合同、招标、投标文件、中标通知书等，这部分文件材料如果等整个工程竣工后再收集未免太迟。为了避免散失，在领到施工执照后就应该将这部分文件材料集中起来。

　　3.2 初步设计完成阶段。建设工程经过前期准备阶段，形成了可行性研究报告、设计任务书以及相应的审批文件，取得了设计工作的基本依据，进入初步设计阶段。此前所形成的所有文件材料具有以下特点：第一，以文字材料为主；第二，内容综合性、概要性比较强，是整个工程设计活动的重要依据；第三，文件来源渠道比较多；第四，相当一部分文件为孤本，管理不当极易散失。依据上述情况和特点在初步设计结束时，应及时做好这部分文件材料收集。

　　3.3 设计结束和总结阶段。工程设计活动形成技术设计文件、施工图设计文件（包括工程施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书等）即进入设计总结阶段。这时设计图样等文件材料已全部形成，应抓紧时机收集起来。

　　3.4 施工实施阶段。工程施工文件记录了施工过程的实际面貌。其一，施工准备工作文件，是组织实际基本建设活动的依据。包括工程施工承包合同、协议书及施工执照、施工组织设计或施工方案、工程开工报告、图纸会审记录及施工预算书。其二，施工文件，是决定建设工程质量优劣的关键。如建筑工程测量定位记录、建筑材料试验试压报告及出厂合格证、说明书、隐蔽工程施工记录等。其三，施工验收文件，是建设工程是否合格的证明。包括基础工程和隐蔽工程检查验收记录、工程质量检验评定表、交工验收证明和竣工验收报告。针对这部分文件材料应及时装订成册，以免丢失。

　　3.5 竣工验收阶段。基本建设工程竣工验收，意味着工程建设完工和工程文件材料的结束。按照基本建设档案归档的有关规定，在工程竣工验收之前，施工单位应将施工过程中形成的有关文件材料整理好，编制竣工图，并加盖竣工图章，向建设单位移交。因此，抓住基本建设工程竣工验收这一环节，集中力量做好文件材料收集，并加以必要的整理，是基本建设工程文件材料收集工作的一条重要经验。

　　结束语

　　做好基本建设档案的收集与管理工程，可以促进我国建设工程更好的发展，也可以有效的提升建设施工的技术水平。本文对基本建设档案的构成进行介绍，希望对相关工作人员提供一定帮助，在收集资料的过程中，可以保证基本建设档案的完整性，这样也能为建设工程的发展提供方向指引，也可以为建设施工提供必要的材料依据。社会在不断发展，建设工程的数量也越来越多，这对基本建设档案管理人员也提出了更高的要求，其必须努力提升收集与管理技术，这样才能促进建设工程更好的发展。

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