讨论管理信息系统架构档案管理新平台

　　一直以来，档案都是人类社会发展中不可或缺的一部分，更是人们各项实践活动的记载主体。在早期的社会发展中，档案馆中的管理对象主要是国家机关、事业单位、国有企业等群体，采用的档案管理模式也比较单一。但是，在新经济的快速发展下，人们对于档案信息资源的需求越来越多，传统的档案管理方法已经无法再满足于现代档案事业的发展需求。因此，加强对档案管理体制的改革已经成为我国档案领域首要的任务之一。目前我国很多档案馆逐渐意识到这一问题的重要性，并将信息技术应用于档案管理工作中，加大了对档案信息管理系统的建立。以下本文就具体对管理信息系统架构档案管理新平台进行了简要的论述。

　　1 基于管理信息系统的电子文件与档案信息的管理

　　国家档案局颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》第三部分“档案管理应用系统建设”中指出，加强档案信息建库入网工作，争取将各地档案数据作为重要信息资源为纳入当地电子政务，信息港建设总格局监理电子文件服务中心。有条件的档案馆应建立电子文件服务中心，提高公文流转速度，对机读文件和机读档案进行接收、管理和远程服务。因此，电子文件与档案管理子系统的属性从大范围来看，仅是一个组织机构管理信息系统的一个子系统。在当今全国电子政务逐步实施的背景下，档案部门信息采集的范围包括政府部门的现行文件、各行业专业数据库、社会公众服务信息等，其形式包括语言、视频、图形、图像等。采集大量信息，进行海量存储，实现信息的有效访问和查询是档案工作的目的，实现了这一目的，档案部门实际上就成为以档案为核心的信息资源整合、配送基地。政府部门形成的电子文件最后都交由档案部门保管利用。

　　2 电子文件与档案管理系统的构成

　　电子文件与档案管理系统所需搭建的平台由数字化制作系统、数字化利用系统两个部分、四个功能模块组成。四个模块分别是：电子档案信息收集模块、电子档案信息管理模块、电子档案信息利用模块、电子档案信息安全维护模块。电子信息收集模块负债各类电子档案信息的采集并将其输入系统，在此模块下又有三个子系统：即馆藏资源数字化系统、信息接收系统、信息搜寻系统。

　　馆藏档案数字化系统包括直至档案扫描子系统、缩微胶片数字化子系统、视频资料数字化子系统、音频资料数字化子系统；信息接收系统通过卸载报盘和网络在线的方式，接收立档单位的电子档案和应归档电子文件及其人员数据，以及下属档案的电子档案信息；信息搜寻系统通过网络在线采集各种信息资源库；采集各网站的网页、历史照片、有关新闻报道、统计数据、历史事件的声像资料等其他社会零散信息，作为数字档案馆数字资源建设的补充。信息管理模块负债对采集到的信息进行整理、分类、管理，使大量无序数据有序化。信息利用模块负责对数字档案馆管理的海量电子档案信息，运用计算机和网络技术向社会提供超越时空界限的利用服务，可以使具备上网条件的居民在任何地点、任何时间都得到权限许可的档案信息，真正实现数字档案信息资源的共享。

　　3 数字档案馆及现代档案管理综合平台

　　现如今，伴随着信息技术的快速发展，传统的档案管理工作模式已经无法再适应于现代社会的发展需求。因此，我国档案部门也逐渐将大量先进的信息技术广泛的应用于现代档案管理工作中，并在原有的档案管理基础上进行不断的创新与完善，并加大了对档案信息化的建设力度，形成了完整的档案信息管理系统，这不仅大大减轻了档案管理人员的工作任务量，提高了档案管理工作效率，还为架构档案管理新平台提供了有力地保障。可以说，在信息时代的推动下，建立数字档案馆势必会成为我国档案事业未来主要的发展趋势。

　　3.1 所谓的数字档案馆主要是指在当前网络环境中，通过对大量现档案信息资源进行统一的采集、归纳和整理。并且，数字档案官是一项集信息组织工程、网络工程、计算机工程等多种信息技术的综合工程。其在实际的运行过程中，不单单是对档案进行数字化的管理，更是将档案业务发展成了现代计算机化的形式，促使我国档案管理真正向着信息化的方向而发展，逐渐形成了传输、管理、服务为一体的机构。这样一来，档案部门就可以借助信息网路的优势，对不同部门之间的档案文件进行管理，并对内部所有的档案资源进行共享，为更多的用户提供有效的帮助，逐渐成为当前最高效的档案管理的综合平台。

　　3.2 由于数字档案馆系统存在一定的复杂性，其是由计算机辅助设计、公共信息数据管理系统、办公自动化系统等多个大系统共同组成的，这种综合的系统体系具有强大的服务功能、以及跨地域的信息系统。这样用户们就可以通过网络信息技术，在馆藏中迅速检索到所需要的档案信息资源，这样不仅大大提高了档案资源的利用率，还进一步实现了档案信息资源共享的目的。其次，多媒体技术的应用也为用户提供了更好的电子档案资料服务，将档案信息的表现形式变得更加多样性，再利用检索功能的便捷优势，对用户检索的档案信息资源进行准确、逐一的分列，以此来提高查准率。再者，档案部门还应该加强建立馆藏资源信息数据库，主要包含多媒体数据库、电子光盘数据库、专题数据库等，从而扩大全国性的网络范围，为广大用户提供一个完整的网络信息查询平台，让每一位用户都可以查询到有效的档案信息资源。另外，数字档案管理的最大优点是能有将不同的地理信息转变为数字方式，同时与信息资源相互结合在一起，共同组建成一个大型的信息中心。

　　结束语

　　当今信息社会，人们社会交往的范围日益扩大，信息交流日趋广泛，人类对信息的需求趋向多元化、综合化和社会化。因此，社会的多元化需求要求一个国家或一个地区的众多传统档案馆或信息资源单位通过网络的连接组成一个联合体，从而实现资源共享。

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