浅谈信息不对称对现代档案工作的影响及对策

　　档案信息的供求之间存在着矛盾是档案管理工作中普遍存在的现象。档案管理工作的主要目的就是最大限度地满足社会的需求，提高档案的利用率。但是我国的档案利用程度不高，档案供给者由于某些原因不能完全地满足利用者的需要，这就在一定程度上影响着整个档案工作的顺利进行，以此，档案管理者必须针对这种现象提出一定的应对措施。

　　1 信息不对称

　　信息不对称，顾名思义就是指信息的拥有者和信息的利用者之间存在着信息不均衡的现象。产生这种现象的原因主要是由于信息的拥有者受到某种原因的限制，没有及时的将信息进行公开，使得信息的利用者接收信息受到阻碍。信息不对称是档案管理工作中经常遇到的问题，同时也存在于档案工作的各个领域。

　　对于档案的管理者来说，他们的工作范围有限，对于工作内容的接触只局限于自己的工作区域，对所有的档案类别和信息不是完全的了解，所以存在着无法向利用者提供全面的信息的问题；档案馆的信息检索系统没有足够的完善，人们不能从检索系统中查阅到所有自己想利用的档案信息，档案利用者无法获知利用档案的有效途径。这些都影响着档案的利用。所以，现如今信息不对称的现象较为严重，不仅直接影响着档案管理工作的顺利进行，更对档案信息利用者带来一定的影响。

　　2 信息不对称对现代档案工作造成的影响

　　我国的档案管理工作已经有传统的管理模式转变为适应信息化发展的现代档案管理模式。从以保存为目的的传统的管理方式为主到以提高档案信息的利用率为主的变化过程，可以看出，我国的档案工作有了一定的进步，在不断地适应现代社会的发展需求。但是，在我国的档案管理工作中经常会出现信息不对称的现象。人们对于档案信息的认识还不够，谈到档案信息多数的人都会认为要对这些信息进行保密，包括一些档案管理工作者。因此，根深蒂固的保密思想给档案工作带来很大的影响。而档案信息也不能被很好的利用，成为一种静态的东西。因此档案工作就形同虚设，没有秩序可循。

　　这样一来，档案的利用者不知道档案馆是否有自己想要利用的档案信息，而档案管理者也不了解利用者的意图。由于之前的信息不对称现象，导致了档案利用的严重不足。因此进一步的信息不对称现象又会出现。导致了周期性的恶性循环。这样一来，档案工作就失去了意义，失去了服务于社会的价值。

　　社会上档案保管者有很多，包括人们所熟知的档案馆、企事业单位，还有数量最多的公众。但是这三者之间的档案信息也有不对称的地方。档案信息是一笔珍贵的财富，有一定的保存价值，档案馆为了丰富自己的馆藏，有时候要向公众征集档案，但是由于缺少一定的媒介，往往不知道哪些公众手中有档案文件，对于公众来说，自身无法估测档案文件的价值。这样就会导致一些有价值的档案文件丢失，影响的档案馆的馆藏。

　　3 解决现代档案工作中信息不对称的策略

　　解决现代档案工作中信息不对称问题的策略有很多，笔者在此提出以下建议：

　　3.1 要充分认识到引起档案信息不对称现象的原因，从根本上解决问题。积极了解档案管理工作中存在的不足之处；对档案管理系统进行科学的规划，进行档案信息资源的优化配置。同时要扩大档案信息的共享范围；加强档案拥有者和档案利用者之间的沟通；要有效地保证档案信息资源的质量，不断对档案信息进行开发和利用。这些都是降低信息不对称性的有效途径。

　　3.2 应强化信息道德教育，培育档案工作者和档案利用者的自律精神，提高其对自身行为的约束能力。通过信息道德教育，可以培育档案工作者和档案利用者的自律精神，从而充分发挥伦理道德的协调与调解功能。同时，还应加强档案信息利用主体的自身修养，提高其对自身行为的约束能力，明确有所为有所不能为的行为准则。档案工作者和档案利用者应该在了解其信息行为可能产生的各种后果的基础上，对自己的行为有一个比较正确的评估，并适时调控自己的行为。作为档案信息的管理者和利用者，如果能够在实践中自觉贯彻“自律”精神，按照伦理道德规范办事，久而久之“习惯成自然”。这样，档案信息不对称的现象就会大大减少。

　　3.3 加强对档案工作者的继续教育和对档案利用者的教育培训。如何解决档案利用过程中信息不对称的问题，说到底是要解决人的问题。提高档案工作者的信息服务意识、服务水平是消除档案利用过程中信息不对称现象的主要对策。面对社会变革和信息化浪潮，服务意识的提高有赖于使档案工作者具备较高的思想道德品质，培养其强烈的事业心和责任感，为广大档案利用者提供便捷、及时的优质服务。同时，业务素质和服务水平的提高是保障，档案工作者不仅要立足对档案学专业知识的更新，还应及时补充信息服务能力和沟通能力。档案利用者查询档案的效果不仅取决于档案工作者的业务水平、沟通能力，也与其自身是否具有敏锐的信息素养息息相关。

　　3.4 发扬主动服务的精神，真诚地为用户提供相关信息，也是减少信息不对称的行之有效方法，要有亲近民众的档案服务思想。例如上海市档案局（馆）于2001年初创办了供市委、市政府领导参阅的《档案信息摘报》，紧贴中心工作，服务着眼大局，成为市领导很有价值的“外脑”。

　　3.5 档案馆对馆藏档案要进行定量分析，详细了解档案信息资源的利用情况；另一方面，针对用户信息缺失，档案馆要对用户开展调查研究，例如用户的利用目的、需求内容、需求分布及利用规律等信息的掌握，从而减少档案服务市场供需信息的不对称。要引入有效的信息传递机制，充分披露信息，有效传播信息，加强档案移交部门、档案馆、档案用户三者之间的沟通与交流。同时利用互联网提供档案信息资源服务，如政务公开就为档案信息公开搭建了一个服务平台，也为拥有大量档案信息资源的档案馆提供了一个很好的发展机会。

　　结束语

　　总而言之，信息不对称对我国的档案工作带来了一定的影响，使得档案事业发展滞后。在具体的档案管理工作中，只有加强对档案信息不对称的危害有着明确的认识，才能在此基础上提出科学合理的解决措施，提高档案信息资源的利用率，进而保证档案工作的顺利进行。

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