电力单位档案管理信息化建设分析探讨(2)

　　档案管理是现代企业、事业单位内部管理工作中不可或缺的组成部分，在现代化发展水平不断提升的情况下，应注意改革企事业单位的档案管理方式，充分发挥档案所具有的价值[1]。信息高速传播是现代社会的一个显著特征，所以应在建立起信息化档案管理模式的基础上提高档案的共享水平与利用率。本文以电力单位的档案管理工作为例，探讨了档案管理信息化建设的相关问题，旨在提高电力单位内部管理水平。

　　1.档案管理信息化建设的重要作用

　　目前电力单位管理档案的方式主要包括两种，即手工管理与电子管理，实施电子管理时需要采用OA系统，OA系统虽然实现了无纸化管理，但存在数据丢失、无法实现数据备份、数据安全隐患大等问题，难以为档案的共享及高效利用提供有效支撑。对此，应通过采用合理的方法加快档案管理的信息化建设进程，通过信息化的管理方式充分发挥档案的重要作用。采用信息化的方式管理电力单位中的档案不但能够积极转变传统档案管理模式，提高档案管理效率，同时能有效节省档案管理中所耗费的财力、人力，充分保障档案安全。首先，加快档案管理的信息化建设进程可以充分利用现代信息传输通道高速传播档案数据，单位中的各部门与员工可直接利用网络获取档案信息，这就有助于实现档案的网络化管理。另一方面，加快信息化管理建设，可以让档案的管理者与使用者在不到馆的情况下直接利用网络查询相关的目录信息与全文信息，或者是在得到授权的情况下直接整理档案数据信息，无需通过打印、复印等方式保存档案[2]。因此可以跳过传统档案管理中的多种繁琐工作步骤，有助于提高档案管理效率，同时可节省大量的人力及财力。此外，实现信息化管理可以利用电子数据库取代纸质档案，避免因纸质档案受到时间、环境及温度等影响而出现模糊、遗失等问题，有助于提高档案管理的安全性。

　　2.电力单位档案管理信息化建设分析

　　2.1加快信息化管理基础设施的建设进程

　　电力单位应根据档案管理要求及自身经营情况对信息化管理基础设施进行完善，以保证档案管理工作能够顺利开展。首先，要积极引进新兴档案管理技术，并积极采用现代管理模式提高电力单位内部的工作效率，从而为档案的信息化管理建设提供有利条件。其次，要注重利用最新信息技术与计算机网络技术，并在此基础上提升信息化管理系统的数据存储能力。还可以通过建立起相对完善的信息管理系统，利用管理系统统一管理档案数据库，提高管理系统的查找效率，方便于档案管理人员及利用人员高速浏览档案信息，并确保管理系统可以及时、顺利发送档案信息，以建立起安全性高、可靠性强的信息化管理基础设施[3]。此外，应加快电力单位纸质档案的电子化进程，确保电子数据档案的全面性，以便为信息化管理构建出相对完善的平台。在收集与整合纸质档案时要注重管理好原档案，及时修正电子化档案，利用软件平台系统化管理电子化档案。在电子化档案的应用系统建设方面，可以采用现代管理理论建设档案应用质量管理系统，规范档案信息数据接口，采用不同的数据交换分支，包括发电厂等相关单位的数据交换分支等，保证电子化档案信息管理的标准化。

　　2.2建立起信息化管理的保障体系

　　为了确保档案管理的信息化建设能够顺利完成，则应建立起相应的保障体系。首先，要建立起良好的沟通机制。信息化管理系统建设、信息化管理过程的实施均需要电力单位中的相关人员实现有效配合，沟通是配合的基础，所以要确保电力单位的档案管理部门与其他各部门之间实现有效沟通，明确各相关部门在档案信息化管理中的职责，在实现通力配合的基础上保障信息化管理建设过程的稳定性与持续性。其次，要建立起安全保障与防护体系。建立起现代化网络安全防护体系是实现档案信息化管理的基础，所有应注重调整或提高信息管理系统的安全防护功能，保证在关键时刻信息系统可以实现应急，避免电力领域中的技术科研成果及具有独立知识产权的档案信息被非法窃取。第三，应注重建立标准化、规范化管理体系，确保信息化管理系统建设、使用与运行过程均有统一的标准作为约束，从而提高档案管理效率及有效实现档案信息共享[4]。标准化与规范化的管理体系应包括系统操作规范体系、安全运行标准体系及技术标准体系等。此外，要加快信息化管理人才的培养与引进工作，为档案的信息化管理建设提供有力的人才保障。在人才培养方面，可通过建立激励制度培养素质较高的档案信息化管理专业人才，从而为信息化管理提供人力资源。

　　2.3完善档案信息化管理系统设计方案

　　相对完善的信息化管理系统设计方案是提高档案管理效率的重要途径，结合电力单位档案管理的实际情况，可以采用以下设计方案。在系统功能设计方面，管理系统应具有全过程化管理功能，包括档案形成、利用及销毁等过程，同时应能够实现档案资料的编研、专题汇编、查询与统计功能，可以有效管理图片档案及声像档案。在设计管理系统所运用的技术方案时，可以采用OAIS系统，OAIS系统可在J2EE平台中运行，且具有可扩展与标准化的特点，适用于建设数字化档案馆。OAIS系统可支持多种数据库关系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通讯协议包括SSL、IP、TCP程序等。为了平衡分布计算机网络中的档案数据计算、管理功能、数据处理功能及应用程序，在设计系统时可应用RMI技术，该技术能够使管理系统实现档案数据的远程移交，将档案管理部门下级单位数据传输到主管机构所使用的数据库当中[5]。此外，在采用上述系统管理电力单位档案时可以采用以下实施步骤：第一，对单位总部与下属机构所使用的信息系统进行统一建设，保证各个系统之间的文件管理、历史档案管理实现无缝对接。第二，应确保单位总部能够使用统一界面完成下属机构档案信息的查阅工作，同时使下属机构中的档案资源能够与单位总部的档案信息实现互联互通。第三，在充分利用电力单位各级部门档案资源的基础上建立具有分布式、开放性特征的数字化档案管理系统，确保档案管理工作实现网络化、规范化。

　　3.结束语

　　综上所述，档案管理工作质量可影响到电力单位内部管理工作的效率。为了提高电力单位的档案管理水平，则应建立起信息化档案管理机制，利用信息化管理系统提高档案管理工作效率及工作质量。此外，在建设信息化管理系统的过程中要充分考虑电力单位的档案管理现状，尤其是纸质档案的管理现状，以确保建立起的档案管理系统可以发挥出应有的作用。

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