浅谈档案管理系统的设计与实现

　　中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）35-0217-01

　　社会正逐步迈向信息化时代，我国不断推行电子政务，国内很多单位都在对信息化网络进行构建，这样对于档案系统的设计和开发就被提上日程。对于档案系统的研究开发具有深厚的实际应用价值。

　　一.档案管理系统所具有的功能

　　从用户的实际需求出发，对用户的需求进行全面的分析，发文单位管理、现行文件管理、历史文件管理以及登录选项设置4大功能构成了本档案系统，这四大功能的实现需要一系列ASP（Activeserve：Pageeseses-动态网页）网页的推动。

　　二.系统数据库的设计

　　我们对存于本档案管理系统的用户表、单位表、以及文件表这三个表进行了定义。档案局内部工作人员的个人信息被记录于用户表之中，当前只具有用户名、密码等属性。在对该系统进行使用之前，工作人员必须对用户名以及密码进行填写来登录系统，验证身份并取得文件管理权限。本系统之中，我们进行身份验证时所使用的是用户表以及ASP的Session对象。在正常登录时，session对于对应的用户名会使用一个变量进行保存；在对管理页面进行非法请求时，将检查出session对象中的用户名变量是空的，页面就会被强制转为登录页面进行强制登录，这样系统的安全就能够得到保障[1]。目前只有单位名称以及单位联系方式等属性被记录在单位表中的发文单位的基本信息里。管理单位的基本信息，能够使数据库中多余数据的数量得以减少，而且最少的操作就能够对单位信息进行更新，这对于扩充单位信息也十分有利。在相关文件记录中的文件属性，除一般属性之外，还有一些不可忽略的重要属性。特殊文件属不管是加密的还是公开的，相关标注文件是文本的还是图形格式的。浩如烟海的馆藏文件存在于档案局之中，如果对这些文件都以文本方式进行记录，这将是一项耗时费事的工程，对文件进行扫描，然后把扫描所得图形提交到数据库，这一过程节省了大量时间。可是相应的问题也产生了，那就是怎么使格式不同的两种文件在数据库中得到统一。我们通过把一个“文件路径”属性添加到文件表之中来解决这个问题。针对文本文件，可以在一个磁盘文件中对文件主体内容进行存储，把这个文本文件的路径存储于数据库里；针对图形格式的文件，把存在于文件之中的图形文件以磁盘文件的形式进行保存，然后再另创一个磁盘文件，在这个磁盘文件里，依据提交顺序对图片的路径进行记录，并把这个磁盘文件的路径记录于数据库，为保文件名不重复，要用对数据进行提交时服务器的系统时间来命名磁盘文件[2]。这样的话，在数据库对类型不同的两种文件都采取了一样的记录方法，只需要在对文件内容进行显示时采取不一样的方法。

　　在对数据库进行选择的时候，何种类型的数据库都可以被采用。对Micro-softAccess和Microsoft SQL Server进行比较，Access不需要使用专门的数据库服务器，对系统资源的需求相对较少，并且与这个项目的需要相适应，所以我们对Access数据库进行使用。

　　使用ADO技术来对数据库进行访问。所有支持DBC接口的数据库都可以利用ADO进行访问。在实际的编程过程中，利用ADO的Connection对象来与数据库进行连接，提供者的方式：Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.O而不是数据源DSN要被使用于连接字符串中。不能把服务器的物理地址作为数据库的地址，而是要通过Server的Map-path方法对数据库的虚拟地址进行映射，得出其物理地址[3]。因为使用这个方式使得移植整个web应用程序都变得非常方便。

　　三.档案管理系统的设计

　　借组ASP动态网页档案管理系统所具有的各项功能得以实现，一系列动态网页对整个系统进行了构成，系统同后台数据库、档案管理者、以及档案用户之间的交流互动是依靠动态网页达成的，以此对单位管理、文件管理的功能予以实现。对身份进行验证之后，管理员就能够进入到管理页面中。对记录进行的添加、修改或者删除等构成了管理的具体操作。添加、修改的页面大致相同，区别是数据控件在添加页面里默认是空值，而在修改页面里则具有初始值，所以，可以在一个页面里对页面进行添加或者修改，要利用URL后面的查询字符串区分所引用的页面。为确保提交的数据是既完整又安全的，要在提交页面之前先验证客户端。为避免出现重复记录现象，将数据提交到服务器之后还要验证服务器端。

　　对图形文件进行添加时有需要特别注意的问题，因为对于文件中所具有的图片数量不能事先知晓，即对上传到页面的文件控件的数量不能予以固定。另外对于客户端的验证也是一个问题。利用服务器端脚本来对客户端脚本进行生成这个办法对上面的问题加以解决。进入添加图形文件页面之前，首先把文件中图片数量的数据提交给服务器，服务器把这个数据作为依据，对数量相应的文件上传控件进行动态生成，客户端验证码可以利用ASP的Response对象的write方法进行输出。专门的文件上传组件可以被用于上传文件，也可以使用程序把图片信息从提交的数据里提取出来。修改图形文件这一功能在文件管理之中非常不易实现。对图形文件进行修改既要求重新上传图片也要对之前的图片予以显示。因为不能够确定图片的尺寸和数量，导致页面可能会出现一些混乱，所以，该项目对于图形文件不能修改只可删除。

　　具体开发时，MicrosoftvisuslInterDev被我们用来作为开发工具。它可以用蓝色对关键字进行加粗显示，使程序阅读更为方便；能够自动完成一些对象具有的属性方法，这样编写程序的速度提高的同时，出现拼写错误的几率也得以控制。编程结束之后还应对其进行测试，具体测试工作如下：对实际使用环境进行模拟，使用不同的计算机把数据以及浏览文件提交给IIS服务器，对出现的错误要及时找出原因并进行改正，直到通过测试。

　　结束语

　　档案管理系统的设计开发极大地提高了档案管理人员的工作效率和管理水平，也适应了时代信息化的发展脚步。

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