对技术档案资料信息化管理的探讨

　　中图分类号：K206文献标识码： A

　　引言

　　随着信息技术在档案管理领域应用的发展，对技术档案的管理要求也相应地发生了变化，使用信息化手段对技术档案进行管理，提升技术档案等有价值信息的利用水平和效率，是信息时代对技术档案管理的必然要求。

　　一、技术档案资料信息管理系统的开发

　　(一)系统解决的问题及目标

　　 1.改变传统的技术资料管理存在的数据处理重复、繁琐、工作量大、手工操作效率低、质量差、信息反馈不及时等问题。2.充分利用计算机技术及网络技术，实现技术档案资料管理的规范化及智能化，提升对技术资料管理的科学性、准确性及针对性。保证技术资料管理做到规范、标准及完整，提升工作效率及质量。3.实现技术档案资料管理与主营业务实施工作中的质量控制、进度控制同步，为主营业务管理水平的提升提供支持和服务。4.及时做到技术资料的实时更新，保证其真实性、客观性、时效性；同时方便客户人员进行查阅，使其发挥更大效能。5.实现分级分层授权，数据分级分层管理，以保证技术资料信息安全和保密。

　　(二)系统功能描述

　　 “技术档案管理系统”将以专业的、易用的信息管理平台对档案信息数据进行统一集中管理，使总管部门、各二级部门之间实现数字(电子)档案信息自动归档和共享，能及时方便地查询利用有关档案信息。该系统提供文件管理子系统、档案管理子系统、查询利用子系统、光盘发布子系统、系统维护子系统以及统一的业务系统接口。

　　1.文件管理子系统实现了文件组卷、文件鉴定、归档号和归档号的生成、案卷号的生成等功能。2.档案管理子系统实现了编目管理、原文管理、档案检索、移交接收、档案保管、档案统计、档案借阅、档案编研等功能。同时支持传统方式整理及档案整理新规则。3.查询利用子系统，实现每个人在自己的权限范围内，进行目录及原文的查询、借阅情况查询、档案所在部门查询及打印等功能，对于在自己权限范围外的文档，要经过相关的审批流程，待得到批准后，才可以对之进行利用。4.归档接口。接收OA系统的基础数据，实现了与OA系统的无缝连接。为了扩展的需要，预留对其它管理系统的接口。

　　(三)系统模块

　　 系统模块设计将系统分解成若干个相对独立、功能单一的模块。系统模块之间由于是相对独立的，所以每个模块可以独立地被理解、设计、编码、测试和修改，因而使复杂的系统开发工作得以简化。另外，模块的相对独立性也能有效地防止错误在模块之间扩展蔓延，把错误的影响控制在最小的范围，从而提高了系统的可靠性，同时，模块的独立性还能为系统的扩充带来极大的方便。因此系统模块的划分和设计很重要。根据模块划分需求，技术资料管理信息系统按功能及模块划分原则主要分为：文件档案管理、查询利用、系统维护三大模块。

　　二、档案信息化管理的特点

　　 （一）符合时代发展的要求。网络化、信息化技术的发展在各个领域应用十分广泛，不仅使传统档案的数量与日俱增，同时也产生了大量的电子文件，对于电子文件的收集，传统的管理方式显然不符合时代发展的要求，因此，档案信息化成为大势所趋。档案信息化，凭借其不受时间、空间限制的优势，大大提高了档案管理工作的效率、促进了档案管理工作的顺利开展。因此，档案信息化建设不仅是提高档案信息资源利用率的有效手段，更符合时代发展的要求。

　　 （二）有效地进行档案的收集和管理工作。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录，每年都要产生很多档案资料，这些档案需要档案管理人员手工进行收集、整编、管理等工作，工作量大，效率低，占用了大量的人力、物力。档案管理实行信息化后，能够更好地收集和管理这种信息资源，充分发挥档案服务功能。

　　 （三）方便再次利用，提高工作效率。档案信息化使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案信息化管理还能使文件材料及时归档，尽快提供利用，减少不必要的事务工作，从而有效地提高办公效率。由此可见，档案信息化管理是档案工作发展的必由之路，是档案管理现代化的必然趋势。

　　三、信息时代对技术档案信息化管理的做法和思考

　　技术档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位技术档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进技术档案的管理水平，为技术档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，技术档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。

　　 （一）采用信息化手段实现技术档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对技术档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理技术档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的技术档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。技术档案自动标引是计算机通过对技术档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，技术档案自动标引能够显著提高工作效率和加快技术档案目录数据库的建设。

　　 （二）采用信息化手段实现技术档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。技术档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对技术档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善技术档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现技术档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。通过利用计算机技术，还能够有效实现对技术档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对技术档案原文信息的检索和分类，还能够对技术档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现技术档案资料的自动编研。另外，在技术档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合技术档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进技术档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对技术档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。

　　 （三）加强培育技术档案管理的信息化人才。对技术档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行技术档案管理的主体，也是实现技术档案信息资源增值的主体，更是不断将技术档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强技术档案信息化人才培训，使技术档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。

　　 （四）完善电子文件的保管工作。电子文件的特性决定其在保存与维护上比纸质档案复杂。电子文件一般存储在U盘、移动硬盘等介质中，这些存储介质容易受保存环境、设备、技术等因素的影响。对温度、湿度要求比较严格，温度过高或湿度过大，将直接影响介质的寿命。防止强磁场的侵害也很重要，最好使用专门的防磁柜存放。确保电子文件的质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。另外，电子档案是以数码形式通过技术与专用设备存储在磁性或光盘等介质上，利用时不能直接阅读，要在计算机上才能识别它的信息内容。但是计算机软硬件更新速度较快，容易造成阅读困难，因此归档时要连同相关支持软件及应用系统一并归档。同时应定期对电子档案进行检查，遇有问题及时采取补救措施，以防止信息流失。

　　结语

　　综上所述，实现档案管理的信息化是社会发展的要求,从业人员应该立足实际,不断创新工作思路,采取有效的对策加快信息化建设,这样才能让档案管理发挥应有的实效性。

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